Сільгосппідприємство використовує автомобіль працівника: варіанти оформлення

Ситуація. У працівника підприємства є автомобіль. Керівництво підприємства за узгодженням із працівником прийняло рішення взяти в користування його автомобіль. Які варіанти оформлення такого використання авто є в підприємства?

Коротка відповідь. У сільгосппідприємства є кілька варіантів:

• укласти договір оренди автомобіля;
• укласти договір позички (безплатного користування) автомобіля;
• виплатити працівникові компенсацію за використання його автомобіля без укладання договору оренди або позички – на підставі трудового договору із працівником.

Розглянемо більш детально ці варіанти.

Договір оренди автомобіля

Під час укладання договору оренди автомобіля насамперед слід керуватися ст. 798–805 Цивільного кодексу (далі – ЦК).

Форма договору

Договір оренди укладається в письмовій формі (ст. 799 ЦК). Але якщо однією зі сторін такого договору є фізособа, то договір слід нотаріально засвідчити.

Як бачимо, у нашому випадку договір потрібно засвідчити в нотаріуса, оскільки працівник виступає як фізособа.

Істотні умови договору

Для договору оренди істотними умовами є (ст. 180, 284 Господарського кодексу, далі – ГК):

• об’єкт оренди (склад і вартість майна);
• строк, на який укладається договір;
• орендна плата;
• порядок відновлення орендованого майна;
• порядок повернення майна або його викупу.

Крім вищезгаданих обов’язкових умов не зайвим буде включити до договору оренди й інші важливі умови, наприклад: суборенда автомобіля; забезпечувальні заходи та заходи відповідальності.

Об’єкт оренди. У договорі слід прописати індивідуальні ознаки автомобіля, який є предметом договору: марку, колір, дату випуску, номер двигуна, кузова, шасі, номер свідоцтва про реєстрацію автомобіля в органах ДАІ; вартість автомобіля, його технічний стан, наявні ушкодження.

Вартість об’єкта оренди сторони визначають самостійно або проводять для цих цілей експертну оцінку. Увага! Така оцінка не обов’язкова й проводиться виключно за бажанням сторін.

Крім того, рекомендуємо вказати в договорі, для яких цілей буде використовуватися орендований автомобіль (наприклад, для перевезення вантажів по території України).

Орендна плата. У даному розділі договору треба вказати розмір орендної плати, періодичність і форму виплати орендних платежів (готівкова, безготівкова). Також можна передбачити індексацію орендної плати.

Строк дії договору. Строк оренди може бути будь-яким (наприклад, місяць, рік і т. д.). Тут усе залежить від бажання сторін договору, законодавство в цьому питанні ніяких обмежень не встановлює. Також можна прописати умови про дострокове розірвання договору та його продовження на новий строк.

Подання форми № 20-ОПП

Сільгосппідприємство, що взяло в оренду автомобіль, зобов’язане проінформувати податкову про цей об’єкт обліку протягом 10 робочих днів із моменту укладення договору оренди (ЗІР, категорія 116.11).

Договір позички автомобіля

Порядок укладення договору позички регулюється ст. 827–836 ЦК. За договором позички одна сторона (позичкодавець) безоплатно передає або зобов’язується передати іншій стороні (користувачеві) річ для користування протягом установленого строку (ст. 827 ЦК).

Різниця між договором оренди та договором позички в тому, що договір оренди повинен установлювати плату за користування майном, а договір позички, навпаки, не може передбачати таку плату. Але в іншому до договору позички застосовуються ті самі положення ЦК, якими регламентуються орендні відносини (ч. 3 ст. 827 ЦК).

Форма договору

Договір між сільгосппідприємством і співробітником (як фізособою) укладається в письмовій формі. Крім того, ч. 4 ст. 828 ЦК передбачено, що договір позички транспортного засобу (далі – ТЗ) (крім наземних самохідних ТЗ), у якому хоча б однією зі сторін є фізособа, підлягає нотаріальному посвідченню.

Істотні умови договору

Для договору позички обов’язковими є умови, названі в ст. 180 ГК: предмет договору, ціна та строк дії.

Щодо предмета та строку дії договору, а також інших умов вимоги аналогічні тим, що передбачені для договору оренди.

Оскільки договір позички безоплатний, може виникнути запитання, чому для нього істотною умовою є ціна договору. Тому в розділі «Ціна договору» слід чітко вказати, що договір є безоплатним згідно зі ст. 827 ЦК, автомобіль передається в безплатне користування.

Крім того, рекомендуємо вказати в договорі:

• строк і порядок передання майна в користування й назад (як правило, таке передання оформляється актом приймання-передачі, у якому потрібно відобразити ті ушкодження, які має автомобіль на момент передання, щоб уникнути можливих спорів між сторонами договору);
• відповідальність користувача за порушення умов договору (зокрема, за несвоєчасне повернення автомобіля позикодавцеві, за його нецільове використання);
• порядок дострокового розірвання договору. У цьому випадку користування автомобілем – безплатне, тому власник автомобіля (позикодавець) повинен мати можливість достроково його повернути, навіть без серйозних на те підстав, просто за своїм бажанням. Однак інтереси користувача теж повинні враховуватися, тому слід передбачити строк для попередження про дострокове розірвання договору (припустимо, не пізніше ніж за місяць, за тиждень – як домовитеся).

Подання форми № 20-ОПП

Якщо сільгосппідприємство бере автомобіль у позичку, потрібно скласти та подати до податкового органу форму № 20-ОПП, оскільки в цьому випадку виникає об’єкт оподаткування.

Виплата працівникові компенсації за використання його автомобіля

Якщо працівник використовує свої інструменти для потреб сільгосппідприємства, то йому може виплачуватися компенсація за їхній знос (амортизацію). Дана можливість передбачена ст. 125 КЗпП. Розмір такої компенсації встановлюється за угодою між роботодавцем і працівником.

Нехай вас не бентежить, що в статті йдеться про інструменти, а ми розглядаємо ситуацію з автомобілем. У цьому випадку податківці не заперечують проти виплати компенсації працівникові за використання його автомобіля (див. роз’яснення в ЗІР, категорія 103.02).

Як установлюється розмір компенсації за використання особистого автомобіля?

Роботодавець і працівник можуть самостійно визначити розмір компенсації. Але спочатку слід заглянути до колективного договору, оскільки розмір компенсації за використання особистого автомобіля в службових цілях може бути встановлений саме в цьому документі.

Зазначимо, що законодавство не обмежує розмір такої компенсації. Тобто її сума може бути будь-якою (залежно від домовленості сторін).

Як документально оформити компенсацію за використання автомобіля працівника?

Варіант 1. На підставі наказу керівника сільгосппідприємства

Працівник пише заяву із проханням виплачувати йому компенсацію за знос його особистого автомобіля, використовуваного у виробничих (службових) цілях. У заяві він може навести розрахунок розміру компенсації. А роботодавець видає наказ про виплату компенсації працівникові та знайомить із цим наказом працівника під підпис.

Формулювання в наказі може бути таким (див. зразок).

Зразок

Варіант 2. Укладення письмового договору

У такому випадку роботодавець і працівник укладають письмовий договір про компенсацію вартості зносу автомобіля, використовуваного для потреб підприємства. У договорі вони фіксують суму компенсації, періодичність, строки та спосіб її виплати і т. д.

Також у договорі слід навести відомості, що ідентифікують автомобіль (марку, держномер і т. д.). За строк договору можна вказати: «протягом періоду роботи співробітника на певній посаді». За бажанням сторін таке використання можна обмежити конкретним строком (наприклад, один рік або «до 30.09.2022»).