Сельхозпредприятие использует автомобиль работника: варианты оформления

Ситуация. У работника предприятия есть автомобиль. Руководство предприятия по согласованию с работником приняло решение взять в пользование его автомобиль. Какие варианты оформления такого использования авто есть у предприятия?

Краткий ответ. У сельхозпредприятия есть несколько вариантов:

• заключить договор аренды автомобиля;
• заключить договор ссуды (бесплатного пользования) автомобиля;
• выплатить работнику компенсацию за использование его автомобиля без заключения договора аренды или ссуды – на основании трудового договора с работником.

Рассмотрим более детально эти варианты.

Договор аренды автомобиля

При заключении договора аренды автомобиля прежде всего следует руководствоваться ст. 798–805 Гражданского кодекса (далее – ГК).

Форма договора

Договор аренды заключается в письменной форме (ст. 799 ГК). Но если одной из сторон такого договора является физлицо, то договор следует нотариально удостоверить.

Как видим, в нашем случае договор нужно удостоверить у нотариуса, поскольку работник выступает как физлицо.

Существенные условия договора

Для договора аренды существенными условиями являются (ст. 180, 284 Хозяйственного кодекса, далее – ХК):

• объект аренды (состав и стоимость имущества);
• срок, на который заключается договор;
• арендная плата;
• порядок восстановления арендованного имущества;
• порядок возврата имущества или его выкупа.

Помимо вышеназванных обязательных условий не лишним будет включить в договор аренды и другие важные условия, например: субаренда автомобиля; обеспечительные меры и меры ответственности.

Объект аренды. В договоре следует прописать индивидуальные признаки автомобиля, который является предметом договора: марку, цвет, дату выпуска, номера двигателя, кузова, шасси, номер свидетельства о регистрации автомобиля в органах ГАИ; стоимость автомобиля, его техническое состояние, имеющиеся повреждения.

Стоимость объекта аренды стороны определяют самостоятельно или проводят для этих целей экспертную оценку. Внимание! Такая оценка не обязательна и проводится исключительно по желанию сторон.

Кроме того, рекомендуем указать в договоре, для каких целей будет использоваться арендуемый автомобиль (например, для перевозки грузов по территории Украины).

Арендная плата. В данном разделе договора надо указать размер арендной платы, периодичность и форму выплаты арендных платежей (наличная, безналичная). Также можно предусмотреть индексацию арендной платы.

Срок действия договора. Срок аренды может быть любым (например, месяц, год и т. д.). Здесь все зависит от желания сторон договора, законодательство в этом вопросе никаких ограничений не устанавливает. Также можно прописать условия о досрочном расторжении договора и его продлении на новый срок.

Подача формы № 20-ОПП

Сельхозпредприятие, взявшее в аренду автомобиль, обязано проинформировать налоговую об этом объекте учета в течение 10 рабочих дней с момента заключения договора аренды (ОИР, категория 116.11).

Договор ссуды автомобиля

Порядок заключения договора ссуды регулируется ст. 827–836 ГК. По договору ссуды одна сторона (ссудодатель) безвозмездно передает или обязуется передать другой стороне (пользователю) вещь для пользования в течение установленного срока (ст. 827 ГК).

Разница между договором аренды и договором ссуды в том, что договор аренды должен устанавливать плату за пользование имуществом, а договор ссуды, наоборот, не может предусматривать такую плату. Но в остальном к договору ссуды применяются те же положения ГК, которыми регламентируются арендные отношения (ч. 3 ст. 827 ГК).

Форма договора

Договор между сельхозпредприятием и сотрудником (как физлицом) заключается в письменной форме. Кроме того, ч. 4 ст. 828 ГК предусмотрено, что договор ссуды транспортного средства (далее – ТС) (кроме наземных самоходных ТС), в котором хотя бы одной из сторон является физлицо, подлежит нотариальному удостоверению.

Существенные условия договора

Для договора ссуды обязательными являются условия, названные в ст. 180 ХК: предмет договора, цена и срок действия.

Относительно предмета и срока действия договора, а также других условий требования аналогичны тем, что предусмотрены для договора аренды.

Поскольку договор ссуды безвозмездный, может возникнуть вопрос, почему для него существенным условием является цена договора. Поэтому в разделе «Цена договора» следует четко указать, что договор является безвозмездным согласно ст. 827 ГК, автомобиль передается в бесплатное пользование.

Кроме того, рекомендуем указать в договоре:

• срок и порядок передачи имущества в пользование и обратно (как правило, такая передача оформляется актом приемки-передачи, в котором нужно отразить те повреждения, которые имеет автомобиль на момент передачи, чтобы избежать возможных споров между сторонами договора);
• ответственность пользователя за нарушение условий договора (в частности, за несвоевременный возврат автомобиля ссудодателю, за его нецелевое использование);
• порядок досрочного расторжения договора. В данном случае пользование автомобилем – бесплатное, поэтому собственник автомобиля (ссудодатель) должен иметь возможность досрочно его вернуть, даже без серьезных на то оснований, просто по своему желанию. Однако интересы пользователя тоже должны учитываться, поэтому следует предусмотреть срок для предупреждения о досрочном расторжении договора (допустим, не позднее чем за месяц, за неделю – как договоритесь).

Подача формы № 20-ОПП

Если сельхозпредприятие берет автомобиль в ссуду, нужно составить и подать в налоговый орган форму № 20-ОПП, так как в этом случае возникает объект налогообложения.

Выплата работнику компенсации за использование его автомобиля

Если работник использует свои инструменты для нужд сельхозпредприятия, то ему может выплачиваться компенсация за их износ (амортизацию). Данная возможность предусмотрена ст. 125 КЗоТ. Размер такой компенсации устанавливается по соглашению между работодателем и работником.

Пускай вас не смущает, что в статье идет речь об инструментах, а мы рассматриваем ситуацию с автомобилем. В этом случае налоговики не возражают против выплаты компенсации работнику за использование его автомобиля (см. разъяснение в ОИР, категория 103.02).

Как устанавливается размер компенсации за использование личного автомобиля?

Работодатель и работник могут самостоятельно определить размер компенсации. Но прежде следует заглянуть в коллективный договор, поскольку размер компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях может быть установлен именно в этом документе.

Отметим, что законодательство не ограничивает размер такой компенсации. То есть ее сумма может быть любой (в зависимости от договоренности сторон).

Как документально оформить компенсацию за использование автомобиля работника?

Вариант 1. На основании приказа руководителя сельхозпредприятия

Работник пишет заявление с просьбой выплачивать ему компенсацию за износ его личного автомобиля, используемого в производственных (служебных) целях. В заявлении он может привести расчет размера компенсации. А работодатель издает приказ о выплате компенсации работнику и знакомит с этим приказом работника под подпись.

Формулировка в приказе может быть следующей (см. образец).

Образец

Вариант 2. Заключение письменного договора

В таком случае работодатель и работник заключают письменный договор о компенсации стоимости износа автомобиля, используемого для нужд предприятия. В договоре они фиксируют сумму компенсации, периодичность, сроки и способ ее выплаты и т. д.

Также в договоре следует привести сведения, идентифицирующие автомобиль (марку, госномер и т. д.). В качестве срока договора можно указать: «в течение периода работы сотрудника на определенной должности». По желанию сторон такое использование можно ограничить конкретным сроком (например, один год или «до 30.09.2022»).