Керівник оплатив за допомогою корпоративної картки власні витрати: як уникнути штрафів

Стаття – аналіз ситуації. На сьогодні чи не кожне підприємство має такий електронний платіжний засіб (далі – ЕПЗ), як корпоративну платіжну картку (далі – КПК) чи картку «ключ до рахунка». Адже це зручний інструмент для розрахунків, що дозволяє відмовитися від частих поїздок у банк за готівкою для ведення госпдіяльності. Водночас законодавство передбачає певні обмеження щодо використання ЕПЗ та правила оформлення операцій із ними, недотримання яких призводить до штрафів. На жаль, на практиці непоодинокими є випадки, коли засновник (директор) використовує кошти з ЕПЗ на особисті потреби, наприклад для розрахунку за пальне для власного автомобіля, придбання товарів чи послуг для себе, поповнення рахунка свого мобільного телефону тощо. А бухгалтер з’ясовує це згодом, під час звіряння виписок банку. Як вийти з такої ситуації, розповімо в цій статті.

Насамперед розглянемо, коли працівник підприємства може розрахуватися ЕПЗ. Для цього звернімося до нормативно-правових актів.

Загальні положення

Основними документами, які регулюють порядок емісії та використання ЕПЗ (платіжних карток), є:

• Закон від 05.04.01 р. № 2346-III «Про платіжні системи та переказ коштів в Україні»;
• Положення про порядок емісії електронних платіжних засобів і здійснення операцій з їх використанням, затверджене постановою Правління НБУ від 05.11.14 р. № 705 (далі – Положення № 705).

Ними передбачено, що банк – емітент платіжних карток може видавати їх користувачам – фізичним і юридичним особам. Відповідно фізособам видають особисті ЕПЗ, а підприємствам – корпоративні.

Між КПК та платіжною карткою «ключ до рахунка» є дві принципові відмінності:

1) щоб отримати КПК, підприємство повинне відкрити поточний рахунок, операції за яким можуть здійснюватися з використанням ЕПЗ (простіше кажучи, картковий рахунок). Згідно з Планом рахунків бухобліку банків України, затвердженим постановою Правління НБУ від 11.09.17 р. № 89 (далі - Постанова № 89), карткові рахунки господарюючих суб’єктів починаються цифрами «2605». Картка «ключ до рахунка» надає прямий доступ до розрахункового рахунка підприємства (тобто до рахунка 2600). Щоб отримати картку-ключ, не потрібно відкривати додаткового карткового рахунка.

Для довідки. До 01.01.19 р. банки поступово перейдуть на здійснення операцій з використанням платіжних карток із застосуванням балансових рахунків 2600 (п. 5 Постанови № 89). Тож невдовзі потреба у відкритті корпрахунків зовсім зникне;

2) на відміну від звичайних КПК, яких може бути декілька (для видачі різним працівникам), картку «Ключ до рахунка» оформлюють тільки на керівника підприємства (чи його представника на підставі доручення).

Але, незважаючи на ці відмінності, на нашу думку:

Будь-які операції з використанням КПК або картки-ключа будуть відображені у банківській виписці за тим рахунком, до якого випущено саму картку. Банк-емітент зобов’язаний у порядку і в строки, установлені договором, надавати суб’єктам господарювання виписки про рух коштів на його рахунках за операціями з використанням платіжних карток. Така виписка може бути надана безпосередньо в банку, надіслана поштою, електронною поштою, у вигляді текстового повідомлення на мобільний телефон, через банкомат тощо (п. 8 розд. VII Положення № 705).

На які цілі можна використовувати кошти з ЕПЗ

Правила використання картрахунка (див. гл. 8 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492, далі – Інструкція № 492) дозволяють оплачувати за допомогою ЕПЗ усі витрати, пов’язані з господарською діяльністю підприємства.

Крім того, можна отримувати на картрахунок суму оплати вартості реалізованої підприємством продукції (товарів, робіт, послуг), сплачувати з нього податки, знімати готівку, переказувати з нього кошти на інші рахунки підприємства, а також здійснювати інші операції, передбачені договором про відкриття рахунка.

Однак є й заборони. Інструкція № 492 (п. 8.3) не дозволяє використовувати ЕПЗ:

• для отримання зарплати та інших виплат соціального характеру;
• проведення розрахунків за ЗЕД-договорами (контрактами);
• здійснення іноземних інвестицій в Україну та інвестицій резидентів за її межі.

Невдалий розрахунок: закриваємо проблему

На це він має 5 банківських днів, що настають за днем безготівкового розрахунку платіжною карткою підприємства (пп. 170.9.2 ПК).

Зрозуміло, що в аналізованій ситуації підтвердити документально витрачання коштів підприємства на господарські цілі директор не зможе. Тож маємо понадлімітне витрачання підзвітних сум. Їх слід повернути до каси або на банківський рахунок підприємства до або під час подання Звіту про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.15 р. № 841 (далі – Звіт).

Звіт буде затверджено в сумі 0,00 грн. І в такому разі підстав для нарахування штрафних санкції немає.

Якщо ж директор не повернув кошти протягом 5 днів та/або не подав Звіт вчасно, бухгалтер має нарахувати на цю суму ПДФО та військовий збір (далі – ВЗ) (пп. 164.2.11 ПК), адже в такому разі вся сума включатиметься до його оподатковуваного доходу. Ставка ПДФО визначається згідно з п. 167.1 ПК і становить 18 %. Крім того, відповідно до п. 164.5 ПК для розрахунку суми ПДФО застосовується підвищувальний коефіцієнт, який у 2018 році становить 1,219512. Сума ПДФО розраховується безпосередньо у Звіті. Податковим агентом підзвітної особи є підприємство (пп. 170.9.1 ПК). Утримати суму ПДФО і ВЗ потрібно з оподатковуваного доходу за місяць, у якому не були повернені підзвітні кошти. Якщо сума доходу не дозволяє відразу утримати всю суму ПДФО і ВЗ, то утримання розтягується на наступні місяці.

А ось порушення касової дисципліни за несвоєчасне повернення підзвітних сум та штрафних санкцій для самого підприємства, передбачених Указом Президента від 12.06.95 р. № 436/95, тут не буде, оскільки готівка працівникові не видавалася.

Увага! Буває, що директор не бажає повертати кошти та сплачувати ПДФО та ВЗ. Тоді «креативний» бухгалтер може вдатись до інших способів владнання ситуації. Наприклад, провести повернення надміру витрачених директором коштів по касі на потрібну дату та одночасну видачу їх як поворотної фіндопомоги. Хочемо застерегти вас від такого варіанта. Адже викрити факт порушення можна досить просто – звірити напрям використання фактично витрачених коштів з картрахунка (або поточного рахунка) за банківськими виписками.

Наші рекомендації. Аби уникнути непередбачуваних ситуацій із витрачанням грошей із платіжних карток, а також уладнати роботу з ЕПЗ, ми рекомендуємо підприємствам розробити внутрішній документ, наприклад Положення про використання КПК. У такому Положенні слід унормувати всі основні питання, пов’язані з випуском та використанням КПК працівниками підприємства. Більшість пунктів цього документа, звісно, можна скопіювати з нормативних документів. Але питання, що стосуються процедури видачі карток, їх використання, звітування за понесені витрати, відповідного документообігу всередині підприємства та можливого застосування санкцій до працівників, краще викласти якомога детальніше та в доступній формі.

Це допоможе уникнути як непорозумінь із працівниками, так і можливих проблем із контролюючими органами. Головна мета зазначеного документа – ознайомити працівників з вимогами законодавства щодо використання КПК. Тому з таким Положенням мають бути ознайомлені працівники, на яких оформлено КПК.

Висновки

1. Кошти на ЕПЗ – це кошти на рахунку підприємства. Вони використовуються для проведення готівкових чи безготівкових розрахунків під час ведення госпдіяльності.

2. За зняті з картрахунка кошти відповідальна особа підприємства зобов’язана відзвітувати в установлені для підзвітної суми строки.

3. Якщо кошти витрачено на особисті цілі працівника, витрати за авансовим звітом не затверджуються, тобто Звіт затверджують у сумі 0,00 грн., і працівник зобов’язаний повернути ці гроші. У разі своєчасного подання Звіту і повернення коштів штраф на працівника накладатися не повинен.