Руководитель оплатил с помощью корпоративной карточки собственные расходы: как избежать штрафов

Статья – анализ ситуации. В настоящее время едва ли не каждое предприятие имеет такое электронное платежное средство (далее – ЭПС), как корпоративная платежная карточка (далее – КПК) или карточка «ключ к счету». Ведь это удобный инструмент для расчетов, позволяющий отказаться от частых поездок в банк за наличными для ведения хоздеятельности. В то же время законодательство предусматривает определенные ограничения относительно использования ЭПС и правила оформления операций с ними, несоблюдение которых приводит к штрафам. К сожалению, на практике неединичны случаи, когда учредитель (директор) использует средства с ЭПС на личные нужды, например для расчета за горючее для собственного автомобиля, приобретение товаров или услуг для себя, пополнение счета своего мобильного телефона и т. п. А бухгалтер выясняет это впоследствии, во время сверки выписок банка. Как выйти из такой ситуации, расскажем в данной статье.

В первую очередь рассмотрим, когда работник предприятия может рассчитаться ЭПС. Для этого обратимся к нормативно-правовым актам.

Общие положения

Основными документами, регулирующими порядок эмиссии и использования ЭПС (платежных карточек), являются:

• Закон от 05.04.01 г. № 2346-III «О платежных системах и переводе средств в Украине»;
• Положение о порядке эмиссии электронных платежных средств и осуществления операций с их использованием, утвержденное постановлением Правления НБУ от 05.11.14 г. № 705 (далее – Положение № 705).

Ими предусмотрено, что банк – эмитент платежных карточек может выдавать их пользователям – физическим и юридическим лицам. Соответственно физическим лицам выдают личные ЭПС, а предприятиям – корпоративные.

Между КПК и платежной карточкой «ключ к счету» есть два принципиальных отличия:

1) чтобы получить КПК, предприятие должно открыть текущий счет, операции по которому могут осуществляться с использованием ЭПС (проще говоря, карточный счет). Согласно Плану счетов бухучета банков Украины, утвержденному постановлением Правления НБУ от 11.09.17 г. № 89 (далее - Постановление№ 89), карточные счета субъектов хозяйствования начинаются цифрами «2605». Карта «ключ к счету» дает прямой доступ к расчетному счету предприятия (т. е. к счету 2600). Чтобы получить карту-ключ, не нужно открывать дополнительный карточный счет.

Для справки. До 01.01.19 г. банки постепенно перейдут на осуществление операций с использованием платежных карточек с применением балансовых счетов 2600 (п. 5 Постановления № 89). Поэтому вскоре необходимость в открытии корпсчетов совсем исчезнет;

2) в отличие от обычных КПК, которых может быть несколько (для выдачи разным работникам), карточку «Ключ к счету» оформляют только на руководителя предприятия (или его представителя на основании поручения).

Но, несмотря на эти отличия, по нашему мнению:

Любые операции с использованием КПК или карточки-ключа будут отражены в банковской выписке по тому счету, к которому выпущена сама карточка. Банк-эмитент обязан в порядке и в сроки, установленные договором, предоставлять субъектам хозяйствования выписки о движении средств на его счетах по операциям с использованием платежных карточек. Такая выписка может быть предоставлена непосредственно в банке, отправлена по почте, электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон, через банкомат и т. п. (п. 8 разд. VII Положения № 705).

На какие цели можно использовать средства с ЭПС

Правила использования картсчета (см. гл. 8 Инструкции о порядке открытия, использования и закрытия счетов в национальной и иностранных валютах, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492, далее – Инструкция № 492) позволяют оплачивать с помощью ЭПС все расходы, связанные с хозяйственной деятельностью предприятия.

Кроме того, можно получать на картсчет сумму оплаты стоимости реализованной предприятием продукции (товаров, работ, услуг), платить с него налоги, снимать наличность, переводить с него средства на другие счета предприятия, а также осуществлять другие операции, предусмотренные договором об открытии счета.

Однако есть и запреты. Инструкция № 492 (п. 8.3) не позволяет использовать ЭПС:

• для получения зарплаты и других выплат социального характера;
• проведения расчетов по ВЭД-договорам (контрактам);
• осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы.

Неудачный расчет: закрываем проблему

На это он имеет 5 банковских дней, следующих за днем безналичного расчета платежной карточкой предприятия (пп. 170.9.2 НК).

Понятно, что в анализируемой ситуации подтвердить документально расходование средств предприятия на хозяйственные цели директор не сможет. Поэтому имеем сверхлимитное расходование подотчетных сумм. Их следует вернуть в кассу или на банковский счет предприятия до или во время представления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Отчет).

Отчет будет утвержден в сумме 0,00 грн. И в таком случае оснований для начисления штрафных санкций нет.

Если же директор не вернул денежные средства в течение 5 дней и/или не подал Отчет вовремя, бухгалтер должен начислить на эту сумму НДФЛ и военный сбор (далее – ВС) (пп. 164.2.11 НК), ведь в таком случае вся сумма будет включаться в его налогооблагаемый доход. Ставка НДФЛ определяется согласно п. 167.1 НК и составляет 18 %. Кроме того, в соответствии с п. 164.5 НК для расчета суммы НДФЛ применяется повышающий коэффициент, который в 2018 году составляет 1,219512. Сумма НДФЛ рассчитывается непосредственно в Отчете. Налоговым агентом подотчетного лица является предприятие (пп. 170.9.1 НК). Удержать сумму НДФЛ и ВС нужно из налогооблагаемого дохода за месяц, в котором не были возвращены подотчетные средства. Если сумма дохода не позволяет сразу удержать всю сумму НДФЛ и ВС, то удержание растягивается на следующие месяцы.

А вот нарушения кассовой дисциплины за несвоевременный возврат подотчетных сумм и штрафных санкций для самого предприятия, предусмотренных Указом Президента от 12.06.95 г. № 436/95, здесь не будет, поскольку наличность работнику не выдавалась.

Внимание! Бывает, что директор не желает возвращать средства и платить НДФЛ и ВС. Тогда «креативный» бухгалтер может прибегнуть к другим способам разрешения ситуации. Например, провести возврат излишне израсходованных директором средств по кассе на нужную дату и одновременную выдачу их как возвратной финпомощи. Хотим предостеречь вас от такого варианта. Ведь разоблачить факт нарушения можно достаточно просто – сверить направление использования фактически израсходованных средств с картсчета (или текущего счета) по банковским выпискам.

Наши рекомендации. Чтобы избежать непредсказуемых ситуаций с расходованием денег с платежных карточек, а также упорядочить работу с ЭПС, мы рекомендуем предприятиям разработать внутренний документ, например Положение об использовании КПК. В таком Положении следует нормировать все основные вопросы, связанные с выпуском и использованием КПК работниками предприятия. Большинство пунктов данного документа, конечно, можно скопировать с нормативных документов. Но вопросы, касающиеся процедуры выдачи карточек, их использования, отчетности за понесенные расходы, соответствующего документооборота внутри предприятия и возможного применения санкций к работникам, лучше изложить как можно подробнее и в доступной форме.

Это поможет избежать как недоразумений с работниками, так и возможных проблем с контролирующими органами. Главная цель указанного документа – ознакомить работников с требованиями законодательства относительно использования КПК. Поэтому с таким Положением должны быть ознакомлены работники, на которых оформлена КПК.

Выводы

1. Средства на ЭПС – это средства на счете предприятия. Они используются для проведения наличных или безналичных расчетов во время ведения хоздеятельности.

2. За снятые с картсчета средства ответственное лицо предприятия обязано отчитаться в установленные для подотчетной суммы сроки.

3. Если средства израсходованы на личные цели работника, расходы по авансовому отчету не утверждаются, то есть Отчет утверждают в сумме 0,00 грн., и работник обязан вернуть эти деньги. В случае своевременного представления Отчета и возврата средств штраф на работника не налагается.