Как правильно составить приказ о предоставлении новогодних подарков

Новогодние подарки работникам и их детям: документирование и учет
Новогодние подарки и корпоратив: облагаем НДС и налогом на прибыль
Составляем приказ о проведении корпоратива
Праздники и подарки к новому году: налогообложение доходов

Акценты этой статьи:

• на основании чего работники и их дети могут получить подарки к новогодним праздникам от работодателя;
• советы относительно наполнения приказа о приобретении и выдаче подарков и его образец.

Основное о новогодних подарках для работников

Вопрос приобретения новогодних подарков для работников предприятия и их детей должен регулироваться коллективным договором.

Напомним, коллективный договор – это соглашение, заключенное между работодателем и трудовым коллективом с целью урегулирования производственных, трудовых и социально-экономических отношений и согласования интересов. Порядок и правовые принципы разработки колдоговора устанавливаются Законом от 01.07.93 г. № 3356-XII «О коллективных договорах и соглашениях» (далее – Закон № 3356).

Колдоговор заключается на всех предприятиях, использующих наемный труд, независимо от формы собственности (ст. 2 Закона № 3356).

Итак, в сравнении с действующим законодательством колдоговор может определять дополнительные гарантии и льготы, в частности относительно приобретения новогодних подарков для детей работников (ч. 3 ст. 7 Закона № 3356). Кроме того, в нем может быть предусмотрено предоставление подарков работникам.

Имейте в виду! Колдоговор надо заключать, даже если на предприятии только один работник. Ведь никаких исключений относительно количества работников не установлено. Впрочем, интересно то, что ответственности за отсутствие на предприятии колдоговора не предусмотрено. Существует только админответственность за уклонение от заключения колдоговора и за невыполнение его условий (ст. 41¹, 41² КУоАП). То есть если со стороны трудового коллектива инициируется заключение колдоговора, а работодатель уклоняется от его подписания, то его можно привлечь к админответственности в виде штрафа в размере от 51 до 170 грн., а вот штраф за нарушение или невыполнение колдоговора будет составлять от 850 до 1 700 грн.

Таким образом, колдоговором должен определяться порядок передачи новогодних подарков работникам и их детям. Однако независимо от этого руководитель предприятия должен выдать распорядительный документ – приказ о приобретении и выдаче подарков (далее – приказ).

Приказ также необходим для бухгалтерской службы как основание для отражения в бухучете расходов на закупку подарков. Поэтому рассмотрим, как составляется приказ и приведем его образец.

Что должен содержать приказ

В идеале на частном предприятии должна быть разработана Инструкция по делопроизводству, ведь этот документ устанавливает единый порядок создания документов и работы с ними на предприятии/учреждении/организации, требования к созданию внутренних документов, приказов. Если такого документа нет, то можно обратиться к Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах, других центральных и местных органах исполнительной власти, утвержденной постановлением КМУ от 17.01.18 г. № 55 (далее – Типовая инструкция № 55).

Итак, учитывая положения Типовой инструкции № 55, в приказе необходимо указать:

• основание и цель выдачи подарков (пункт колдоговора предприятия или, при его отсутствии, цель, например: «с целью поздравления работников и их детей с новогодними праздниками»;
• порядок закупки и выдачи подарков. Например, можно прямо указать место закупки подарков, их предельную стоимость, место выдачи и т. п.;
• срок выполнения;
• лицо, ответственное за закупку и представление отчета о фактических расходах. Это может быть как один человек, так и несколько (один закупает, другой готовит и подает отчет).

Приведем образец такого приказа.

Выводы

Для приобретения и выдачи подарков работникам и их детям следует издать приказ за подписью руководителя. В приказе необходимо указать: основание или цель его издания, порядок закупки и выдачи подарков, срок выполнения, лицо, ответственное за осуществление отдельного процесса или целиком приказа.