Перерахунок ПДФО

ПДФО та військовий збір: нарахування, сплата, звітність

У консультації розповімо, у яких випадках потрібно провести річний перерахунок ПДФО, як правильно це зробити та як відобразити результати перерахунку у звітності.

Хто повинен робити перерахунок ПДФО

Щоб відповісти на це запитання, звернемося до норми п. 169.4 ПК. Так, метою перерахунку є перевірка:

• правильності нарахування ПДФО за кожний податковий місяць звітного періоду. Як правило, неточності в нарахуванні ПДФО можуть виникнути при перехідних виплатах;
• наявності підстав для застосування податкової соціальної пільги (далі – ПСП).

ПК (пп. 169.4.2 і 169.4.3) передбачено два види перерахунку ПДФО: обов'язковий і добровільний.

Без перерахунку ПДФО можна обійтися, якщо:

• до зарплати працівника не застосовувалася ПСП;
• у всіх місяцях звітного періоду не було перехідних виплат (наприклад, перехідних відпусткових, лікарняних).

Розглянемо докладніше кожен із видів перерахунку.

Обов'язковий перерахунок

Згідно з пп. 169.4.2 ПК обов'язковий перерахунок ПДФО повинен робити роботодавець.

Нагадаємо, роботодавцем є юрособа (її філія, відділення, відокремлений підрозділ, представництво) або самозайнята особа, яка використовує найману працю фізосіб на підставі укладених із ними трудових договорів (контрактів) і несе обов'язок із виплати зарплати (пп. 14.1.222 ПК).

Також для цілей адміністрування ПДФО до роботодавця може бути прирівняна юрособа (її філія, відділення, відокремлений підрозділ, представництво), яка нараховує дохід за виконані роботи (надані послуги) за цивільно-правовими договорами, якщо буде встановлено, що відносини за таким договором фактично є трудовими.

Які доходи працівника беруть участь в обов'язковому перерахунку?

Як випливає з пп. 169.4.2 ПК, обов'язковому річному перерахунку підлягає зарплата працівника. Нагадаємо, для цілей розд. IV ПК до зарплати відносяться (пп. 14.1.48 ПК):

• основна та додаткова зарплата;
• інші заохочувальні та компенсаційні виплати, які виплачуються працівнику у зв'язку з відносинами трудового найму.

Також зарплатою вважаються й деякі виплати, які не входять до фонду оплати праці, зокрема допомога з тимчасової непрацездатності та оплата перших п'яти днів хвороби за рахунок коштів роботодавця (абзац третій пп. 169.4.1 ПК). Такі виплати (їх частина) відносяться до періодів їх нарахування.

Добровільний перерахунок

Роботодавець має право зробити перерахунок нарахованого доходу й утриманого з нього ПДФО за будь-який період і в будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування та незалежно від того, має право працівник на ПСП чи ні (пп. 169.4.3 ПК). Зазначимо, що перерахунок для встановлення правильності нарахування ПДФО може проводити не тільки роботодавець, але й інший податковий агент фізособи.

Тобто в добровільному перерахунку ПДФО можуть брати участь будь-які доходи, які входять до складу місячного (річного) оподатковуваного доходу відповідно до п. 164.2 ПК і є базою обкладення ПДФО і військовим збором.

Алгоритм проведення перерахунку

Керуючись роз'ясненням ДФС (ЗІР, категорія 103.08.04), розглянемо покроково дії бухгалтера із проведення перерахунку ПДФО з урахуванням норм п. 167.1, пп. 169.4.1, 169.4.2, 169.4.4 ПК.

Крок 1. Перевірити суму зарплати, виплаченої працівнику протягом звітного року (або періоду, якщо він менше звітного року, наприклад у випадку звільнення).

Якщо протягом звітного року (періоду) працівнику були донараховані будь-які доходи за попередні податкові періоди (місяці) (наприклад, премії, індексація), тоді для перерахунку ПДФО ці доходи відносяться до того податкового періоду (місяця), у якому вони були нараховані (ЗІР, категорія 103.25).

Крок 2. Перевірити правомірність надання працівнику ПСП (наявність заяви та підтвердних документів, якщо вони необхідні).

Крок 3. Визначити базу оподаткування зв кожним місяцем звітного року (періоду), який брав участь у перерахунку. При цьому база оподаткування зменшується на суму ПСП (якщо вона застосовувалася).

Крок 4. Розрахувати річну суму ПДФО шляхом додавання сум податку, визначених за результатами перерахунку кожного окремого місячного оподатковуваного доходу.

Крок 5. Порівняти отриману в результаті перерахунку суму ПДФО із сумою податку, фактично утриманою за рік.

Що може бути виявлене в результаті перерахунку ПДФО?

Результатом перерахунку може бути:

1. Недоплата ПДФО. У цьому випадку її слід утримати з суми будь-якого оподатковуваного доходу (після оподаткування) за відповідний місяць.

Якщо доходу за такий місяць буде недостатньо, сума недоплати утримується за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців – до повного її погашення.

Якщо сума недоплати виявлена в результаті перерахунку при звільненні працівника і при цьому вона перевищує оподатковуваний дохід за останній звітний період, непогашена сума недоплати включається таким працівником до складу податкових зобов'язань за підсумками звітного податкового року і сплачується ним самостійно.

2. Переплата ПДФО. Тоді слід зменшити суму нарахованого за відповідний місяць податку, а якщо такої недостатньо – зменшити податкові зобов'язання наступних податкових періодів до повного повернення суми переплати.

Відображення результатів перерахунку

У формі № 1ДФ

Результати перерахунку відображаються у формі № 1ДФ за той звітний квартал, у якому він був здійснений:

• у графах 3а й 3 вказуються суми нарахованого та виплаченого в цьому кварталі доходу;
• графах 4а та 4 – сума правильно розрахованого ПДФО з урахуванням недоплати або переплати. Тобто на суму виявленої недоплати потрібно збільшити показники цих граф, а на суму зайво утриманого податку – зменшити їх. Якщо суми ПДФО недостатньо для повного повернення працівнику, то в графах 4 і 4а треба проставити нулі, а непогашений залишок перенести в рахунок зменшення майбутніх податкових зобов'язань.

У бухобліку

У бухгалтерському обліку результати перерахунку відображаються такими записами:

• Дт 661 «Розрахунки із заробітної плати» – Кт 641 «Розрахунки за податками» – якщо в ході перерахунку виявлена недоплата ПДФО, яка утримується із працівника;
• Дт 661 – Кт 641 методом «сторно» – якщо за підсумками перерахунку виявлена переплата ПДФО і ця сума підлягає поверненню працівнику.

Розглянемо на прикладі, як провести перерахунок ПДФО.

ПРИКЛАД
Бухгалтер підприємства здійснив перерахунок суми ПДФО щодо працівниці Агєєвої М. В. (податковий номер 1478523698) за період із 01.02.18 р. по 31.12.18 р. Інформація про працівницю: прийнята на роботу 01.02.18 р.; є матір'ю двох дітей віком 7 і 10 років, тому при прийнятті на роботу подала заяву про застосування ПСП; оклад у період із лютого по квітень становив 4 200 грн., а з березня по грудень – 4 850 грн.; із 15.08.18 р. по 05.09.18 р. перебувала у відпустці. За період відпустки їй були нараховані відпусткові в сумі 4 300 грн. (умовно) і зарплата в розмірі 2 000 грн. (умовно) за серпень і 4 123 грн. за вересень.

Платник податків, який утримує двох і більше дітей, має право на застосування ПСП на підставі пп. 169.1.2 ПК. При цьому граничний розмір доходу, що дає таке право, визначається кратно кількості дітей.

Нагадаємо, у 2018 році така гранична величина становила 2 470 грн. Наша працівниця має двох неповнолітніх дітей, тому для цілей застосування ПСП її дохід не повинен перевищувати 4 940 грн. (2 470 грн. х 2). Відпусткові були виплачені в серпні, і до доходу за серпень застосована ПСП.Оскільки зарплата працівниці не перевищує зазначену величину, вона має право скористатися ПСП. При цьому розмір належної їй пільги становить 1 762 грн. (1 762 грн. х 50 % х 2).

Наведемо в таблиці інформацію про дохід працівниці та суми утриманих із нього ПДФО і ПСП.

(грн.)

Як показав перерахунок, із працівниці потрібно доутримати ПДФО в сумі 634,32 грн. (1 876,14 грн. – 1 241,82 грн.).

Відповідальність

Норми ПК не встановлюють відповідальність за непроведення перерахунку ПДФО. Водночас не рекомендуємо відмовлятися від нього, особливо якщо мають місце перехідні виплати і до доходів працівників застосовується ПСП. Адже в цих випадках легко помилитися при обчисленні ПДФО. І якщо орган ДФС при перевірці поданої підприємством форми № 1ДФ виявить недоплату або переплату ПДФО, це призведе до штрафної санкції в розмірі 510 грн., установленої п. 119.2 ПК за подання форми № 1ДФ із недостовірними даними або помилками.

Крім того, якщо в результаті перевірки буде донарахований податок, то донараховану суму стягнуть із підприємства – податкового агента зі сплатою штрафу в розмірі 25 % суми недоплати (ст. 127 ПК) і пені за весь період прострочення сплати ПДФО (ст. 129 ПК). Але якщо недостовірні дані виявлені в ході перерахунку й виправлені підприємством самостійно, то зазначені штрафи не застосовуються.

Висновки

Обов'язковий річний перерахунок ПДФО проводять роботодавці. Об'єктом перерахунку є зарплата працівників. Незважаючи на те що нормами ПК не передбачена відповідальність за непроведення перерахунку, рекомендуємо робити його, оскільки це вбереже вас від штрафів за недоплату ПДФО.