Перерасчет НДФЛ

НДФЛ и военный сбор: начисление, уплата, отчетность

В консультации расскажем, в каких случаях нужно провести годовой перерасчет НДФЛ, как правильно это сделать и как отразить результаты перерасчета в отчетности.

Кто должен делать перерасчет НДФЛ

Чтобы ответить на этот вопрос, обратимся к норме п. 169.4 НК. Так, целью перерасчета является проверка:

• правильности начисления НДФЛ за каждый налоговый месяц отчетного периода. Как правило, неточности в начислении НДФЛ могут возникнуть при переходящих выплатах;
• наличия оснований для применения налоговой социальной льготы (далее – НСЛ).

НК (пп. 169.4.2 и 169.4.3) предусмотрено два вида перерасчета НДФЛ: обязательный и добровольный.

Без перерасчета НДФЛ можно обойтись, если:

• к зарплате работника не применялась НСЛ;
• во всех месяцах отчетного периода не было переходящих выплат (например, переходящих отпускных, больничных).

Рассмотрим подробнее каждый из видов перерасчета.

Обязательный перерасчет

Согласно пп. 169.4.2 НК обязательный перерасчет НДФЛ должен делать работодатель.

Напомним, работодателем является юрлицо (его филиал, отделение, обособленное подразделение, представительство) или самозанятое лицо, которое использует наемный труд физлиц на основании заключенных с ними трудовых договоров (контрактов) и несет обязанность по выплате зарплаты (пп. 14.1.222 НК).

Также для целей администрирования НДФЛ к работодателю может быть приравнено юрлицо (его филиал, отделение, обособленное подразделение, представительство), которое начисляет доход за выполненные работы (предоставленные услуги) по гражданско-правовым договорам, если будет установлено, что отношения по такому договору фактически являются трудовыми.

Какие доходы работника участвуют в обязательном перерасчете?

Как следует из пп. 169.4.2 НК, обязательному годовому перерасчету подлежит зарплата работника. Напомним, для целей разд. IV НК к зарплате относятся (пп. 14.1.48 НК):

• основная и дополнительная зарплата;
• другие поощрительные и компенсационные выплаты, которые выплачиваются работнику в связи с отношениями трудового найма.

Также зарплатой считаются и некоторые выплаты, которые не входят в фонд оплаты труда, в частности пособие по временной нетрудоспособности и оплата первых пяти дней болезни за счет средств работодателя (абзац третий пп. 169.4.1 НК). Такие выплаты (их часть) относятся к периодам их начисления.

Добровольный перерасчет

Работодатель имеет право сделать перерасчет начисленного дохода и удержанного из него НДФЛ за любой период и в любых случаях для определения правильности налогообложения и независимо от того, имеет право работник на НСЛ или нет (пп. 169.4.3 НК). Отметим, что перерасчет для установления правильности начисления НДФЛ может проводить не только работодатель, но и другой налоговый агент физлица.

То есть в добровольном перерасчете НДФЛ могут участвовать любые доходы, которые входят в состав месячного (годового) налогооблагаемого дохода в соответствии с п. 164.2 НК и являются базой обложения НДФЛ и военным сбором.

Алгоритм проведения перерасчета

Руководствуясь разъяснением ГФС (ОИР, категория 103.08.04), рассмотрим пошагово действия бухгалтера по проведению перерасчета НДФЛ с учетом норм п. 167.1, пп. 169.4.1, 169.4.2, 169.4.4 НК.

Шаг 1. Проверить сумму зарплаты, выплаченной работнику в течение отчетного года (или периода, если он меньше отчетного года, например, в случае увольнения).

Если в течение отчетного года (периода) работнику были доначислены какие-либо доходы за предыдущие налоговые периоды (месяцы) (например, премии, индексация), тогда для перерасчета НДФЛ эти доходы относятся к тому налоговому периоду (месяцу), в котором они были начислены (ОИР, категория 103.25).

Шаг 2. Проверить правомерность предоставления работнику НСЛ (наличие заявления и подтверждающих документов, если они необходимы).

Шаг 3. Определить базу налогообложения по каждому месяцу отчетного года (периода), который участвовал в перерасчете. При этом база налогообложения уменьшается на сумму НСЛ (если она применялась).

Шаг 4. Рассчитать годовую сумму НДФЛ путем сложения сумм налога, определенных по результатам перерасчета каждого отдельного месячного налогооблагаемого дохода.

Шаг 5. Сравнить полученную в результате перерасчета сумму НДФЛ с суммой налога, фактически удержанной за год.

Что может быть выявлено в результате перерасчета НДФЛ?

Результатом перерасчета может быть:

1. Недоплата НДФЛ. В этом случае ее следует удержать из суммы любого налогооблагаемого дохода (после налогообложения) за соответствующий месяц.

Если дохода за такой месяц будет недостаточно, сумма недоплаты удерживается за счет налогооблагаемых доходов следующих месяцев – до полного ее погашения.

Если сумма недоплаты выявлена в результате перерасчета при увольнении работника и при этом она превышает налогооблагаемый доход за последний отчетный период, непогашенная сумма недоплаты включается таким работником в состав налоговых обязательств по итогам отчетного налогового года и уплачивается им самостоятельно.

2. Переплата НДФЛ. Тогда следует уменьшить сумму начисленного за соответствующий месяц налога, а если таковой недостаточно – уменьшить налоговые обязательства следующих налоговых периодов до полного возврата суммы переплаты.

Отражение результатов перерасчета

В форме № 1ДФ

Результаты перерасчета отражаются в форме № 1ДФ за тот отчетный квартал, в котором он был произведен:

• в графах 3а и 3 указываются суммы начисленного и выплаченного в этом квартале дохода;
• графах 4а и 4 – сумма правильно рассчитанного НДФЛ с учетом недоплаты или переплаты. То есть на сумму выявленной недоплаты нужно увеличить показатели этих граф, а на сумму излишне удержанного налога – уменьшить их. Если суммы НДФЛ недостаточно для полного возврата работнику, то в графах 4 и 4а надо проставить нули, а непогашенный остаток перенести в счет уменьшения будущих налоговых обязательств.

В бухучете

В бухгалтерском учете результаты перерасчета отражаются следующими записями:

• Дт 661 «Расчеты по заработной плате» – Кт 641 «Расчеты по налогам» – если в ходе перерасчета выявлена недоплата НДФЛ, которая удерживается с работника;
• Дт 661 – Кт 641 методом «сторно» – если по итогам перерасчета выявлена переплата НДФЛ и эта сумма подлежит возврату работнику.

Рассмотрим на примере, как провести перерасчет НДФЛ.

Пример
Бухгалтер предприятия осуществил перерасчет суммы НДФЛ по работнице Агеевой М. В. (налоговый номер 1478523698) за период с 01.02.18 г. по 31.12.18 г. Информация о работнице: принята на работу 01.02.18 г.; является матерью двоих детей в возрасте 7 и 10 лет, поэтому при приеме на работу подала заявление о применении НСЛ; оклад в период с февраля по апрель составлял 4 200 грн., а с марта по декабрь – 4 850 грн.; с 15.08.18 г. по 05.09.18 г. находилась в отпуске. За период отпуска ей были начислены отпускные в сумме 4 300 грн. (условно) и зарплата в размере 2 000 грн. (условно) за август и 4 123 грн. за сентябрь.

Налогоплательщик, который содержит двоих и более детей имеет право на применение НСЛ на основании пп. 169.1.2 НК. При этом предельный размер дохода, дающий такое право, определяется кратно количеству детей.

Напомним, в 2018 году такая предельная величина составляла 2 470 грн. Наша работница имеет двоих несовершеннолетних детей, поэтому для целей применения НСЛ ее доход не должен превышать 4 940 грн. (2 470 грн. х 2). Отпускные были выплачены в августе, и к доходу за август применена НСЛ. Поскольку зарплата работницы не превышает указанную величину, она имеет право воспользоваться НСЛ. При этом размер полагающейся ей льготы составляет 1 762 грн. (1 762 грн. х 50 % х 2).

Приведем в таблице информацию о доходе работницы и суммах удержанных из него НДФЛ и НСЛ.

(грн.)

Как показал перерасчет, с работницы нужно доудержать НДФЛ в сумме 634,32 грн. (1 876,14 грн. – 1 241,82 грн.).

Ответственность

Нормы НК не устанавливают ответственность за непроведение перерасчета НДФЛ. Вместе с тем не рекомендуем отказываться от него, особенно если имеют место переходящие выплаты и к доходам работников применяется НСЛ. Ведь в этих случаях легко ошибиться при исчислении НДФЛ. И если орган ГФС при проверке поданной предприятием формы № 1ДФ выявит недоплату или переплату НДФЛ, это приведет к штрафной санкции в размере 510 грн., установленной п. 119.2 НК за подачу формы № 1ДФ с недостоверными данными или ошибками.

Кроме того, если в результате проверки будет доначислен налог, то доначисленную сумму взыщут с предприятия – налогового агента с уплатой штрафа в размере 25 % суммы недоплаты (ст. 127 НК) и пени за весь период просрочки уплаты НДФЛ (ст. 129 НК). Но если недостоверные данные выявлены в ходе перерасчета и исправлены предприятием самостоятельно, то указанные штрафы не применяются.

Выводы

Обязательный годовой перерасчет НДФЛ проводят работодатели. Объектом перерасчета является зарплата работников. Несмотря на то что нормами НК не предусмотрена ответственность за непроведение перерасчета, рекомендуем делать его, поскольку это убережет вас от штрафов за недоплату НДФЛ.