Подарунки на Новий рік: як оподаткувати та відобразити в обліку

На багатьох сільгосппідприємствах уже стало доброю традицією дарувати перед Новим роком подарунки своїм працівникам, їхнім дітям, орендодавцям, підшефним школам, дитячим садкам, дитбудинкам, малозабезпеченим сім’ям тощо. У цій статті ми розглянемо, як оформити придбання та вручення подарунків, якими податками слід обкласти їх вартість, а також як відобразити витрати на подарунки в бухобліку.

Прийняття рішення про придбання та вручення подарунків

Рішення керівництва підприємства про придбання та видачу подарунків слід оформити наказом, у якому вказуються:

• підстава та мета передання подарунків;
• категорія осіб, для яких призначаються подарунки (працівники, орендодавці, дитбудинок тощо);
• порядок закупівлі та видачі подарунків. Наприклад, можна прямо навести місце закупівлі подарунків, їхню граничну вартість, порядок і місце вручення тощо. Кошторис витрат на придбання подарунків можна затвердити окремим додатком до наказу;
• строк виконання;
• особа (особи), відповідальна за закупівлю подарунків та подання звіту про фактичні витрати.

Наведемо зразок (див. далі) наказу керівника про придбання подарунків.

Зразок

Документальне оформлення

Якщо подарунки купувала підзвітна особа, вона подає до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт, за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 28.09.2015 № 841 (далі – Звіт). До Звіту додаються документи, що підтверджують таке придбання (чеки РРО, накладні тощо). Якщо для придбання подарунків був виданий аванс готівкою, то Звіт треба подати до кінця 5-го банківського дня, що настає за днем завершення виконання окремої цивільно-правової дії, тобто після купівлі подарунків (пп. 170.9.2 Податкового кодексу, далі – ПК).

Залишок виданого авансу треба повернути до або безпосередньо під час подання Звіту.

Якщо подарунки закуповуються за безготовкові кошти, то підтвердними документами є договір із продавцем, а також накладна чи інший документ, який підтверджує факт придбання. Якщо продавець є платником ПДВ, то податкова накладна має бути зареєстрована в Єдиному реєстрі податкових накладних (далі – ПН, ЄРПН).

Вручення подарунків можна оформити такими документами, як:

• відомість видачі подарунків (довільної форми) – якщо отримувачами є фізособи (працівники, орендодавці тощо). У ній наводяться дані фізособи, яка повинна розписатися про отримання подарунка. Зверніть увагу: якщо подарунки призначені дітям працівників, то у відомості як отримувача подарунка краще вказати самого працівника (батька чи матір дитини). Адже якщо вказати дитину, то саме вона вважатиметься отримувачем доходу для відображення в Об’єднаній звітності з ПДФО та ЄСВ, зокрема в додатку 4ДФ (далі – 4ДФ) (докладніше див. нижче). А для цього підприємству доведеться взяти ідентифікаційні коди дітей (реєстраційний номер облікової картки платника податку, далі – РНОКПП), а їх має не кожна дитина;
• накладна (її можна скласти у довільній формі) – якщо подарунки призначені, наприклад, юрособі (підшефним дитсадкам, школам, дитбудинкам тощо).

Для списання подарунків з балансу можна оформити акт на списання довільної форми на підставі відомості видачі подарунків або накладної.

ПДВ

Якщо подарунки придбано у платника ПДВ, то підприємство має право віднести суму вхідного ПДВ до податкового кредиту на підставі ПН, оформленої постачальником та зареєстрованої в ЄРПН. Адже єдиною умовою виникнення права на податковий кредит є ПН, зареєстрована в ЄРПН. При цьому не має значення, для яких цілей підприємство придбаває ТМЦ (п. 198.1, 198.3, 198.6 ПК).

Що стосується безпосередньо передання подарунків, то така операція обкладається ПДВ на загальних підставах. Адже дарування товарів підпадає під визначення «постачання товарів» із пп. 14.1.191 ПК. Причому неважливо, кому саме надаються подарунки (працівникам, їхнім дітям, пайовикам, школі, дитсадку тощо). ПДВ доведеться нараховувати в будь-якому випадку.

База обкладення ПДВ залежить від способу отримання подарунків. Так, якщо передаються (п. 188.1 ПК):

• подарунки, придбані на стороні, базою оподаткування є вартість їх придбання;
• продукція власного виробництва, то такою базою є її звичайна ціна. Увага! Собівартість продукції не має відношення до звичайної ціни.

Чи передбачено пільги з ПДВ у разі надання подарунків?

Згідно із Законом від 30.11.2000 № 2117-III (далі – Закон № 2117) продаж дитячих святкових подарунків звільняється від обкладення ПДВ, якщо ці подарунки продаються виробничими й торговельними підприємствами. Причому тільки за одночасного виконання трьох умов (ст. 2, 4 Закону № 2117), а саме якщо:

• такі подарунки продаються профспілковим комітетам підприємств або іншим неприбутковим організаціям;
• подарунками є набори товарів, які складаються із фруктів, кондитерських виробів та іграшок вітчизняного виробництва;
• вартість подарунка не перевищує 8 % прожиткового мінімуму для працездатної особи, установленого законом на 1 січня звітного податкового року.

Отже, аби скористатися цією пільгою, підприємство, яке хоче привітати дітей своїх працівників, має укласти з неприбутковою організацією (наприклад, профспілкою) договір про придбання дитячих новорічних подарунків за кошти підприємства і перерахувати кошти такій установі. Саме установа буде закупляти і роздавати подарунки.

Чи треба на вартість подарунків, придбаних із ПДВ, нараховувати компенсуючі податкові зобов’язання (далі – ПЗ) відповідно до п. 198.5 ПК?

Ні, не треба. Пояснимо чому.

Це запитання виникає у зв’язку з тим, що згідно з п. 198.5 ПК, якщо придбані з ПДВ товари (послуги) призначені для використання або починають використовуватися в неоподатковуваних операціях чи в негосподарській діяльності, платник ПДВ зобов’язаний визнати умовний продаж таких товарів та скласти ПН.

Утім, як зазначають податківці (ЗІР, категорія 101.06), якщо безплатно передані товари визнаються окремою операцією постачання (як у нашій ситуації), то додаткове нарахування ПЗ не здійснюється.

Як оформити ПН на операцію з придбання подарунків?

Оскільки в цьому випадку договірна ціна дорівнює нулю (подарунки видаються безкоштовно), тобто база оподаткування перевищує договірну ціну, сільгосппідприємству доведеться виписати дві ПН (п. 15 Порядку заповнення податкової накладної, затвердженого наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307, далі – Порядок № 1307):

• одну – на договірну ціну (суми постачання та ПДВ у ній дорівнюватимуть нулю);
• другу – виходячи з бази оподаткування (ціна придбання подарунків або звичайна ціна продукції власного виробництва).

Перша ПН виписується на дату оформлення документа, що підтверджує факт передання подарунків. Це може бути накладна, відомість тощо. Вона заповнюється як на звичайного неплатника ПДВ.

У шапці такої ПН указують (п. 12 Порядку № 1307):

• тип причини «02 – складена на постачання неплатнику податку» і робиться позначка «Х» про те, що ПН не видається покупцеві;
• умовний ІПН – «100000000000»;
• податковий номер покупця не наводиться;
• у графі «Отримувач (покупець)» пишеться «Неплатник».

У розділі А в рядках, призначених для вартісних показників, проставляються нулі.

Розділ Б заповнюється так:

• у графі 2 «опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» вказується найменування подарунка;
• графі 3.1 – код подарунка згідно з УКТЗЕД;
• графах 7, 10, 11 проставляються нулі;
• графа 12 не заповнюється.

Інші графи розділу Б заповнюються у звичайному порядку.

Друга ПН виписується на суму перевищення бази оподаткування над договірною ціною, тобто або на вартість придбання подарунків (якщо їх придбали на стороні), або на звичайну вартість (якщо подарунком є продукція власного виробництва).

Зведена ПН заповнюється так (п. 8, 15, 16 Порядку № 1307):

• у лівому верхньому кутку робиться позначка про те, що ПН не видається покупцеві, і наводиться тип причини «15»;
• рядках «Одержувач (покупець)» та «ІПН одержувача (покупця)» вказуються власні дані сільгосппідприємства;
• графі 2 розділу Б «Опис (номенклатура) товарів (послуг) постачальника (продавця)» наводиться номенклатура товарів, а також пишеться: «перевищення бази оподаткування, визначеної відповідно до ст. 188 і 189 ПК, над фактичною ціною постачання»;
• графи 3.1–3.3, 4, 5 та 12 розділу Б не заповнюються.

Обидві ПН підлягають реєстрації в ЄРПН у загальному порядку.

Наведемо приклад оформлення ПН.

Приклад 1

ТОВ «Агростар» придбало для своїх працівників новорічні подарунки – 65 кондитерських наборів за ціною 200 грн/шт. (крім того ПДВ – 40 грн). 25.12.2021 подарунки були передані працівникам. При цьому ТОВ виписало дві ПН:

• одну (від 25.12.2021 № 30) – на суму постачання 0 грн на неплатника з типом причини «02» та умовним ІПН «100000000000»;
• другу (від 30.12.2019 № 36) – зведену, виходячи з бази оподаткування, сума постачання – 13 000 грн (200 грн х 65 шт.), сума ПДВ – 2 600 грн.

На підставі цих даних заповнимо ПН (див. фрагменти 1, 2).

ПДФО та ВЗ

Якщо подарунки призначені фізособам (незалежно від того, є така особа працівником підприємства чи ні), сільгосппідприємству, можливо, доведеться утримати з їхньої вартості ПДФО та військовий збір (далі – ВЗ).

При цьому для цілей обкладення ПДФО має значення вартість подарунка. Адже згідно з пп. 165.1.39 ПК не включається до складу оподатковуваного доходу фізособи вартість подарунка, яка з розрахунку на місяць не перевищує 25 % мінімальної зарплати, установленої на 1 січня звітного року. Так, цьогоріч не обкладається ПДФО і ВЗ подарунок вартістю до 1 500 грн (6 000 грн х 25 %).

Якщо вартість подарунка більша ніж 1 500 грн, то сума перевищення є додатковим благом для отримувача подарунка (пп. «е» пп. 164.2.17 ПК). Тому сільгосппідприємство як податковий агент повинне утримати із цієї суми ПДФО за ставкою 18 %.

Оскільки подарунок є негрошовим доходом, базу обкладення ПДФО слід помножити на так званий натуральний коефіцієнт, визначений п. 164.5 ПК (ІПК ДФС від 14.01.2019 № 100/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Для ставки 18 % цей коефіцієнт становить 1,219512.

Сума перевищення над неоподатковуваною вартістю подарунка є також об’єктом обкладення ВЗ. Але зверніть увагу: до бази обкладення ВЗ натуральний коефіцієнт не застосовується (ІПК ДПС від 19.08.2020 № 3460/ІПК/99-00-04-05-03-06; ЗІР, категорія 126.05).

Приклад 2

Підприємство видало подарунки працівникові та його дитині. При цьому окремо дохід дитини не визначався (вона не має ідентифікаційного коду) – отримувачем дитячого подарунка вказано працівника. Вартість дитячого подарунка – 400 грн, а вартість подарунка працівникові – 1 300 грн.

Як бачимо, загальна вартість подарунків, отриманих платником податків від одного податкового агента, становить 1 700 грн. Це перевищує граничний розмір неоподатковуваного доходу (1 500 грн). Тому сума перевищення (200 грн) обкладатиметься ПДФО (із застосуванням натурального коефіцієнта) і ВЗ (без застосування коефіцієнта).

Отже:

• оподатковуваний дохід із суми перевищення становить 243,90 грн [(1 700 грн – 1 500 грн) х 1,219512];
• ПДФО – 43,90 грн (243,90 грн х 18 %);
• ВЗ – 3 грн (200 грн х 1,5 %).

Працівник отримує подарунки для декількох дітей і для себе. Загальна вартість подарунків перевищує неоподатковувану межу. З якої суми слід утримати ПДФО та ВЗ?

Зазначена в пп. 165.1.39 ПК гранична величина (у 2021 році – 1 500 грн) є загальною вартістю негрошових подарунків, отриманих фізособою протягом місяця від податкового агента. Якщо ця величина перевищує встановлену межу, то сума перевищення включається до загального оподатковуваного доходу отримувача подарунків та обкладається ПДФО і ВЗ (ІПК ДПС від 08.07.2020 № 2742/6/99-00-04-05-03-06/ІПК).

Яким буде порядок оподаткування, якщо підприємство видаватиме новорічні подарунки окремо працівникові та його дитині та обидві фізособи будуть відображені як отримувачі доходу у формі № 4ДФ із зазначенням РНОКПП кожного з них?

Тоді вартість подарунка для кожного отримувача має оподатковуватися окремо. Адже в пп. 165.1.39 ПК не сказано, що отримувачем подарунка може бути тільки працівник підприємства, там ідеться про будь-яку фізособу, якій вручається подарунок у негрошовій формі.

За умовами нашого прикладу обидві суми (400 грн – вартість дитячого подарунка і 1 300 грн – вартість подарунка для працівника) окремо не перевищують неоподатковувану величину в 1 500 грн. Отже, працівникові не доведеться платити податки за подарунки від підприємства.

Як відображаються подарунки у 4ДФ?

Дохід у вигляді отриманих подарунків указується в розд. I 4ДФ. При цьому відображаються:

• неоподатковувана (у межах 1 500 грн) частина подарунка – з ознакою доходу «160»;
• оподатковувана (сума, що перевищує 1 500 грн) – з ознакою доходу «126».

У розд. II 4ДФ також показують і частину вартості подарунка, що обкладається ВЗ, і частину, що не обкладається ВЗ.

ЄСВ

Якщо подарунок призначено для працівника, то його вартість є об’єктом нарахування ЄСВ. Адже дохід у вигляді подарунка не названо як звільнена від ЄСВ виплата в Переліку, затвердженому постановою КМУ від 22.12.2010 № 1170 (далі – Перелік № 1170). Крім того, вартість негрошового подарунка працівникові включається до фонду оплати праці (далі – ФОП) у складі інших заохочувальних і компенсаційних виплат на підставі пп. 2.3.2 Інструкції зі статистики заробітної плати, затвердженої наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5 (далі – Інструкція № 5). А отже, на вартість подарунка працівника в будь-якому випадку (незалежно від суми) слід нарахувати ЄСВ.

А от вартість подарунків для дітей працівників (у т. ч. і в разі видачі таких подарунків батькам) не включається до бази нарахування ЄСВ. Це передбачено п. 8 розд. II Переліку № 1170. Зверніть увагу: якщо отримувачем дитячого подарунка є працівник, то, щоб не нараховувати ЄСВ на вартість цього подарунка, рекомендуємо у документах (наказі керівника, відомості на видачу подарунків) окремо виділяти подарунки, призначені дітям.

Також не є базою нарахування ЄСВ вартість подарунків не працівникам підприємства (наприклад, орендодавцям), оскільки підприємство не виступає в ролі їх страхувальника.

Податок на прибуток

Якщо сільгосппідприємство є платником податку на прибуток, то в цілях обкладення цим податком воно відображає витрати за правилами бухобліку. Адже згідно з пп. 134.1.1 ПК об’єктом оподаткування є прибуток, розрахований шляхом коригування фінрезультату до оподаткування, визначеного за правилами бухобліку, на різниці, установлені розд. III ПК.

Причому ПК не передбачено коригування фінрезультату на витрати, пов’язані із закупівлею та наданням подарунків. Отже, такі операції відображаються при формуванні фінрезультату за правилами бухобліку.

Бухгалтерський облік

Оприбуткувати придбані подарунки доцільно на субрахунок 209 «Інші матеріали» за первісною вартістю, яка формується згідно п. 9 НП(С)БО 9 «Запаси».

Якщо подарунки закуплено за готівку через підзвітну особу, то слід зробити запис: Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» – Кт 301 «Готівка в національній валюті» – видано готівку підзвітній особі, Дт 209 – Кт 372 – оприбутковано через підзвітну особу придбані ТМЦ.

Якщо подарунки призначені працівникам та їхнім дітям, то бухоблік залежить від статусу подарунка: додаткове благо або заохочення (грошове/негрошове), що є складовою ФОП.

Зазвичай подарунки працівникам та їхнім дітям надають як додаткове благо, яке за певних умов не обкладається ПДФО та ВЗ (докладніше див. вище). У такому разі обдаровування відображається проведенням Дт 663 «Розрахунки за іншими виплатами» – Кт 209.

Вартість подарунків у такому разі відноситься на інші витрати операційної діяльності – на однойменний субрахунок 949.

Якщо подарунок все-таки надається працівнику як заохочення за результатами річної роботи (тобто пов’язане з виконанням трудових обов’язків), то він відноситься до інших заохочувальних та компенсаційних виплат у складі ФОП (пп. 2.3.2 Інструкції № 5). У бухобліку ця операція супроводжується записом Дт 661 «Розрахунки за заробітною платою» – Кт 209.

Тоді вартість подарунків включається до тих самих витрат, що й зарплата працівників, які їх отримують: виробничі (рахунок 23 або 91), адміністративні (рахунок 92), збутові (рахунок 93), всі інші (рахунок 94).

Якщо подарунки передаються не конкретній фізособі, а, наприклад, школі, дитсадку тощо, то з балансу вони просто списуються на інші витрати проведенням Дт 949 – Кт 209. Таким самим проведенням списують подарунки, надані фізособам, які не є працівниками підприємства (орендодавцям, колишнім працівникам тощо).

Нарахування ПЗ на вартість подарунків (окрім тих, які звільнені від обкладення ПДВ) відображається записом Дт 949 – Кт 641/ПДВ.

Приклад 3

ТОВ «Агростар» придбало новорічні подарунки (кондитерські набори) у кількості 300 шт. за ціною 200 грн/шт. (крім того ПДВ – 40 грн). Подарунки передано:

• працівникам – 35 шт.;
• орендодавцям – 140 шт.;
• підшефному дитсадку – 125 шт.

Оскільки вартість подарунка менша за неоподатковуваний «подарунковий» мінімум, ПДФО та ВЗ з неї не утримуються. А от ЄСВ на вартість подарунків, наданих працівникам, доведеться нарахувати.

В обліку ці операції відображаються так:

(грн)