Подарки на Новый год: как обложить налогами и отразить в учете

На многих сельхозпредприятиях уже стало хорошей традицией дарить перед Новым годом подарки своим работникам, их детям, арендодателям, подшефным школам, детским садам, детдомам, малообеспеченным семьям и т. п. В этой статье мы рассмотрим, как оформить приобретение и вручение подарков, какими налогами следует обложить их стоимость, а также как отразить расходы на подарки в бухучете.

Принятие решения о приобретении и вручении подарков

Решение руководства предприятия о приобретении и выдаче подарков следует оформить приказом, в котором указываются:

• основание и цель передачи подарков;
• категория лиц, для которых предназначаются подарки (работники, арендодатели, детдом и т. п.);
• порядок закупки и выдачи подарков. Например, можно прямо указать место закупки подарков, их предельную стоимость, порядок и место вручения и т. п. Смету расходов на приобретение подарков можно утвердить отдельным приложением к приказу;
• срок выполнения;
• лицо (лиц), ответственное за закупку подарков и представления отчета о фактических расходах.

Приведем образец приказа руководителя о приобретении подарков.

Образец

Документальное оформление

Если подарки покупало подотчетное лицо, оно подает в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 (далее – Отчет). К Отчету прилагаются документы, подтверждающие такое приобретение (чеки РРО, накладные и т. п.). Если для приобретения подарков был выдан аванс наличностью, то Отчет нужно подать до конца 5-го банковского дня, следующего за днем завершения выполнения отдельного гражданско-правового действия, то есть после покупки подарков (пп. 170.9.2 Налогового кодекса, далее – НК).

Остаток выданного аванса нужно вернуть до или непосредственно во время представления Отчета.

Если подарки закупаются за безналичные средства, то подтверждающими документами является договор с продавцом, а также накладная или другой документ, подтверждающий факт приобретения. Если продавец является плательщиком НДС, то налоговая накладная должна быть зарегистрирована в Едином реестре налоговых накладных (далее – НН, ЕРНН).

Вручение подарков можно оформить такими документами, как:

• ведомость выдачи подарков (произвольной формы) – если получателями являются физлица (работники, арендодатели и т. п.). В ней приводятся данные физлица, которое должно расписаться о получении подарка. Обратите внимание: если подарки предназначены детям работников, то в ведомости как получателя подарка лучше указать самого работника (отца или мать ребенка). Ведь если указать ребенка, то именно он будет считаться получателем дохода для отражения в Объединенной отчетности по НДФЛ и ЕСВ, в частности в приложении 4ДФ (далее – 4ДФ) (подробнее см. ниже). А для этого предприятию придется взять идентификационные коды детей (регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика, далее – РНУКНП), а их имеет не каждый ребенок;
• накладная (ее можно составить в произвольной форме) – если подарки предназначены, например, юрлицу (подшефным детсадам, школам, детдомам и т. п.).

Для списания подарков с баланса можно оформить акт на списание произвольной формы на основании ведомости выдачи подарков или накладной.

НДС

Если подарки приобретены у плательщика НДС, то предприятие имеет право отнести сумму входного НДС к налоговому кредиту на основании НН, оформленной поставщиком и зарегистрированной в ЕРНН. Ведь единственным основанием возникновения права на налоговый кредит является НН, зарегистрированная в ЕРНН. При этом не имеет значения, для каких целей предприятие приобретает ТМЦ (п. 198.1, 198.3, 198.6 НК).

Что касается непосредственно передачи подарков, то такая операция облагается НДС на общих основаниях. Ведь дарение товаров подпадает под определение «поставка товаров» из пп. 14.1.191 НК. Причем неважно, кому именно предоставляются подарки (работникам, их детям, пайщикам, школе, детсаду и т. п.). НДС придется начислять в любом случае.

База обложения НДС зависит от способа получения подарков. Так, если передаются (п. 188.1 НК):

• подарки, приобретенные на стороне, базой налогообложения является стоимость их приобретения;
• продукция собственного производства, то такой базой является ее обычная цена. Внимание! Себестоимость продукции не имеет отношения к обычной цене.

Предусмотрены ли льготы по НДС в случае предоставления подарков?

Согласно Закону от 30.11.2000 № 2117-III (далее – Закон № 2117) продажа детских праздничных подарков освобождается от обложения НДС, если эти подарки продаются производственными и торговыми предприятиями. Причем только при одновременном выполнении трех условий (ст. 2, 4 Закона № 2117), а именно если:

• такие подарки продаются профсоюзным комитетам предприятий или другим неприбыльным организациям;
• подарками являются наборы товаров, которые состоят из фруктов, кондитерских изделий и игрушек отечественного производства;
• стоимость подарка не превышает 8 % прожиточного минимума для трудоспособного лица, установленного законом на 1 января отчетного налогового года.

Таким образом, чтобы воспользоваться этой льготой, предприятие, которое хочет поздравить детей своих работников, должно заключить с неприбыльной организацией (например, профсоюзом) договор о приобретении детских новогодних подарков за средства предприятия и перечислить средства такому учреждению. Именно учреждение будет закупать и раздавать подарки.

Нужно ли на стоимость подарков, приобретенных с НДС, начислять компенсирующие налоговые обязательства (далее – НО) в соответствии с п. 198.5 НК?

Нет, не нужно. Объясним почему.

Этот вопрос возникает в связи с тем, что согласно п. 198.5 НК, если приобретенные с НДС товары (услуги) предназначены для использования или начинают использоваться в не облагаемых налогом операциях или в нехозяйственной деятельности, плательщик НДС обязан признать условную продажу таких товаров и составить НН.

Впрочем, как указывают налоговики (ОИР, категория 101.06), если бесплатно переданные товары признаются отдельной операцией поставки (как в нашей ситуации), то дополнительное начисление НО не производится.

Как оформить НН на операцию по приобретению подарков?

Поскольку в этом случае договорная цена равняется нулю (подарки выдаются бесплатно), то есть база налогообложения превышает договорную цену, сельхозпредприятию придется выписать две НН (п. 15 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Минфина от 31.12.2015 № 1307, далее – Порядок № 1307):

• одну – на договорную цену (суммы поставки и НДС в ней будут равняться нулю);
• вторую – исходя из базы налогообложения (цена приобретения подарков или обычная цена продукции собственного производства).

Первая НН выписывается на дату оформления документа, подтверждающего факт передачи подарков. Это может быть накладная, ведомость и т. п. Она заполняется как на обычного неплательщика НДС.

В шапке таких НН указывают (п. 12 Порядка № 1307):

• тип причины «02 – складена на постачання неплатнику податку» и делается отметка «Х» о том, что НН не выдается покупателю;
• условный ИНН – «100000000000»;
• налоговый номер покупателя не приводится;
• в графе «Отримувач (покупець)» пишется «Неплатник».

В разделе А в строках, предназначенных для стоимостных показателей, проставляются нули.

Раздел Б заполняется следующим образом:

• в графе 2 «опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» указывается наименование подарка;
• графе 3.1 – код подарка согласно УКТВЭД;
• графах 7, 10, 11 проставляются нули;
• графа 12 не заполняется.

Другие графы раздела Б заполняются в обычном порядке.

Вторая НН выписывается на сумму превышения базы налогообложения над договорной ценой, то есть или на стоимость приобретения подарков (если их приобрели на стороне), или на обычную стоимость (если подарком является продукция собственного производства).

Сводная НН заполняется следующим образом (п. 8, 15, 16 Порядка № 1307):

• в левом верхнем углу делается отметка о том, что НН не выдается покупателю, и приводится тип причины «15»;
• строках «Одержувач (покупець)» и «ІПН одержувача (покупця)» указываются собственные данные сельхозпредприятия;
• графе 2 раздела Б «Опис (номенклатура) товарів (послуг) постачальника (продавця)» приводится номенклатура товаров, а также пишется: «превышение базы налогообложения, определенной в соответствии со ст. 188 и 189 НК, над фактической ценой поставки»;
• графы 3.1–3.3, 4, 5 и 12 раздела Б не заполняются.

Обе НН подлежат регистрации в ЕРНН в общем порядке.

Приведем пример оформления НН.

Пример 1

ООО «Агростар» приобрело для своих работников новогодние подарки – 65 кондитерских наборов по цене 200 грн/шт. (кроме того НДС – 40 грн). 25.12.2021 подарки были переданы работникам. При этом ООО выписало две НН:

• одну (от 25.12.2021 № 30) – на сумму поставки 0 грн на неплательщика с типом причины «02» и условным ИНН «100000000000»;
• вторую (от 30.12.2019 № 36) – сводную, исходя из базы налогообложения, сумма поставки – 13 000 грн (200 грн х 65 шт.), сумма НДС – 2 600 грн.

На основании этих данных заполним НН (см. фрагменты 1, 2).

НДФЛ и ВС

Если подарки предназначены физлицам (независимо от того, является такое лицо работником предприятия или нет), сельхозпредприятию, возможно, придется удержать из их стоимости НДФЛ и военный сбор (далее – ВС).

При этом для целей обложения НДФЛ имеет значение стоимость подарка. Ведь согласно пп. 165.1.39 НК не включается в состав налогооблагаемого дохода физлица стоимость подарка, которая в расчете на месяц не превышает 25 % минимальной зарплаты, установленной на 1 января отчетного года. Так, в этом году не облагается НДФЛ и ВС подарок стоимостью до 1 500 грн (6 000 грн х 25 %).

Если стоимость подарка больше 1 500 грн, то сумма превышения является дополнительным благом для получателя подарка (пп. «е» пп. 164.2.17 НК). Поэтому сельхозпредприятие как налоговый агент должно удержать из этой суммы НДФЛ по ставке 18 %.

Поскольку подарок является неденежным доходом, базу обложения НДФЛ следует умножить на так называемый натуральный коэффициент, определенный п. 164.5 НК (ИНК ГФС от 14.01.2019 № 100/6/99-99-13-02-03-15/ІПК). Для ставки 18 % этот коэффициент составляет 1,219512.

Сумма превышения над не облагаемой налогом стоимостью подарка является также объектом обложения ВС. Но обратите внимание: к базе обложения ВС натуральный коэффициент не применяется (ИНК ГНС от 19.08.2020 № 3460/ІПК/99-00-04-05-03-06; ОИР, категория 126.05).

Пример 2

Предприятие выдало подарки работнику и его ребенку. При этом отдельно доход ребенку не определялся (он не имеет идентификационного кода) – получателем детского подарка указан работник. Стоимость детского подарка – 400 грн, а стоимость подарка работнику – 1 300 грн.

Как видим, общая стоимость подарков, полученных налогоплательщиком от одного налогового агента, составляет 1 700 грн. Это превышает предельный размер не облагаемого налогом дохода (1 500 грн). Поэтому сумма превышения (200 грн) будет облагаться НДФЛ (с применением натурального коэффициента) и ВС (без применения коэффициента).

Следовательно:

• налогооблагаемый доход с суммы превышения составляет 243,90 грн [(1 700 грн – 1 500 грн) х 1,219512];
• НДФЛ – 43,90 грн (243,90 грн х 18 %);
• ВС – 3 грн (200 грн х 1,5 %).

Работник получает подарки для нескольких детей и для себя. Общая стоимость подарков превышает не облагаемый налогом предел. Из какой суммы следует удержать НДФЛ и ВС?

Указанная в пп. 165.1.39 НК предельная величина (в 2021 году – 1 500 грн) является общей стоимостью неденежных подарков, полученных физлицом в течение месяца от налогового агента. Если эта величина превышает установленный предел, то сумма превышения включается в общий налогооблагаемый доход получателя подарков и облагается НДФЛ и ВС (ИНК ГНС от 08.07.2020 № 2742/6/99-00-04-05-03-06/ІПК).

Каким будет порядок налогообложения, если предприятие будет выдавать новогодние подарки отдельно работнику и его ребенку и оба физлица будут отражены как получатели дохода в форме № 4ДФ с указанием РНУКНП каждого из них?

Тогда стоимость подарка для каждого получателя должна облагаться налогом отдельно. Ведь в пп. 165.1.39 НК не сказано, что получателем подарка может быть только работник предприятия, там речь идет о любом физлице, которому вручается подарок в неденежной форме.

По условиям нашего примера обе суммы (400 грн – стоимость детского подарка и 1 300 грн – стоимость подарка для работника) отдельно не превышают не облагаемую налогом величину в 1 500 грн. Следовательно, работнику не придется платить налоги за подарки от предприятия.

Как отражаются подарки в 4ДФ?

Доход в виде полученных подарков указывается в разд. I 4ДФ. При этом отражаются:

• не облагаемая налогом (в пределах 1 500 грн) часть подарка – с признаком дохода «160»;
• облагаемая налогом (сумма, превышающая 1 500 грн) – с признаком дохода «126».

В разд. II 4ДФ также показывают и часть стоимости подарка, которая облагается ВС, и часть, которая не облагается ВС.

ЕСВ

Если подарок предназначен для работника, то его стоимость является объектом начисления ЕСВ. Ведь доход в виде подарка не назван как освобожденная от ЕСВ выплата в Перечне, утвержденном постановлением КМУ от 22.12.2010 № 1170 (далее – Перечень № 1170). Кроме того, стоимость неденежного подарка работнику включается в фонд оплаты труда (далее – ФОТ) в составе других поощрительных и компенсационных выплат на основании пп. 2.3.2 Инструкции по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госкомстата от 13.01.2004 № 5 (далее – Инструкция № 5). А следовательно, на стоимость подарка работника в любом случае (независимо от суммы) следует начислить ЕСВ.

А вот стоимость подарков для детей работников (в т. ч. и в случае выдачи таких подарков родителям) не включается в базу начисления ЕСВ. Это предусмотрено п. 8 разд. II Перечня № 1170. Обратите внимание: если получателем детского подарка является работник, то, чтобы не начислять ЕСВ на стоимость этого подарка, рекомендуем в документах (приказе руководителя, ведомости на выдачу подарков) отдельно выделять подарки, предназначенные детям.

Также не является базой начисления ЕСВ стоимость подарков не работникам предприятия (например, арендодателям), поскольку предприятие не выступает в роли их страхователя.

Налог на прибыль

Если сельхозпредприятие является плательщиком налога на прибыль, то в целях обложения этим налогом оно отражает расходы по правилам бухучета. Ведь согласно пп. 134.1.1 НК объектом налогообложения является прибыль, рассчитанная путем корректировки финрезультата до налогообложения, определенного по правилам бухучета, на разницы, установленные разд. III НК.

Причем НК не предусмотрена корректировка финрезультата на расходы, связанные с закупкой и предоставлением подарков. Таким образом, такие операции отражаются при формировании финрезультата по правилам бухучета.

Бухгалтерский учет

Оприходовать приобретенные подарки целесообразно на субсчет 209 «Прочие материалы» по первоначальной стоимости, которая формируется согласно п. 9 НП(С)БУ 9 «Запасы».

Если подарки закуплены за наличные через подотчетное лицо, то следует сделать запись: Дт 372 «Расчеты с подотчетными лицами» – Кт 301 «Наличность в национальной валюте» – выдана наличность подотчетному лицу, Дт 209 – Кт 372 – оприходованы через подотчетное лицо приобретенные ТМЦ.

Если подарки предназначены работникам и их детям, то бухучет зависит от статуса подарка: дополнительное благо или поощрение (денежное/неденежное), которое является составляющей ФОТ.

Обычно подарки работникам и их детям предоставляют как дополнительное благо, которое при определенных условиях не облагается НДФЛ и ВС (подробнее см. выше). В таком случае дарение отражается проводкой Дт 663 «Расчеты по другим выплатам» – Кт 209.

Стоимость подарков в таком случае относится на прочие расходы операционной деятельности – на одноименный субсчет 949.

Если подарок все-таки предоставляется работнику как поощрение по результатам годовой работы (т. е. связанное с выполнением трудовых обязанностей), то он относится к прочим поощрительным и компенсационным выплатам в составе ФОТ (пп. 2.3.2 Инструкции № 5). В бухучете эта операция сопровождается записью Дт 661 «Расчеты по заработной плате» – Кт 209.

Тогда стоимость подарков включается в те же расходы, что и зарплата работников, которые их получают: производственные (счет 23 или 91), административные (счет 92), сбытовые (счет 93), все другие (счет 94).

Если подарки передаются не конкретному физлицу, а, например, школе, детсаду и т. п., то с баланса они просто списываются на прочие расходы проводкой Дт 949 – Кт 209. Такими же проводками списывают подарки, предоставленные физлицам, которые не являются работниками предприятия (арендодателям, бывшим работникам и т. п.).

Начисление НО на стоимость подарков (кроме тех, которые освобождены от обложения НДС) отражается записью Дт 949 – Кт 641/ПДВ.

Пример 3

ООО «Агростар» приобрело новогодние подарки (кондитерские наборы) в количестве 300 шт. по цене 200 грн/шт. (кроме того НДС – 40 грн). Подарки переданы:

• работникам – 35 шт.;
• арендодателям – 140 шт.;
• подшефному детсаду – 125 шт.

Поскольку стоимость подарка меньше не облагаемого налогом «подарочного» минимума, НДФЛ и ВС из нее не удерживаются. А вот ЕСВ на стоимость подарков, предоставленных работникам, придется начислить.

В учете эти операции отражаются следующим образом:

(грн)