Відпустка за власний рахунок: важливі правила воєнного часу

У період воєнного стану багато суб’єктів господарювання змушені були повністю або частково призупинити свою діяльність з цілком зрозумілих причин. Звісно, у цьому випадку роботодавцям потрібно було вирішити долю своїх працівників. Хтось звільнив співробітників на час, поки немає роботи, хтось призупинив дію трудового договору, але багато хто пішов шляхом надання працівникам відпустки без збереження заробітної плати. Тому на практиці виникає чимало запитань, що стосуються цього виду відпустки, тим паче що для нього період війни встановлено спеціальні правила. У консультації розглянемо порядок надання відпустки за власний рахунок та відповімо на всі пов’язані з нею запитання.

 Законодавчі основи та правила

Порядок надання відпустки без збереження заробітної плати, або, як її ще називають, відпустки за власний рахунок, визначено такими нормами законодавства:

• ст. 84 КЗпП;
• ст. 25, 26 Закону від 15.11.1996 № 504/96-ВР «Про відпустки» (далі – Закон № 504);
• у період дії воєнного стану також ст. 12 Закону від 15.03.2022 № 2136-IX «Про організацію трудових відносин в умовах воєнного стану» (далі – Закон № 2136).

Цими нормами передбачено два види відпустки без збереження зарплати:

1) відпустка, яка надається роботодавцем за погодженням із працівником (тобто обидві сторони трудового договору дали на неї згоду);

2) відпустка, яку роботодавець зобов’язаний надати працівникові на його вимогу (зрозуміло, за наявності відповідних підстав).

Розглянемо особливості кожної з відпусток докладніше.

Відпустка за погодженням з працівником

Відповідно до ст. 84 КЗпП та ст. 26 Закону № 504 цей вид відпустки надається за сімейними обставинами та іншими причинами на строк, обумовлений угодою між працівником та роботодавцем, але не більше ніж на 15 календарних днів (далі – к. д.) на рік.

Водночас у цього правила є винятки. Так, на період карантину ця відпустка не обмежується 15 днями – за погодженням між роботодавцем та працівником вона може бути і більшої тривалості. Нагадаємо, постановою КМУ від 23.12.2022 № 1423 дію карантину продовжено до 30.04.2023. Тому в даний час, як і раніше, можна користуватися карантинними нормами для надання відпустки за свій рахунок.

Але є й воєнні норми щодо даного виду відпустки. Зокрема, відповідно до ч. 3 ст. 12 Закону № 2136 у період воєнного стану роботодавець на прохання працівника може надати йому відпустку без збереження зарплати без обмеження строком, установленим ч. 1 ст. 26 Закону № 504. Таким чином, у цьому випадку обмеження 15 к. д. на рік теж не діє.

Роботодавець та працівник дійшли згоди про надання відпустки без збереження зарплати на тривалий період, наприклад, на три місяці. З якої підстави зараз потрібно оформлювати таку відпустку – з «карантинної» чи «воєнної»?

На наш погляд, у цій ситуації не має значення, з якої підстави буде надано відпустку – «карантинної» чи «воєнної». В обох випадках за працівником не зберігається заробіток на період відпустки та не діє обмеження у 15 к. д. Тому вибір залишається за роботодавцем та працівником.

Обов’язкова відпустка

Перелік випадків, коли відпустка без збереження зарплати надається в обов’язковому порядку на прохання працівника, наведено у ст. 25 Закону № 504. Наприклад, особам з інвалідністю І та ІІ груп така відпустка надається тривалістю до 60 к. д. щорічно.

Таким чином, якщо у працівника є відповідна підстава, підтверджена документально, та бажання скористатися цією відпусткою, то роботодавець не має права відмовити працівникові.

У період воєнного стану діє також норма ч. 4 ст. 12 Закону № 2136, а саме: за заявою працівника, який виїхав за межі України або набув статусу тимчасово переміщеної особи, роботодавець зобов’язаний надати йому відпустку без утримання на строк, зазначений у заяві працівника, але не більше 90 к. д.

Працівниця підприємства виїхала із дітьми за кордон. Відпустку без збереження зарплати на строк 90 к. д. вона вже використала, проте знову просить її надати. Чи може підприємство піти їй назустріч і оформити відпустку більшу, ніж 90 к. д., тривалості?

Так, такому працівникові може бути надано відпустку більш ніж на 90 к. д., проте на це потрібна згода роботодавця. Як було зазначено вище, 90-денна відпустка надається працівникові в обов’язковому порядку на його прохання. Все, що більше за цей строк, відноситься до категорії відпусток за згодою між роботодавцем та працівником і надається вже на підставі ч. 3 ст. 12 Закону № 2136, а не на підставі ч. 4 цієї статті.

Тому в ситуації, про яку йдеться у запитанні, за наявності згоди роботодавця оформлення відпустки на строк, що перевищує 90 к. д., не суперечитиме нормам трудового законодавства.

Складніше буде, якщо роботодавець не дасть згоди на таку відпустку. Тоді доведеться вирішувати питання за допомогою інших норм законодавства про працю. Наприклад, призупинити дію трудового договору з відсутнім працівником.

Роботодавець зараз не має необхідного обсягу робіт, щоб завантажити найманих працівників. Чи можна всіх працівників підприємства відправити у відпустку без збереження зарплати без їхньої згоди, оскільки вони відмовляються писати заяви на таку відпустку?

Ні, насильно відправляти працівників у цю відпустку не можна. Він може надаватися лише за згодою працівника. Такий висновок випливає із Закону № 504, в якому зазначено, що відпустка надається за бажанням працівника (ст. 25) та за згодою між роботодавцем і працівником (ст. 26).

Тому примусове відправлення працівника у відпустку без утримання розцінюватиметься як порушення трудового законодавства. Така ж думка з цього питання й у Мінсоцполітики (див. лист від 19.09.2013 № 416/13/116-13).

Тому якщо у роботодавця зараз немає можливості забезпечити працівників роботою, а працівники не згодні йти у відпустку без збереження зарплати, то для вирішення цієї проблеми потрібно використовувати інші механізми. Наприклад, оголосити простій з оплатою часу простою відповідно до ст. 113 КЗпП. 

Документальне оформлення

Відпустка за власний рахунок оформляється на підставі заяви працівника, складеної у довільній формі із зазначенням підстави для її надання (якщо це обов’язковий отпуск). Також працівник повинен подати роботодавцю документи, що підтверджують право на обов’язкову відпустку без збереження зарплати. Наприклад, якщо працівник – особа з інвалідністю, він має подати документ, що підтверджує цей факт.

На підставі поданої заяви роботодавець видає наказ про надання відпустки, яка може бути оформлена або за типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 № 489 (далі – Наказ № 489), або у довільній формі із зазначенням усіх необхідних реквізитів (див. зразок 1).

Зразок 1

Відпустку без збереження зарплати було надано на період воєнного стану на підставі Закону № 2136, без зазначення конкретної дати її закінчення та з посиланням на Указ Президента, яким було запроваджено воєнний стан. Чи потрібно надалі вносити до виданого наказу зміни у зв’язку з продовженням строку дії воєнного стану?

Ми вважаємо, що вносити зміни до такого наказу немає необхідності. Адже відпустку було надано на період воєнного стану. Роботодавець у цьому випадку не може вплинути на строк закінчення відпустки, він закінчиться тоді, коли буде припинено воєнний стан (хіба що за взаємною згодою між роботодавцем та працівником відпустку буде достроково припинено).

Поки діє воєнний стан, відпустка триває, а наказ є дійсним на підставі відповідних Указів Президента та законів, якими продовжувався воєнний стан. Дія цих нормативних актів поширюється на правовідносини між роботодавцем та працівником незалежно від того, чи внесено відомості про них до наказу.

Формулювання у такому наказі можуть виглядати так (див. зразок 2).

Зразок 2

Якщо виникла необхідність перервати відпустку за власний рахунок раніше, ніж закінчиться воєнний стан, то працівник пише заяву з проханням відкликати його з відпустки з конкретної дати, а роботодавець видає відповідний наказ.

Як відображати у табелі обліку робочого часу відсутність працівників у зв’язку з відпусткою без збереження зарплати?

Тут слід виходити з умовних позначень, передбачених у типовій формі № П-5 «Табель обліку використання робочого часу», затвердженій Наказом № 489. Ці позначення залежать від підстав для надання такої відпустки (див. таблицю).

Умовні позначення для відображення у табелі відпустки без збереження зарплати

Чи потрібно включати відпустки без збереження зарплати у графік відпусток?

Ні, не потрібно. Графік відпусток складається, як правило, лише для щорічних відпусток. А відпустку без збереження зарплати неможливо заздалегідь запланувати, оскільки найчастіше вона пов’язана з непередбаченими обставинами.

Стаж для щорічної відпустки за час перебування у відпустці без утримання

Оформляючи відпустку без збереження зарплати, роботодавець завжди цікавиться, чи буде період цієї відпустки включатися до стажу для надання щорічної відпустки.

Щоб відповісти на це запитання, звернемося до норми п. 4 ч. 1 ст. 9 Закону № 504, яка визначає порядок обчислення такого стажу.

До стажу роботи, що дає право на щорічну основну відпустку, включається час, коли працівник фактично не працював, але за ним зберігалося місце роботи (посада) і йому не виплачувалася зарплата у порядку, визначеному ст. 25, 26 Закону № 504.

Винятки:

1) відпустка без утримання для догляду за дитиною до досягнення нею 6 років;

2) відпустка для догляду за дитиною, яка хвора на цукровий діабет I типу (інсулінозалежний), або за дитиною, якій не встановлена інвалідність, але яка хвора на тяжке перинатальне ураження нервової системи, тяжку вроджену ваду розвитку, рідкісне орфанне захворювання, онкологічне, онкогематологічне захворювання, дитячий церебральний параліч, тяжкий психічний розлад, гостре або хронічне захворювання нирок IV ступеня, до досягнення ними 16 років;

3) відпустка для догляду за дитиною, якій встановлено категорію "дитина з інвалідністю підгрупи «А», або за дитиною, якій не встановлено інвалідність, але яка отримала тяжку травму, потребує трансплантації органу або паліативної допомоги, до досягнення ними 18 років.

Таким чином, до стажу, що дає право на щорічну відпустку, зараховується час перебування у відпустці без збереження зарплати, наданої на підставі ст. 25, 26 Закону № 504 (крім відпустки для догляду за дитиною).