Подання документів держреєстратору: роз’яснення Мін’юсту

Оформлення рішення про припинення юрособи

Відносини, що виникають у сфері державної реєстрації юросіб, їхньої символіки, громадських формувань, що не мають статусу юрособи, та фізосіб-підприємців, регулює Закон від 15.05.03 р. № 755-IV (далі – Закон № 755).

Для держреєстрації рішення про припинення юрособи, прийнятого її учасниками або відповідним органом юрособи, а у випадках, передбачених законом, – відповідним держорганом, подаються (ч. 10 ст. 17 Закону № 755):

• примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення учасників юрособи або відповідного органу юрособи, а у випадках, передбачених законом, – рішення відповідного держоргану про припинення юрособи;
• примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) документа, яким затверджено персональний склад комісії з припинення (комісії з реорганізації, ліквідаційної комісії) або ліквідатора, реєстраційні номери облікових карток платників податків (або відомості про серію та номер паспорта – для фізосіб, які мають відмітку в паспорті про право здійснювати платежі за серією та номером паспорта), строк заявлення кредиторами своїх вимог, – у разі відсутності зазначених відомостей у рішенні учасників юрособи або відповідного органу юрособи, а у випадках, передбачених законом, – у рішенні відповідного державного органу про припинення юрособи.

Вимоги до оформлення документів, що подаються для держреєстрації, встановлено ст. 15 Закону № 755.

Отже, вимога про нотаріальне засвідчення справжності підписів з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів установлена лише щодо того рішення уповноваженого органу управління юрособи, яке подається для держреєстрації змін до відомостей про юрособу, що містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань (далі – ЄДР).

Тобто для рішення про припинення юрособи вказана вимога відсутня.

Подання витягу з рішення уповноваженого органу управління юрособи про зміни, що вносяться до ЄДР

Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Мін’юсту від 18.06.15 р. № 1000/5, витяг – це засвідчена копія частини тексту службового документа. При цьому кожен витяг має точно і повно відтворювати ту частину документа, яка стосується запиту.

Для того щоб певні копії або витяги набули юридичної сили, вони мають бути засвідчені в установленому порядку. Право засвідчувати ті чи інші документи, у тому числі копії та витяги, може надаватися певним посадовим або іншим особам відповідними установчими чи іншими організаційними документами або на підставі довіреності.

Зверніть увагу: установа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують нотаріального засвідчення.

Положеннями Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою КМУ від 17.01.18 р. № 55, визначено, що паперові копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.

Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.

Відповідно до п. 6 ч. 1 ст. 15 Закону № 755 рішення уповноваженого органу управління юрособи має бути оформлено з дотриманням вимог, установлених законом, та відповідати законодавству.

Рішення уповноваженого органу управління юрособи, що подається для держреєстрації змін до відомостей про юрособу, що містяться в ЄДР, викладається у письмовій формі, прошивається, пронумеровується та підписується засновниками (учасниками), уповноваженими ними особами або головою та секретарем загальних зборів (у разі прийняття загальними зборами). Справжність підписів на такому рішенні нотаріально засвідчується з обов’язковим використанням спеціальних бланків нотаріальних документів, крім рішень, створених на порталі електронних сервісів та підписаних з використанням КЕП, а також інших випадків, передбачених законом.

Дія вищезазначеного положення в частині нотаріального засвідчення справжності підпису не поширюється на держреєстрацію змін до відомостей про державний орган, орган місцевого самоврядування (далі – ОМС), громадське об’єднання чи благодійну організацію, що містяться в ЄДР, а також на держреєстрацію змін до відомостей про юрособу, що вносяться на підставі розпорядчого акта держоргану, ОМС.

Якщо оригінали документів, необхідних для держреєстрації, відповідно до законодавства залишаються у справах держорганів, ОМС, що їх видають, заявник подає копії документів, оформлені такими органами згідно із законодавством (п. 16 ч. 1 ст. 15 Закону № 755).

Крім того, для держреєстрації змін до відомостей про юрособу, що містяться в ЄДР, подається примірник оригіналу (нотаріально засвідчена копія) рішення уповноваженого органу управління юрособи про зміни, що вносяться до ЄДР (ч. 4 ст. 17 Закону № 755).

Отже, для проведення держреєстрації змін до відомостей про юрособу, що містяться в ЄДР, держреєстратору подаються належним чином оформлені документи. Тобто витяг (як копія частини тексту) із рішення уповноваженого органу управління юрособи стосовно зазначених змін не може подаватися, оскільки це лише копія, а для проведення реєстраційних дій необхідно подати примірник оригіналу або нотаріально засвідчену копію такого рішення.

Держреєстратор зобов’язаний діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та законами України.

Держреєстратор перевіряє подані йому документи на наявність підстав для зупинення розгляду та відмови в держреєстрації (ст. 25, 27, 28 Закону № 755). Він розв’язує питання проведення реєстраційних дій залежно від обставин справи у кожному випадку окремо, дотримуючись норм чинного законодавства.

Лист Мін’юсту від 06.05.20 р. № 352/11668-33-20/8.4.4.