Первинні документи для підприємців-спрощенців першої-третьої груп

Законом України від 14 липня 2020 року №786-IX «Про внесення змін до Податкового кодексу України щодо функціонування електронного кабінету та спрощення роботи фізичних осіб-підприємців»» (далі – Закон №786), зокрема, внесені зміни до п. 296.1 ст. 296 Податкового кодексу України (далі – ПКУ).

Так, з 01 січня 2021 року згідно з п. 296.1 ст. 296 ПКУ фізичні особи-підприємці – платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.

Фізичні особи-підприємці – платники єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість (далі – ПДВ), ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення доходів та витрат.

Облік доходів та витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді.

Для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Пунктом 44.3 ст. 44 ПКУ встановлено, що платники податків зобов’язані забезпечити зберігання документів, визначених п. 44.1 ст. 44 ПКУ, а також документів, пов’язаних із виконанням вимог законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, протягом визначених законодавством термінів, але не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ) з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а в разі її неподання – з передбаченого ПКУ граничного терміну подання такої звітності та документів, пов’язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, – не менш як 1095 днів з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів – не менш як 1095 днів з дня завершення терміну їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 ст. 44 ПКУ, за період діяльності платника податків не менш як 1095 днів (2555 днів – для документів та інформації, необхідної для здійснення податкового контролю за трансфертним ціноутворенням відповідно до ст.ст. 39 та 39 прим. 2 ПКУ), що передували даті ліквідації платника податків, в установленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені п. 44.3 ст. 44 ПКУ терміни зберігання документів продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 ПКУ.

Слід зазначити, що наказом Міністерства фінансів України від 26.11.2020 №728 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Міністерства фінансів України від 19 червня 2015 року №579» з 01 січня 2021 року втратили чинність форми Книги обліку доходів, Книги обліку доходів і витрат та порядки їх ведення, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 19.06.2015 №579 та скасовано реєстрацію книг у податкових органах.

Проте, зміни запроваджені з 01.01.2021 Законом №786 щодо форми обліку доходів і витрат у довільній формі (в паперовому вигляді (зошиті, журналі тощо) чи в електронному вигляді (в електронній таблиці у файлі Excel, Word тощо)) не скасовують обов’язку дотримуватися платниками єдиного податку першої-третьої груп вимог заповнювати податкову декларацію платника єдиного податку – фізичної особи-підприємця (далі – податкова декларація) на підставі первинних документів у відповідності до норм п. 44.1 ст. 44 ПКУ, які мають право вивчати та перевіряти контролюючі органи під час проведення перевірок згідно з п. п. 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 ПКУ.

Крім того, при заповненні податкової декларації за звітний період – 2020 рік платниками єдиного податку використовуються дані Книги обліку доходів або Книги обліку доходів та витрат (далі – Книги), які велися до 01.01.2021, показники яких повинні бути підтверджені первинними документами.

Отже, фізичні особи-підприємці – платники єдиного податку першої – третьої груп зобов’язані забезпечити зберігання первинних документів, на підставі яких ведеться облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань по податкам і зборам – у разі їх сплати. Такі первинні документи (в тому числі Книги) зберігаються не менш як 1095 днів з дня подання податкової декларації або іншої податкової звітності, для складення якої вони використовуються, а у разі ліквідації платника податків документи за період його діяльності не менш як 1095 днів, що передували даті його ліквідації, які зберігалися в органі ДПС, в установленому законодавством порядку передаються органом ДПС до архіву.

За незабезпечення зберігання первинних документів до платників єдиного податку можуть бути застосовані штрафи відповідно до п. 121.1 ст. 121 ПКУ, зокрема, незабезпечення платником податків зберігання первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів з питань обчислення і сплати податків та зборів протягом установлених ст. 44 ПКУ строків їх зберігання та/або ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених ПКУ, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, – тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 2040 гривень.

Слід зазначити, що згідно з п. 297.3 ст. 297 ПКУ платник єдиного податку виконує передбачені ПКУ функції податкового агента у разі нарахування (виплати, надання) оподатковуваних податком на доходи фізичних осіб доходів на користь фізичної особи, яка перебуває з ним у трудових або цивільно-правових відносинах.

При відсутності первинних документів на товари (роботи, послуги), придбані платником єдиного податку, у разі виявлення факту щодо неутримання податку на доходи фізичних осіб при виплаті доходу громадянам до платників податків застосовуються штрафні санкції, як до податкового агента, передбачені ст. 125 прим. 1 ПКУ, та на суму грошового зобов’язання, визначеного контролюючим органом за результатами податкової перевірки, нараховується пеня згідно з п. п. 129.1.1 п. 129.1 ст. 129 ПКУ.

tr.tax.gov.ua