Первичные документы для предпринимателей-упрощенцев первой-третьей групп

Законом Украины от 14 июля 2020 №786-IX «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины относительно функционирования электронного кабинета и упрощения работы физических лиц-предпринимателей» »(далее - Закон №786), в частности, внесены изменения в п. 296.1 ст. 296 Налогового кодекса Украины (далее - НКУ).

Так, с 1 января 2021 согласно п. 296.1 ст. 296 НКУ физические лица-предприниматели - плательщики единого налога первой и второй групп и плательщики единого налога третьей группы, не являющихся плательщиками налога на добавленную стоимость, ведут учет в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов.

Физические лица-предприниматели - плательщики единого налога третьей группы, которые являются плательщиками налога на добавленную стоимость (далее - НДС), ведут учет в произвольной форме путем помесячного отражения доходов и расходов.

Учет доходов и расходов может вестись в бумажном и/или электронном виде.

Для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, эт "связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Пунктом 44.3 ст. 44 НКУ установлено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 ст. 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст.ст. 39 и 39 прим. 2 НКУ) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления - с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, - не менее 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов - не менее 1095 дней со дня окончания срока их действия).

В случае ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1 ст. 44 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст.ст. 39 и 39 прим. 2 НКУ), предшествовавших дате ликвидации плательщика налогов, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Предусмотренные п. 44.3 ст. 44 НКУ сроки хранения документов продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 ст. 102 НКУ.

Следует отметить, что приказом Министерства финансов Украины от 26.11.2020 №728 «О признании утратившим силу приказа Министерства финансов Украины от 19 июня 2015 №579» с 1 января 2021 утратившими силу формы Книги учета доходов, Книги учета доходов и расходов и порядки их ведения, утвержденные приказом Министерства финансов Украины от 19.06.2015 №579 и отменена регистрация книг в налоговых органах.

Однако, изменения введены с 01.01.2021 Законом №786 по форме учета доходов и расходов в произвольной форме (в бумажном виде (тетради, журнале и т.д.) или в электронном виде (в электронной таблице в файле Excel, Word и т.д.)) не отменяют обязанности соблюдать плательщиками единого налога первой-третьей групп требований заполнять налоговую декларацию плательщика единого налога - физического лица-предпринимателя (далее - налоговая декларация) на основании первичных документов в соответствии с нормами п. 44.1 ст. 44 НКУ, имеют право изучать и проверять контролирующие органы при проведении проверок в соответствии с п. П. 20.1.6 п. 20.1 ст. 20 НКУ.

Кроме того, при заполнении налоговой декларации за отчетный период - 2020 плательщиками единого налога используются данные Книги учета доходов или книги учета доходов и расходов (далее - Книги), которые велись до 01.01.2021, показатели которых должны быть подтверждены первичными документами.

Следовательно, физические лица-предприниматели - плательщики единого налога первой - третьей групп обязаны обеспечить хранение первичных документов, на основании которых ведется учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств по налогам и сборам - в случае их уплаты. Такие первичные документы (в том числе Книги) хранятся не менее 1095 дней со дня представления налоговой декларации или иного налоговой отчетности, для составления которой они используются, а в случае ликвидации налогоплательщика документы за период его деятельности не менее 1095 дней, предшествовавших дате его ликвидации, которые хранились в органе ГНС, в установленном законодательством порядке передаются органом ГНС в архив.

За необеспечение хранения первичных документов к плательщикам единого налога могут быть применены штрафы в соответствии с п. 121.1 ст. 121 НКУ, в частности, необеспечение налогоплательщиком хранения первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных ст. 44 НКУ сроков их хранения и/или непредоставление налогоплательщиком контролирующим органам оригиналов документов (кроме документов, полученных из Единого реестра налоговых накладных) или их копий при осуществлении налогового контроля в случаях, предусмотренных НКУ, - влекут наложение штрафа в размере 1020 гривен.

Те же действия, совершенные налогоплательщиком, к которому в течение года был применен штраф за такое же нарушение, - влекут наложение штрафа в размере 2040 гривен.

Следует отметить, что согласно п. 297.3 ст. 297 НКУ плательщик единого налога выполняет предусмотренные НКУ функции налогового агента в случае начисления (выплаты, предоставления) облагаемых налогом на доходы физических лиц доходов в пользу физического лица, находящегося с ним в трудовых или гражданско-правовых отношениях.

При отсутствии первичных документов на товары (работы, услуги), приобретенные плательщиком единого налога, в случае выявления факта по неудержание налога на доходы физических лиц при выплате дохода гражданам к налогоплательщикам применяются штрафные санкции, как к налогового агента, предусмотренные ст. 125 прим. 1 НКУ, и на сумму денежного обязательства, определенного контролирующим органом по результатам налоговой проверки, начисляется пеня в соответствии с п. п. 129.1.1 п. 129.1 ст. 129 НКУ.

tr.tax.gov.ua