Щодо можливості використання ЕЦП при оформленні первинних документів

ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ЛИСТ

від 04.05.2016 № 9985/6 / 99-95-42-01-16-01-15

Державна фіскальна служба України розглянула лист  щодо можливості використання електронно-цифрового підпису (далі – ЕЦП) при оформленні первинних облікових документів і повідомляє таке.

Відповідно до статті 1 Закону України від 22 травня 2003 року № 852-IV Про електронний цифровий підпис електронний підпис – це дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов’язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних. ЕЦП є різновидом електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача.

Пунктом 2 статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-ХIV Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні  (далі – Закон № 996) визначено, що первинні та зведені облікові документи можуть бути складені на паперових або машинних носіях і повинні мати обов’язкові реквізити, визначені цим пунктом. Первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг. Для повноцінного існування електронних документів необхідно не тільки підтвердити особу підписувача (автора), а й забезпечити доведення цілісності таких документів протягом часу їх використання та зберігання. Використання платником податків первинних та зведених облікових документів в електронній формі, а також їх передавання своїм контрагентам визнається електронним документообігом, у зв’язку з чим відповідно до статей 9-13 Закону України від 22 травня 2003 року № 851 Про електронні документи та електронний документообіг  (далі – Закон № 851) платник податків зобов’язаний забезпечити та врегулювати процеси створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання (у разі необхідності підтвердження факту одержання документів), зберігання, використання та знищення електронних документів.

Так, статтями 6-7 Закону № 851 встановлено, що створення електронного документа може завершуватися накладенням електронного підпису, який на відміну від ЕЦП використовується суб’єктами електронного документообігу виключно на договірних засадах та призначений лише для ідентифікації автора.

Разом з цим, оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством. При цьому юридична та доказова сила такого документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму.

Пунктом 2.3 глави 2 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення), визначено, що первинні документи, створені в електронному вигляді, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг та законодавства у сфері ЕЦП.

Також пунктом 6.4 глави 6 Положення передбачено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

Додатково повідомляємо, що відповідно до статті 3 Закону № 851 за правовим статусом ЕЦП прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

• ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення ЕЦП;
• особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

Перший заступник Голови                                                                   С.В. Білан