О возможности использования ЭЦП при оформлении первичных документов

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФИСКАЛЬНАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ

ПИСЬМО

от 04.05.2016 № 9985/6 / 99-95-42-01-16-01-15

Государственная фискальная служба Украины рассмотрела письмо о возможности использования электронно-цифровой подписи (далее - ЭЦП) при оформлении первичных учетных документов и сообщает следующее.

В соответствии со статьей 1 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 852-IV Про електронний цифровий підпис электронная подпись - это данные в электронной форме, которые прилагаются к другим электронным данным или логически с ними связаны и предназначены для идентификации подписанта этих данных. ЭЦП является разновидностью электронной подписи, полученной в результате криптографического преобразования набора электронных данных, который добавляется к этому набору или логически с ним объединяется и дает возможность подтвердить его целостность и идентифицировать подписчика.

Пунктом 2 статьи 9 Закона Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні (далее - Закон № 996) определено, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, определенные этим пунктом. Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте. Для полноценного существования электронных документов необходимо не только подтвердить личность подписанта (автора), но и обеспечить доведение целостности таких документов в течение времени их использования и хранения.

Использование налогоплательщиком первичных и сводных учетных документов в электронной форме, а также их передачи своим контрагентам признается электронным документооборотом, в связи с чем в соответствии со статьями 9-13 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851 Про електронні документи та електронний документообіг (далее - Закон № 851) налогоплательщик обязан обеспечить и урегулировать процессы создания, обработки, отправки, передачи, получения (в случае необходимости подтверждения факта получения документов), хранение, использование и уничтожение электронных документов.

Так, статьями 6-7 Закона № 851 установлено, что создание электронного документа может завершаться наложением электронной подписи, который в отличие от ЭЦП используется субъектами электронного документооборота исключительно на договорных началах и предназначен только для идентификации автора.

Вместе с этим, оригинал электронного документа должен давать возможность доказать его целостность и подлинность в порядке, определенном законодательством. При этом юридическое и доказательная сила такого документа не может быть отвергнута исключительно из-за того, что он имеет электронную форму.

Пунктом 2.3 главы 2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины Про затвердження Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку от 24.05.1995 № 88 (далее - Положение), определено, что первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте и законодательства в сфере ЭЦП.

Также пунктом 6.4 главы 6 Положения предусмотрено, что первичные документы, учетные регистры и бухгалтерская отчетность, созданные в форме электронного документа, должны храниться на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях, и в течение срока, который не должен быть меньше срока, установленного для соответствующих документов на бумаге.

Дополнительно сообщаем, что в соответствии со статьей 3 Закона № 851  правовой статус ЭЦП приравнивается к собственноручной подписи (печати) в случае, если:

• ЭЦП подтверждена с использованием усиленного сертификата ключа с помощью надежных средств цифровой подписи;
• во время проверки использовался усиленный сертификат ключа, действующий на момент наложения ЭЦП;
• личный ключ подписывающего соответствует открытому ключу, указанному в сертификате.

 
Первый заместитель Председателя                                                                         С.В. Билан