Коли можна використовувати факсиміле у разі оформлення первинних документів для податкового обліку

Чи передбачено законодавством України використання факсиміле при оформленні первинних документів, які є підставою для податкового обліку?

Згідно з абзацом першим п. 44.1 Податкового кодексу (далі – ПК) для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, інформації, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ПК.

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку та складання фінансової звітності в Україні визначено Законом від 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996).

Частиною 2 ст. 9 Закону № 996 визначено, що первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, зокрема, особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Згідно з абзацом другим п. 1.2 гл. 1 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88 (далі – Положення № 88), первинні документи – це документи, створені у письмовій або електронній формі, які містять відомості про господарські операції.

Відповідно до абзаців першого та другого п. 2.4 гл. 2 Положення № 88 документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Використання при оформленні первинних документів факсимільного відтворення підпису допускається у порядку, встановленому законом, іншими актами цивільного законодавства.

При цьому приписами ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу передбачено, що використання при вчиненні правочинів факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається у випадках, встановлених законом, іншими актами цивільного законодавства, або за письмовою згодою сторін, у якій мають міститися зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, або іншим чином врегульовується порядок його використання сторонами.

Тобто, використання факсимільного відтворення підпису при оформленні первинних документів за письмовою згодою сторін, в якій містяться зразки відповідного аналога їхніх власноручних підписів, не порушує законодавства України, крім випадків застосування первинних документів, якими не передбачено використання факсимільного відтворення підпису.

Наприклад, документами, які не можуть бути оформлені за допомогою факсиміле, зокрема, є бухгалтерська, податкова та фінансова звітність, податкові накладні, банківські розрахункові документи, касові документи підприємства.

ЗІР, категорія 129

Приєднуйтесь до Uteka у Telegramm