Як правильно скласти графік відпусток: консультує Держпраці

Відповідно до ст. 10 Закону України від 15.11.1996 р. № 504 «Про відпустки» (далі – Закон про відпустки), ст. 79 Кодексу законів про працю України (далі – КЗпП) черговість надання відпусток працівників визначається графіками, що затверджуються власником або уповноваженим ним органом за погодженням із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим відділом усіх працівників.

При складанні графіків враховуються інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їхнього відпочинку. Оскільки законодавчо не встановлено форму графіка відпусток, він складається у довільній формі. Враховуючи, що Закон про відпустки поширюється на всіх громадян України, які перебувають у трудових відносинах з підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи (далі – Робота закону щодо складання графіка відпусток має бути дотримано і у разі, коли на підприємстві працює навіть кілька працівників.

Графік відпусток – це локальний нормативний акт Роботодавця, який належить до організаційно-розпорядчої документації. Саме тому з моменту затвердження цього документа як працівник, так і Роботодавець повинні дотримуватись його виконання. Графік відпусток визначає черговість надання оплачуваних відпусток у календарному році з урахуванням інтересів виробничого та господарського процесів, а також особистих інтересів працівників та можливості для їх відпочинку. Він містить інформацію про розподілі часу відпусток між працівниками всіх структурних підрозділів. Графік відпусток розробляється щороку наступного календарного року. Це не лише обов'язковий організаційний документ, а й зручний інструмент планування. Чинне законодавство не пропонує типової форми для затвердження графіка відпусток. Отже, Роботодавець може розробити його самостійно, керуючись загальними правилами діловодства. У графіку відпусток можна вказати такі відомості щодо відпустки: – вид; – місяць початку; - Місяць закінчення; – кількість календарних днів. При оформленні Графіка відпусток слід враховувати норми ДСТУ 4163:2020, що розповсюджується на організаційно-розпорядчу документацію незалежно від носія інформації. Готовий графік відпусток посадовець, який його готував, представляє Роботодавцю. Роботодавець погоджує графік відпусток із виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) або іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.

Далі постає питання: як правильно затверджувати графік відпусток: керівник може затвердити його особисто своїм підписом та печаткою, без наказу, або шляхом видання окремого наказу? Нормативні акти не визначають спосіб затвердження графіка відпусток. Обидва способи прийнятні, Роботодавець повинен самостійно ухвалити рішення, як це робити.

Варіант 1.

Графік відпусток затверджується як окремий документ шляхом накладання ствердної візи керівника. Слід врахувати, що це документ управлінської документації, тому має бути номер, дата і всі необхідні реквізити. Відповідно зміни будуть вноситись за такою ж формою і в тому ж порядку, як затверджувався графік (у змін також має бути дата та номер). Такий варіант вибирають у разі, якщо для виконання цього графіка немає додаткових вказівок. Якщо ж важливо ознайомити з графіком відпусток, роздати керівникам структурних підрозділів виписки з графіка відпусток чи інші вказівки, вибирається

Варіант 2.

Твердження графіка відпусток наказом. Зазначений наказ може бути наказом з адміністративно-господарську діяльність. Відповідно, всі зміни до графіка відпусток вносяться також наказами.

Відсутність графіка відпусток, як зазначено у листі Міністерства соціальної політики України від 29.07.2015 р. №191/10/136-15 «Про графік відпусток», може кваліфікуватися як «порушення інших вимог трудового законодавства». Слід зазначити, що у ч. 1 ст. 41 КУпАП України встановлена ​​відповідальність також за «інші порушення вимог законодавства про працю», під які підпадає відсутність графіка відпусток; посадовим особам Роботодавця загрожує адміністративний штраф у загальному випадку від 510 до 1700 грн. А Роботодавцю загрожує штраф у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне таке порушення (абз. 8 год. 2 ст. 265 КЗпП)

https://od.dsp.gov.ua