Як уникнути помилок при оформленні нового працівника

На невеликому підприємстві бухгалтеру часто доводиться виконувати обов'язки кадровика. Відповідно, на плечі бухгалтера лягає оформлення купи кадрової документації. Справа ця дуже складне. Бухгалтер, який не має спеціальної підготовки, ризикує допустити серйозну помилку, яка в подальшому може обернутися штрафом.

Документи, які майбутній працівник повинен принести з собою для оформлення. Це паспорт, трудова книжка, страхове свідоцтво державного пенсійного страхування, військовий квиток (або приписне свідоцтво) та документ про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань.

Отже, всі необхідні документи в наявності, і претендент готовий працевлаштуватися. Здавалося б, далі все ясно - можна оформляти трудовий договір. Однак це не так, зауважила інспектор. Перед врученням трудового договору для вивчення та підпису працівника  слід ознайомити з усіма локальними актами підприємства, які стосуються організації праці. До таких актів відносяться положення про преміювання, оплату праці, надання відпусток, охорони праці, правила внутрішнього трудового розпорядку, колективний договір і т.п.  Підтвердити факт ознайомлення з кожним з них працівник  повинен особистим підписом у відповідному листі ознайомлення (він зазвичай прикріплюється до самого документа, в кінці), проставивши дату і час ознайомлення.

Відповідно до норм трудового законодавства, працівник не може бути допущений до роботи без укладання трудового договору та повідомлення органу фіскальної служби. Оформлюючи нового працівника на роботу, суб’єкту господарювання необхідно: укласти в письмовій формі трудовий договір; оформити наказ про прийняття на роботу; повідомити орган ДФС про прийняття працівника на роботу. А протягом 5 днів з дня початку роботи роботодавець повинен внести запис про прийом на роботу в трудову книжку працівника. Причому, поспішати з внесенням цього запису не варто - треба дочекатися фактичного виходу працівника на роботу, ознайомити його з наказом і тільки потім вносити запис у трудову книжку. Справа ось в чому.  

Якщо працівник, підписавши трудовий договір, так і не вийшов на роботу в обумовлені терміни, організація може анулювати договір в односторонньому порядку. А ось що при цьому робити з трудовою книжкою, якщо в ній вже є запис про прийом на роботу. Саме тому краще чітко дотримуватися процедури і вносити запис про прийом на роботу тільки після того, як працівник фактично приступив до роботи і ознайомлений з наказом. Заключний етап оформлення прийому  працівника - заповнення особової картки (П-2) на нового працівника.  Тут  треба пам'ятати лише те, що картки  потрібно вести  на паперовому носії, так як з записами в них про прийом на роботу, переміщеннях і т.п. працівника слід ознайомлювати під розпис.  

kr.dsp.gov.ua