Как избежать ошибок при оформлении нового работника

На небольшом предприятии бухгалтеру часто приходится выполнять обязанности кадровика. Соответственно, на плечи бухгалтера ложится оформления кучи кадровой документации. Дело это очень сложное. Бухгалтер, не имеющий специальной подготовки, рискует допустить серьезную ошибку, которая в дальнейшем может обернуться штрафом.

Документы, которые будущий работник должен принести с собой для оформления. Это паспорт, трудовая книжка, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, военный билет (или приписное свидетельство) и документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний.

Итак, все необходимые документы в наличии, и претендент готов трудоустроиться. Казалось бы, дальше все ясно - можно оформлять трудовой договор. Однако это не так, отметила инспектор. Перед вручением трудового договора для изучения и подписи работника следует ознакомить со всеми локальными актами предприятия, относящиеся к организации труда. К таким актам относятся положения о премировании, оплату труда, предоставления отпусков, охраны труда, правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор и т.п. Подтвердить факт ознакомления с каждым из них работник должен личной подписью в соответствующем письме ознакомления (он обычно прикрепляется к самому документу, в конце), проставив дату и время ознакомления.

В соответствии с нормами трудового законодательства, работник не может быть допущен к работе без заключения трудового договора и уведомления органа фискальной службы. Оформляя нового работника на работу, субъекту хозяйствования необходимо: заключить в письменной форме трудовой договор; оформить приказ о приеме на работу; уведомить орган ДФС о приеме работника на работу. А в течение 5 дней со дня начала работы работодатель должен внести запись о приеме на работу в трудовую книжку работника. Причем, спешить с внесением этой записи не стоит - нужно дождаться фактического выхода работника на работу, ознакомить его с приказом и только потом вносить запись в трудовую книжку. Дело вот в чем.

Если работник, подписав трудовой договор, так и не вышел на работу в оговоренные сроки, организация может аннулировать договор в одностороннем порядке. А вот что при этом делать с трудовой книжкой, если в ней уже есть запись о приеме на работу. Именно поэтому лучше четко придерживаться процедуры и вносить запись о приеме на работу только после того, как работник фактически приступил к работе и ознакомлен с приказом. Заключительный этап оформления приема работника - заполнение личной карточки (П-2) на нового работника. Здесь надо помнить только то, что карточки нужно вести на бумажном носителе, так как с записями в них о приеме на работу, перемещениях и т.п. работника следует знакомить под роспись.

kr.dsp.gov.ua