Білка в колесі: як спланувати свій час ефективно?

Ви все частіше стикаєтеся з нестачею часу? Чи намагаєтеся все встигнути, але дрібні турботи відволікають від важливих справ? Можливо, ви просто не знаєте, як організувати свій день. Правильно розподілити час – значить визначити всі завдання, розставити їх в порядку пріоритетності, розрахувати необхідний для кожного етапу час і в результаті – підвищити продуктивність і не упустити важливі справи. 

АНАЛІЗУЙТЕ. Проведіть аналіз дня. Записуйте, чим ви займаєтеся і скільки часу на це йде. Поспостерігайте за собою пару днів, краще – тиждень. Так, нудне заняття, але воно допоможе вам зрозуміти, куди витікає час.

РОЗСТАВЛЯЙТЕ ПРІОРИТЕТИ. Почніть планувати свої справи з розстановкою пріоритетів. Один з кращих способів організувати свій час – скласти з вечора список справ, які вам необхідно зробити на завтра. А потім розподілити справи за ступенем важливості. Наприклад, позначте червоним кольором найважливіші справи, зеленим – середньої важливості, синім – справи, які можна відкласти на деякий час. Для кожного завдання визначте приблизну витрату часу.

Коли завдання виконане – поставте навпроти нього великий «плюс». Це прекрасна мотивація працювати далі. Наприкінці дня порахуйте «плюси» і похваліть себе. Якщо щось не встигли виконати, перенесіть завдання у завтрашній план.

СПРАВ – СИЛА-СИЛЕННА. Обов’язково плануйте такий обсяг роботи, який реально встигнете зробити. Інакше план буде тільки вганяти в депресію, а у нього зовсім інше завдання.

ОРГАНАЙЗЕР. Встановіть на гаджет персональний органайзер. Такі програми управління завданнями, фінансами, проектами, контактами, подіями – дозволять визначити пріоритет справ, допоможуть розподілити час, нагадають про важливі справи.

ПОРЯДОК. Тримайте в порядку робоче місце. Покладіть потрібні речі і документи на чільне місце. Речі, які потрібні частіше – у межах досяжності. Предмети, які використовуються рідко, приберіть кудись з очей подалі.

Можна створити файли на робочому столі комп’ютера і розподілити за категоріями. Наприклад, у файл «Сьогодні» можна внести список справ, запланованих на день. У файл «Потім» занесіть все, що бажано зробити, але не «горить».

РОЗПОДІЛЯЙТЕ СИЛИ. Зробити весь обсяг роботи відразу буває важко. Розбийте його на невеликі підзадачі і виконуйте в зручному порядку.

ВМІЙТЕ ГОВОРИТИ «НІ!». Щоб правильно розподілити свій час, потрібно вміти відмовлятися від справ, які не відповідають вашим цілям. Так ви заощадите час і сили, адже іноді потрібно ще й відпочивати.

ВИКОРИСТОВУЙТЕ ЧАС З КОРИСТЮ. Потрапили в пробку, їдете в громадському транспорті, стоїте в черзі, довго оновлюється Windows або антивірус? Послухайте аудіокнигу, почитайте що-небудь. Навіть п’ять хвилин читання – це вже добре. Крім того, можна встигнути проаналізувати вже виконане і спланувати подальші дії.

ЗАПИСУЙТЕ. Записуйте, а не тримайте в голові. Протягом дня нас відвідує багато ідей, і запам’ятати все неможливо. Заведіть записну книжку – про всяк випадок. Записали думку, розвантажили пам’ять і працюєте спокійно далі.

ЧАС АКТИВНОСТІ. Ефективно організувати свій день допоможе уважне ставлення до свого організму. Визначте годинник вашої найбільшої активності. Призначайте важливі справи на час, коли у вас максимальний підйом сил, а в момент спаду сил – відпочивайте або виконуйте нескладну роботу. Одним добре працюється зранку, до інших натхнення приходить пізно ввечері. Використовуйте це!

ДОТРИМУЙТЕСЬ РЕЖИМУ. Коли ви лягаєте спати і встаєте в один і той же час, то для відновлення сил потрібно менше часу. Якщо ж час відходу до сну постійно різний, вам і 12 годин не вистачить, щоб виспатися.

ПАМ’ЯТАЙТЕ ПРО ВІДПОЧИНОК. Відпочинок – це не розкіш, а необхідність. Протягом дня намагайтеся виділити вільний час, а на тижні – влаштовуйте вихідний. Отримані позитивні емоції дадуть сили для подальшої роботи. Звичайно, начебто нічого складного, але трудоголіки частенько забувають про необхідність перепочинку.

Панікувати і відміряти кожну секунду, звичайно, не потрібно. Але знання про те, як правильно розподілити свій час, ніколи не будуть зайвими. Адже значно приємніше знати, що ви все встигнете, а не мчати стрімголов у тисячу місць одночасно.

https://uk.etcetera.media