Правила заповнення звітності до центру зайнятості: форми № 3-ПН і № 4-ПН

Законодавством у сфері зайнятості покладено обов’язок на роботодавців щодо подання звітів про наявність вакансій і про вивільнення працівників. Ці звіти подаються до центрів зайнятості за різних обставин. Як їх заповнювати,коли та навіщо – читайте у статті.

Обов’язок своєчасно та в повному обсязі подавати до центру зайнятості інформацію про попит на робочу силу (вакансії) (форма № 3-ПН) та про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці (форма № 4-ПН) передбачено п. 4 ч. 3 ст. 50 Закону від 05.07.12 р. № 5067-VI «Про зайнятість населення» (далі – Закон № 5067).

Інформація про попит на робочу силу (форма № 3-ПН)

Коли подається звіт та за якою формою

Інформація про попит на робочу силу (вакансії) подається роботодавцями за встановленою формою № 3-ПН, затвердженою наказом Мінсоцполітики від 31.05.13 р. № 316 (далі – Наказ № 316, у редакції наказу Мінсоцполітики від 05.12.16 р. № 1476).

Під терміном «роботодавець» тут маються на увазі всі юридичні особи, а також фізособи–підприємці, які використовують найману працю.

Звіт подається за наявності в роботодавця попиту на робочу силу (вакансії) не пізніше ніж через 3 робочих дні з дати відкриття вакансії(й) (п. 5 розд. І Порядку подання форми звітності № 3-ПН «Інформація про попит на робочу силу (вакансії), затвердженого Наказом № 316).

Нагадаємо, що вакансією слід вважати вільну посаду (робоче місце), на яку може бути працевлаштована особа.

Форма № 3-ПН подається до базового центру зайнятості незалежно від місцезнаходження роботодавця. Її можна надсилати й поштою. У разі особистого подання форму варто заповнити у двох примірниках: один залишиться в центрі зайнятості, а другий – у роботодавця. Зауважимо, що актуальність зазначених у формі № 3-ПН вакансій може уточнюватися центром зайнятості. Це може відбуватися у телефонному режимі або через засоби електронного зв’язку, або навіть під час особистої зустрічі з роботодавцем не рідше ніж двічі на місяць.

Види звітності за формою № 3-ПН

Звітність за формою № 3-ПН може бути первинною або уточнювальною. Один із варіантів роботодавець зазначає, заповнюючи форму.

Первинна звітність подається з метою інформування про наявність попиту на робочу силу (вакансії).

Уточнювальна звітність подається в разі потреби на заміну первинної та містить уточнення характеристик вакансії: умов праці, розміру заробітної плати, вимог до претендента тощо. Водночас не можуть бути змінені дані щодо кількості вакансій та назви посади/професії.

Порядок заповнення форми № 3-ПН

Форма № 3-ПН складається з двох розділів.

У розд. І «Основні дані про вакансії» зазначається:

• у графі А – порядковий номер запису. Під одним порядковим номером наводяться дані про загальну кількість вакансій за однойменними професіями з однаковими даними щодо оплати праці та місця проведення робіт. В інших випадках дані про вакансії відображаються під окремими порядковими номерами.
• у графі 1 – назва посади/професії (найменування має відповідати чинному Національному класифікатору України «Класифікатор професій», затвердженому наказом Держспоживстандарту від 28.07.10 р. № 327 (далі – КП);
• графі 2 – кількість вакансій за цією посадою/професією;
• графі 3 – розмір зарплати з урахуванням основної заробітної плати, премій, надбавок, інших заохочувальних і компенсаційних виплат;
• графі 4 – лише розмір основної зарплати;
• графі 5 – місце роботи;
• графі 6 – робиться запис «так», якщо в розд. II форми № 3-ПН надаватимуться додаткові коментарі, або запис «ні», якщо коментарів немає.

Як зазначалося вище, якщо до посади/професії наводитимуться коментарі, то в рядку «Додаток: на ____ арк.» проставляється кількість сторінок, заповнених відповідною інформацією.

За наявності в роботодавців коментарів до вакансії заповнюється розд. ІІ «Коментарі до даних про вакансії», в якому відображається порядковий номер відповідного запису з розд. І, а також характеристики вакансій (умови праці, розмір зарплати та вимоги до претендентів):

• у пункті 1 зазначається порядковий номер відповідного запису з розд. І та кількість вакансій;
• у пункті 2 – кількість осіб, які мають додаткові гарантії щодо сприяння працевлаштуванню та можуть бути працевлаштовані (відповідно до ст. 14 Закону № 5067) та інші категорії громадян (наприклад, внутрішньо переміщені особи);
  Врахуйте, що відповідно до ст. 53 Закону № 5067 у разі невиконання протягом року квоти для працевлаштування громадян, зазначених у ч. 1 ст. 14 цього Закону, з роботодавця стягується штраф за кожну необґрунтовану відмову у працевлаштуванні таких осіб у межах відповідної квоти у двократному розмірі мінімальної заробітної плати (далі – МЗП), установленої на момент виявлення порушення.
• упункті 3 – завдання та обов’язки за професією (спеціальністю) – наводиться стислий опис робіт, які має виконувати працівник на робочому місці, а також зазначаються інші коментарі (за потреби);
• у пунктах 4-6 – з переліку вибирається режим та характер виконуваної роботи,умови праці;
• упункті 7 – з переліку вибираються додаткові відомості щодо вакансії (медичне страхування, відшкодування транспортних витрат тощо);
• у пунктах 8, 9, 10 – вимоги до кандидата (його освітній рівень, спеціальність (спеціалізація) та/або галузь знань, професійна кваліфікація, науковий ступінь, стаж роботи (років) за відповідною професією (спеціальністю) та додаткові вимоги;
• у пункті 11 – стаж роботи (в роках):
• у пункті 12 – додаткові вимоги до вмінь, знань, навичок у довільній формі.

Розділ ІІ форми № 3-ПН підписується роботодавцем або уповноваженою ним особою окремо щодо кожної вакансії.

Зважаючи на це, можна зробити висновок, що інформація про вакансію, яку роботодавець планує укомплектувати самостійно (без допомоги центру зайнятості), не подається.

Якщо протягом року посада/професія стає вакантною декілька разів, роботодавець, плануючи заповнити її за допомогою центру зайнятості, повинен подавати форму № 3-ПН щоразу.

Приклад заповненої форми наведемо у зразку 1.

 Відповідальність за неподання форми № 3-ПН

Обов’язок роботодавця подавати інформацію про попит на робочу силу встановлено ч. 3 ст. 50 Закону № 5067. Водночас законодавством не передбаченовідповідальності за неподання такої інформації.

Зразок 1. Приклад заповнення форми № 3-ПН

Інформація про заплановане масове вивільнення працівників (форма № 4-ПН)

Коли подається звіт та за якою формою

Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці подається лише підприємствами, установами, організаціями (далі – підприємство) незалежно від форми власності, виду діяльності та господарювання за встановленою формою звітності № 4-ПН, затвердженою наказом Мінсоцполітики від 31.05.13 р. № 317. Цим наказом затверджено і Порядок подання форми звітності № 4-ПН «Інформація про заплановане масове вивільнення працівників у зв’язку із змінами в організації виробництва і праці» (далі – Порядок № 317).

Подання форми спрямоване на прогнозування ситуації, коли масове вивільнення працівників спричиняє різке зростання безробіття в регіоні або на певній території.

Тому звітність за формою № 4-ПН подається лише в разі запланованого масового вивільнення працівників у зв’язку зі змінами в організації виробництва і праці, у т. ч. ліквідацією, реорганізацією або перепрофілюванням підприємств, скороченням чисельності або штату працівників, не пізніше ніж за два місяці до масового вивільнення працівників.

Зверніть увагу: Відповідно до ст. 48 Закону № 5067 масовим вивільненням з ініціативи роботодавця (крім ліквідації юридичної особи) є одноразове або протягом:

1) одного місяця:

• вивільнення 10 і більше працівників на підприємстві з чисельністю від 20 до 100 працівників;
• вивільнення 10 % і більше працівників на підприємстві з чисельністю від 101 до 300 працівників;

2) трьох місяців – вивільнення 20 % і більше працівників на підприємстві незалежно від чисельності працівників.

Роботодавці мають звітувати за формою № 4-ПН до центру зайнятості, якщо звільняють працівників на підставі п. 1 ст. 40 КЗпП у зв’язку з:

• ліквідацією підприємства – незалежно від кількості працівників;
• реорганізацією або перепрофілюванням підприємства, скороченням чисельності або штату працівників, – якщо кількість працівників, що підлягають вивільненню, відповідає критеріям масового вивільнення.

Форма № 4-ПН подається до територіального органу Державної служби зайнятості за місцем реєстрації роботодавця як платника єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування. Як і форму № 3-ПН, форму № 4-ПН можна надіслати поштою або подати особисто. У разі особистого подання її слід заповнити у двох примірниках: один залишиться в центрі зайнятості, а другий (з відмітками про одержання) – у роботодавця.

Порядок заповнення форми № 4-ПН

У формі № 4-ПН потрібно заповнювати лише один розділ. У ньому зазначається:

• у графі А – порядковий номер запису. У запис із окремим порядковим номером включаються дані про кількість запланованих до вивільнення працівників, за якими дані про найменування професії (посади), дату наказу про попередження про вивільнення працівників і дату запланованого вивільнення, відображені у графах 1, 3, 4, повністю збігаються. В іншому разі дані про заплановане вивільнення працівників відображаються в записах під іншими порядковими номерами;
• у графі 1 – найменування посади/професії (має відповідати чинному КП);
• у графі 2 – кількість працівників, яких передбачається вивільнити;
• у графі 3 – дата наказу, яким було попереджено працівників про заплановане вивільнення;
• у графі 4 – дата запланованого вивільнення працівників.

Крім того, у кінці бланку слід обрати один із варіантів передбаченого вивільнення працівників, проставивши відповідну відмітку: одноразово (або протягом одного місяця) чи протягом трьох місяців.

Форма підписується керівником (власником) підприємства (установи, організації), зазначаються прізвище, ініціали та дата складання звіту.

Приклад заповнення форми № 4-ПН наведено у зразку 2.

Відповідальність за неподання форми № 4-ПН

У разі неподання роботодавцем до центру зайнятості звіту за формою № 4­ПН за два місяці до масового вивільнення працівників або в разі порушення установленого порядку його подання, відповідно до ч. 6 ст. 53 Закону № 5067 стягується штраф у чотирикратному розмірі МЗП, установленої на момент виявлення порушення (з вересня 2020 року це 20 000 грн).

Зразок 2. Приклад заповнення форми № 4-ПН