Правила заполнения отчетности в центр занятости: формы № 3-ПН и № 4-ПН

Законодательством в сфере занятости возложена обязанность на работодателей по представлению отчетов о наличии вакансий и о увольнении работников. Эти отчеты представляются в центры занятости при различных обстоятельствах. Как их заполнять, когда и зачем – читайте в статье.

Обязанность своевременно и в полном объеме представлять в центр занятости информацию о спросе на рабочую силу (форма № 3-ПН) и о запланированном массовом высвобождении работников в связи с изменениями в организации производства и труда (форма № 4-ПН) предусмотрена п. 4 ч. 3 ст. 50 Закона от 05.07.12 г. № 5067-VI «О занятости населения» (далее – Закон № 5067).

Информация о спросе на рабочую силу (форма № 3-ПН)

Когда представляется отчет и по какой форме

Информация о спросе на рабочую силу (вакансиях) подается работодателями по установленной форме № 3-ПН, утвержденной приказом Минсоцполитики от 31.05.13 г. № 316 (далее – Приказ № 316, в редакции приказа Минсоцполитики от 05.12.16 г. № 1476).

Под термином «работодатель» здесь имеются в виду все юридические лица, а также физлица-предприниматели, использующие наемный труд.

Отчет представляется при наличии у работодателя спроса на рабочую силу (вакансий) не позднее чем через 3 рабочих дня с даты открытия вакансии (п. 5 разд. І Порядка представления формы отчетности № 3-ПН «Информация о спросе на рабочую силу (вакансиях), утвержденного Приказом № 316).

Напомним, что вакансией следует считать свободную должность (рабочее место), на которую может быть трудоустроен человек.

Форма № 3-ПН представляется в базовый центр занятости независимо от местонахождения работодателя. Ее можно отправлять и по почте. Если же отчет представляется лично, то стоит заполнить его в двух экземплярах: один останется в центре занятости, а второй – у работодателя. Заметим, что актуальность указанных в форме № 3-ПН вакансий может уточняться центром занятости. Это может происходить в телефонном режиме или с помощью средств электронной связи, или даже при личной встрече с работодателем не реже двух раз в месяц.

Виды отчетности по форме № 3-ПН

Отчетность по форме № 3-ПН может быть первичной или уточняющей. Один из вариантов работодатель указывает при заполнении формы.

Первичная отчетность представляется в целях информирования о наличии спроса на рабочую силу (вакансий).

Уточняющая отчетность представляется в случае необходимости для замены первичной и содержит уточнение характеристик вакансии: условий труда, размера заработной платы, требований к претенденту и т. п. В то же время, не могут быть изменены данные о количестве вакансий и название должности/профессии.

Порядок заполнения формы № 3-ПН

Форма № 3-ПН состоит из двух разделов.

В разд. І «Основные данные о вакансиях» указывается:

• в графе А – порядковый номер записи. Под одним порядковым номером приводятся данные об общем количестве вакансий по одноименным профессиям с одинаковыми данными по оплате труда и месту проведения работ. В иных случаях данные о вакансиях отражаются под отдельными порядковыми номерами.
• в графе 1 – название должности/профессии (наименование должно соответствовать действующему Национальному классификатору Украины «Классификатор профессий», утвержденному приказом Госпотребстандарта от 28.07.10 г. № 327 (далее – КП);
• графе 2 – количество вакансий по этой должности/профессии;
• графе 3 – размер зарплаты с учетом основной заработной платы, премий, надбавок, прочих поощрительных и компенсационных выплат;
• графе 4 – только размер основной зарплаты;
• графе 5 – место работы;
• графе 6 – делается запись: «да», если в разд. II формы № 3-ПН будут предоставляться дополнительные комментарии, или «нет», если комментарии отсутствуют.

Как отмечалось выше, если к должности/профессии будут приводиться комментарии, то в стр. «Додаток: на ____ арк…» проставляется количество страниц, заполненных соответствующей информацией.

При наличии у работодателей комментариев к вакансии заполняется разд. ІІ «Коментарі до даних про вакансії», в котором отражается порядковый номер соответствующей записи из разд. І, а также характеристики вакансий (условия труда, размер зарплаты и требования к претендентам):

• в пункте 1 указывается порядковый номер соответствующей записи из разд. I и количество вакансий;
• в пункте 2 – количество лиц, которые имеют дополнительные гарантии в содействии трудоустройству и могут быть трудоустроены (в соответствии со ст. 14 Закона № 5067), а также другие категории граждан (например, внутренне перемещенные лица);

Учтите, что в соответствии со ст. 53 Закона № 5067 при невыполнении в течение года квоты для трудоустройства граждан, указанных в ч. 1 ст. 14 данного Закона, с работодателя взимается штраф за каждый необоснованный отказ в трудоустройстве таких лиц в пределах соответствующей квоты в двукратном размере минимальной заработной платы (далее – МЗП), установленной на момент выявления нарушения.

• в пункте 3 – задачи и обязанности по профессии (специальности) – приводится сжатое описание работ, которые должен выполнять работник на рабочем месте, а также другие комментарии (при необходимости);
• в пунктах 4-6 – из перечня выбирается режим и характер выполняемой работы, условия труда;
• в пункте 7 – из перечня выбираются дополнительные сведения по вакансии (медицинская страховка, возмещение транспортных расходов и т. п.);
• в пунктах 8, 9, 10 – требования к кандидату (его образовательный уровень, специальность (специализация) и/или область знаний, профессиональная квалификация, ученая степень, стаж работы (лет) по соответствующей профессии (специальности) и дополнительные требования;
• в пункте 11 – стаж работы (лет):
• в пункте 12 – дополнительные требования к умениям, знаниям, навыкам в произвольной форме.

Раздел ІІ формы № 3-ПН подписывается работодателем или уполномоченным им лицом отдельно по каждой вакансии.

Учитывая это, можно сделать вывод, что информация о вакансии, которую работодатель планирует укомплектовать самостоятельно (без помощи центра занятости), не подается.

Если в течение года должность/профессия становится вакантной несколько раз, работодатель, планируя заполнить ее с помощью центра занятости, должен представлять форму № 3-ПН каждый раз.

Пример заполненной формы приведем в образце 1.

Ответственность за непредставление формы № 3-ПН

Обязанность работодателя представлять информацию о спросе на рабочую силу установлена ч. 3 ст. 50 Закона № 5067. В то же время, законодательством не предусмотрена ответственность за ее непредставление.

Образец 1. Пример заполнения формы № 3-ПН

Информация о запланированном массовом высвобождении работников (форма № 4-ПН)

Когда представляется отчет и по какой форме

Информация о запланированном массовом высвобождении работников в связи с изменениями в организации производства и труда подается исключительно предприятиями, учреждениями, организациями (далее – предприятие) независимо от формы собственности, вида деятельности и хозяйствования по установленной форме отчетности № 4-ПН, утвержденной приказом Минсоцполитики от 31.05.13 г. № 317. Этим приказом утвержден и Порядок представления формы отчетности № 4-ПН «Информация о запланированном массовом высвобождении работников в связи с изменениями в организации производства и труда» (далее – Порядок № 317).

Представление формы направлено на прогнозирование ситуации, когда массовое высвобождение работников вызывает резкий рост безработицы в регионе или на определенной территории.

Поэтому отчетность по форме № 4-ПН представляется только в случае запланированного массового высвобождения работников в связи с изменениями в организации производства и труда, в т. ч. ликвидацией, реорганизацией или перепрофилированием предприятий, сокращением численности или штата работников, не позднее чем за два месяца до массового высвобождения работников.

Обратите внимание: В соответствии со ст. 48 Закона № 5067 массовым высвобождением по инициативе работодателя (кроме ликвидации юридического лица) считается единовременное или в течение:

1) одного месяца:

• высвобождение 10 и более работников на предприятии с численностью от 20 до 100 работников;
• высвобождение 10 % и более работников на предприятии с численностью от 101 до 300 работников;

2) трех месяцев – высвобождение 20 % и более работников на предприятии независимо от численности работников.

Работодатели должны отчитываться по форме № 4-ПН в центр занятости, если освобождают работников на основании п. 1 ст. 40 КЗпП в связи с:

• ликвидацией предприятия – независимо от количества работников;
• реорганизацией или перепрофилированием предприятия, сокращением численности или штата работников, – если количество работников, подлежащих высвобождению, соответствует критериям массового высвобождения.

Форма № 4-ПН представляется в территориальный орган Государственной службы занятости по месту регистрации работодателя в качестве плательщика единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование. Как и форму № 3-ПН, форму № 4-ПН можно отправить по почте или представить лично. В случае личного представления ее следует заполнить в двух экземплярах: один останется в центре занятости, а второй (с отметками о получении) – у работодателя.

Порядок заполнения формы № 4-ПН

В форме № 4-ПН нужно заполнять только один раздел. В нем указывается:

• в графе А – порядковый номер записи. В запись с отдельным порядковым номером включаются данные о количестве запланированных к высвобождению работников, по которым данные о наименовании профессии (должности), дате приказа о предупреждении о высвобождении работников и дате запланированного высвобождения, отраженные в графах 1, 3, 4, полностью сходятся. В противном случае данные о запланированном высвобождении работников отражаются в записях под другими порядковыми номерами;
• в графе 1 – наименование должности/профессии (должно соответствовать действующему КП);
• в графе 2 – количество работников, которых предусматривается высвободить;
• в графе 3 – дата приказа, которым были предупреждены работники о запланированном высвобождении;
• в графе 4 – дата запланированного высвобождения работников.

Кроме того, в конце бланка следует выбрать один из вариантов предусмотренного высвобождения работников, проставив соответствующую отметку: единовременно (или в течение одного месяца) или в течение трех месяцев.

Форма подписывается руководителем (собственником) предприятия (учреждения, организации), указывается фамилия, инициалы и дата составления отчета.

Пример заполнения формы № 4-ПН приведен в образце 2.

Ответственность за непредставление формы № 4-ПН

В случае непредставления работодателем в центр занятости отчета по форме № 4­ПН за два месяца до массового высвобождения работников или в случае нарушения установленного порядка его представления в соответствии с ч. 6 ст. 53 Закона № 5067 взимается штраф в четырехкратном размере МЗП, установленной на момент выявления нарушения (с сентября 2020 года это 20 000 грн).

Образец 2. Пример заполнения формы № 4-ПН