Лікарняні

Покрокова інструкція з оплати працівникові днів тимчасової непрацездатності

Люди хворіють незалежно від пори року — і взимку, і влітку, і в період міжсезоння. Тому питання нарахування та виплати лікарняних завжди залишаються актуальними. Отже, розглянемо крок за кроком, як оплатити працівнику дні тимчасової непрацездатності.

Олександр Макарченко,
головний редактор

Право на матеріальне забезпечення у разі хвороби, травми чи інших випадків, коли людина не може працювати, гарантоване ст. 2 КЗпП. Допомога з тимчасової непрацездатності, у тому числі по догляду за хворою дитиною або членом сім'ї, — це один із видів матеріального забезпечення за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням (ст. 34, 35, 37 Закону № 2240).

Згідно з п. 1 ст. 35 Закону № 2240 допомога з тимчасової непрацездатності (далі — лікарняні) надається застрахованій особі з метою повної чи часткової компенсації втрати заробітної плати чи доходу у разі:

• тимчасової непрацездатності внаслідок хвороби чи травми, не пов'язаної з нещасним випадком на виробництві;
• необхідності догляду за хворою дитиною, хворим членом сім'ї чи дитиною-інвалідом;
• карантину, встановленого органами санепідслужби;
• тимчасового переведення застрахованої особи на легшу і низькооплачувану роботу за медичними показаннями;
• протезування у стаціонарі;
• санаторно-курортного лікування.

Лікарняні виплачуються з першого дня непрацездатності. Якщо хвороба чи травма не пов’язані з нещасним випадком на виробництві, перші п'ять днів непрацездатності оплачує роботодавець, а починаючи з шостого — Фонд соціального страхування з тимчасової втрати працездатності (далі — ФСС з ТВП) (п. 2 ст. 35 Закону № 2240).

Крок 1. Отримуємо листок тимчасової непрацездатності від працівника

Підставою для виплати лікарняних є листок непрацездатності. Працівники, які працюють за сумісництвом, надають копію такого листка, завірену підписом керівника та печаткою підприємства за основним місцем роботи.

Видавати листки непрацездатності мають право лікарі закладів охорони здоров’я незалежно від форми власності, а також лікарі, які надають свої послуги як фізособи-підприємці.

Нерідко листок непрацездатності починається в одному місяці, а закінчується вже в наступному (перехідний лікарняний). У разі тривалої втрати працездатності зазвичай видається кілька лікарняних листків — первинний і його продовження, про що робиться відмітка у верхній частині бланка. Такі листки можна розглядати як окремі документи, що дають право на отримання частини лікарняних.

Часто виникають питання щодо оплати листків непрацездатності, виданих у період відпустки працівника. Статтею 11 Закону про відпустки передбачено, що щорічну відпустку у такому разі необхідно продовжити на час хвороби. До речі, якщо працівник захворів у відпустці без збереження зарплати, лікарняний йому не оплачується. Чинним законодавством не передбачено також підстав для перенесення такої відпустки у зв’язку з хворобою чи іншим страховим випадком.

Крок 2. Приймаємо рішення про оплату листка непрацездатності

Рішення про оплату днів непрацездатності, підтверджених листком тимчасової непрацездатності, приймає комісія або уповноважений із соціального страхування на підприємстві.

Якщо на підприємстві працює більше 15 осіб — створюється комісія із соціального страхування, якщо менше — обирається уповноважений із соціального страхування (далі — уповноважений). Правильність видачі та заповнення листків непрацездатності перевіряє комісія (уповноважений).

Результати роботи комісії оформляються протоколом, в якому викладається рішення щодо призначення виплат. Документи для призначення лікарняних розглядаються не більше 10 днів з дня їх надходження до комісії або уповноваженого.

Робота комісії або уповноваженого врегульована Положенням № 25. Типову форму протоколу комісії із соціального страхування наведено у додатку до цього документа.

Нараховувати лікарняні за листком непрацездатності можна лише тоді, коли він уже переданий у бухгалтерію разом з протоколом комісії із соціального страхування. Це може бути як закритий листок непрацездатності, так і незакритий (з поміткою «продовжує хворіти», після якого відкривається наступний листок (продовження)).

Крок 3. Визначаємо розрахунковий період для нарахування лікарняних

Перші п'ять днів тимчасової непрацездатності оплачують роботодавці, а з шостого дня — ФСС з ТВП.

Розрахунковим періодом при нарахуванні лікарняних є період роботи за останні шість календарних місяців (з першого по перше число), що передують місяцю хвороби (п. 4 Порядку № 1266).

З розрахункового періоду виключаються місяці, в яких з першого по перше число застрахована особа не працювала через хворобу, у зв'язку з відпусткою по вагітності та пологах або для догляду за дитиною до досягнення нею трьох років.

Але якщо працівник протягом місяця з'явиться на роботі хоча б на один день, цей місяць включається до розрахункового періоду. Крім того, з розрахункового періоду не виключається місяць, протягом якого працівник був у відпустці. Якщо йдеться про осіб, робота яких має сезонний характер, то до розрахункового періоду включаються поспіль 12 календарних місяців (з першого по перше число), що передують місяцю настання страхового випадку.

Якщо працівник не відпрацював на підприємстві шість місяців, то до розрахункового періоду включаються фактично відпрацьовані ним календарні місяці, за які сплачено страхові внески. Для тих, хто пропрацював на підприємстві менше місяця, розрахунковий період визначається виходячи з фактично відпрацьованих днів до настання страхового випадку (п. 5 та 6 Порядку № 1266).

Крок 4. Визначаємо виплати, що враховуються для визначення суми лікарняних

Для розрахунку лікарняних потрібно спочатку підсумувати виплати, нараховані застрахованій особі протягом розрахункового періоду, і визначити його середньомісячний заробіток працівника. До розрахунку беруться виплати, які одночасно відповідають таким критеріям:

1) включаються до фонду оплати праці згідно з Інструкцією № 5;

2) включаються до бази нарахування та утримання ЄСВ;

3) нараховані за відпрацьований час.

Виплати за час, протягом якого за працівником зберігається середній заробіток, у розрахунку лікарняних не враховуються. Це стосується, зокрема, відпускних, лікарняних та компенсацій за невикористану відпустку.

Проте ні премії, ні оподатковувана матеріальна допомога, ні інші блага, надані за рахунок роботодавця, не мають нічого спільного із збереженням працівникові середнього заробітку. Якщо працівник був відсутній частину місяця з поважних причин, то згідно з п. 9 Порядку № 1266 разові виплати враховуються пропорційно часу, відпрацьованому ним у звітному місяці. Поважними причинами вважаються:

• тимчасова непрацездатність, підтверджена листком непрацездатності;
• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (шестирічного віку — за медичним висновком).

Зверніть увагу, що для визначення середньої зарплати для нарахування лікарняних беруться виплати у межах максимальної величини бази нарахування ЄСВ (у 2014 році — 20 706 грн).

Якщо працівник частину місяця працював, а частину місяця перебував у відпустці (або з інших причин не працював, але за ним зберігався середній заробіток) і загальна сума нарахованого за цей місяць доходу перевищила максимальну базу нарахування ЄСВ, то потрібно зробити пропорційний розподіл зарплати, з якої сплачено страхові внески.

Крок 5. Розраховуємо середню зарплату працівника

Середня зарплата визначається шляхом ділення суми виплат за розрахунковий період на загальну кількість відпрацьованих у розрахунковому періоді робочих днів (годин).

Середньогодинна зарплата застосовується, якщо:

1) на підприємстві ведеться підсумований облік робочого часу;

2) облік робочого часу ведеться в годинах;

3) у місяцях розрахункового періоду, за який обчислюється середня зарплата, або в періоді, за який виплачуються лікарняні, встановлено неповний робочий день.

У решті випадків у розрахунок береться середньоденна зарплата.

Згідно з абзацом 5 п. 14 Порядку № 1266 середньоденна (середньогодинна) зарплата (ЗПсдmax або ЗПсгmax) не повинна перевищувати максимальну суму, з якої сплачуються страхові внески з розрахунку на один день (годину). Тобто максимальну величину бази нарахування ЄСВ в останньому місяці розрахункового періоду (Мз/п) потрібно розділити на кількість робочих днів (годин) цього ж місяця (Нд або Нг):

ЗПсдmax = Мз/п : Нд;

ЗПсгmax = Мз/п : Нг.

Результат потрібно порівняти із середньою зарплатою працівника та переконатися, що вона не перевищує цей показник.

Середньоденна зарплата розраховується за формулою:

ЗПсд = ЗПр: Кд ≤ ЗПсдmax,

де ЗПсд — середньоденна зарплата;

ЗПр — зарплата, нарахована за розрахунковий період;

Кд — кількість робочих днів, відпрацьованих у розрахунковому періоді.

Середньогодинна зарплата розраховується за формулою :

ЗПсг = ЗПр : Кг ≤ ЗПгчmax,

де ЗПсг — середньогодинна зарплата;

ЗПр — зарплата, нарахована за розрахунковий період;

Кг — кількість робочих годин, відпрацьованих у розрахунковому періоді.

Крок 6. Розраховуємо суму лікарняних залежно від страхового стажу працівника

Згідно з п. 20 Порядку № 1266 сума лікарняних розраховується шляхом множення денної (годинної) виплати, розмір якої встановлюється у відсотках до середньоденної (середньогодинної) зарплати залежно від страхового стажу, на кількість днів, які підлягають оплаті за графіком підприємства:

Л = ЗПсд(сг) ×Д × В% ÷ 100,

де Л — сума лікарняних;

ЗПсд(сг) — середньоденна чи середньогодинна зарплата працівника;

Д — кількість робочих днів (годин) за період роботи;

В% — відсоток середнього заробітку залежно від страхового стажу працівника.

Відповідно до ст. 37 Закону № 2240 розмір лікарняних залежить від страхового стажу особи. Зокрема, лікарняні виплачуються застрахованим особам у таких розмірах:

• 60 % середньої зарплати (доходу) — якщо страховий стаж працівника складає до 5 років;
• 80 % середньої зарплати (доходу) — якщо страховий стаж 5–8 років;
• 100 % середньої зарплати (доходу) — якщо страховий стаж більше 8 років.

Крім того, лікарняні у розмірі 100 % середньої зарплати (доходу) виплачуються таким категоріям працівників:

• особам, віднесеним до 1–4 категорій осіб, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи;
• одному з батьків або особі, що їх замінює та доглядає хвору дитину віком до 14 років, яка потерпіла від Чорнобильської катастрофи;
• ветеранам війни та особам, на яких поширюється Закон України «Про статус ветеранів війни, гарантії їх соціального захисту»;
• особам, віднесеним до жертв нацистських переслідувань;
• донорам, які мають право на пільгу, передбачену ст. 10 Закону України «Про донорство крові та її компонентів».

Крок 7. Оформляємо заяву-розрахунок у разі необхідності отримання фінансування від ФСС з ТВП

Виплата, яку працівник отримує на підставі листка непрацездатності, розбивається на дві частини (ст. 35 Закону № 2240). Як зазначалося вище, перші п’ять днів тимчасової непрацездатності оплачує роботодавець власним коштом. Решта днів оплачується за рахунок коштів ФСС з ТВП.

Для отримання фінансування від ФСС з ТВП потрібно оформити заяву-розрахунок за формою, затвердженою постановою правління ФСС з ТВП від 22.12.2010 № 26.

У разі позитивного рішення комісії із соціального страхування щодо оплати листка непрацездатності заява-розрахунок оформляється у двох примірниках. Один примірник заяви разом з підтвердними документами зберігається у страхувальника, а другий — передається до ФСС з ТВП. У заяві міститься інформація про види та суми матеріального забезпечення. Заява має бути підписана керівником та головним бухгалтером, а також скріплена печаткою підприємства.

Крок 8. Отримуємо фінансування від ФСС з ТВП

Після перевірки заяви виконавча дирекція ФСС з ТВП перераховує кошти на окремий банківський рахунок страхувальника, відкритий спеціально для цих цілей. Такі кошти повинні бути перераховані протягом 10 робочих днів після отримання ФСС з ТВП заяви-розрахунку.

Страхові кошти, що надійшли на окремий рахунок, можуть бути використані страхувальником виключно для надання матеріального забезпечення та соціальних послуг застрахованим особам (частина друга ст. 21 Закону № 2240). Тобто зазначені суми можуть бути використані на виплату лікарняних та сплату обов'язкових платежів, які з них утримуються.

Крок 9. Сплачуємо податки та внески із суми лікарняних

Утримання та нарахування ЄСВ на суму лікарняних здійснюються на підставі бухгалтерських та інших документів, що підтверджують нарахування виплат (п. 2 ст. 9 Закону про ЄСВ). У бухгалтерському обліку лікарняні, нараховані за листком непрацездатності за весь період хвороби, у повній сумі включаються до складу виплат за той місяць, в якому вони були призначені комісією із соціального страхування.

Під час визначення максимальної величини доходу, з якого справляється ЄСВ, виплати враховуються у такій послідовності:

• зарплата за відпрацьовану частину місяця, в якому було оформлено протокол комісії,
• винагорода за цивільно-правовими договорами;
• лікарняні.

При цьому ставка ЄСВ застосовується окремо до кожного виду виплат.

На суму місячного доходу, що не перевищує максимальну величину зарплати, з якої справляються страхові внески, нараховується ЄСВ за ставкою 33,2 %. З місячного доходу, що не перевищує максимальну величину, ЄСВ утримується за ставкою 2 %.

З метою оподаткування ПДФО оплата перших п’яти днів непрацездатності та сума лікарняних прирівнюються до заробітної плати. Тому до цих виплат застосовуються ті самі правила оподаткування ПДФО, що і для зарплати:

• при визначенні бази оподаткування суму виплат зменшують на суму утриманого ЄСВ та суму податкової соціальної пільги (за її наявності);
• застосовують прогресивну ставку ПДФО (15 % та 17 %) відповідно до пп. 167.1 ПК.

ЄСВ у частині нарахувань і утримань із суми оплати перших п’яти днів непрацездатності, ПДФО із суми оплати перших п’яти днів непрацездатності, а також ЄСВ у частині нарахувань на суму лікарняних роботодавець сплачує зі свого поточного рахунку.

ЄСВ у частині утримань і ПДФО із суми лікарняних сплачуються окремо з рахунку, відкритого для отримання фінансування від ФСС з ТВП.

Крок 10. Виплачуємо працівникові лікарняні

Отримавши кошти на рахунок, страхувальник виплачує працівникові нараховані раніше суми матеріального забезпечення. Це можна зробити через касу підприємства або шляхом перерахування коштів на банківський рахунок працівника.

Працівник повинен отримати суму лікарняних у найближчий термін, встановлений для виплати зарплати (після отримання відповідного фінансування від ФСС з ТВП).

Якщо сума фінансування, отримана від ФСС з ТВП, виявиться більше, ніж сума фактично виплаченого матеріального забезпечення, решту потрібно повернути ФСС з ТВП протягом трьох робочих днів після здійснення страхових виплат.

Нормативна база

ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

КЗпП — Кодекс законів про працю України від 10.12.1971.

Закон № 2240 — Закон України «Про загальнообов'язкове державне соціальне страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18.01.2001 № 2240-III.

Закон про ЄСВ — Закон України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI.

Закон про відпустки — Закон України «Про відпустки» від 15.11.1996 № 504/96-ВР.

Порядок № 1266 — Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу) для розрахунку виплат за загальнообов'язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Інструкція № 5 — Інструкція зі статистики заробітної плати, затверджена наказом Держкомстату від 13.01.2004 № 5.

Положення № 25 — Положення про комісію (уповноваженого) підприємства, установи, організації із загальнообов'язкового державного соціального страхування у зв'язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджене постановою правління ФСС з ТВП від 23.06.2008 № 25.

Дата підготовки
14.05.2014