Складаємо госпдоговір: поради юриста

Акценти цієї статті:

• як перевірити повноваження контрагента на підписання госпдоговора, а також наявність документів дозвільного характеру (за необхідності);
• у якій формі укладається госпдоговір (письмова, електронна);
• які умови необхідно включити до госпдоговору;
• які забезпечувальні заходи можна передбачити в госпдоговорі.

Про що має знати бухгалтер

Суб’єкти господарювання (далі – СГ) мають право здійснювати будь-які операції, не заборонені законом, і вибирати собі контрагентів.

Перед укладенням госпдоговору СГ має можливість перевірити через різні державні реєстри статус, у тому числі і податковий, потенційного контрагента. Переконатися, що в нього є необхідні дозвільні документи для певного виду діяльності або що він не перебуває на стадії банкрутства.

Законодавець установив ряд вимог, яким має відповідати конкретний договір. У разі порушення цих вимог договір може бути визнаний недійсним, і тоді все отримане за договором від іншої сторони доведеться повернути, а якщо повернути неможливо, тоді доведеться відшкодувати вартість отриманого.

Крім того, договір може містити додатки, тому необхідно перевірити, щоб у тексі договору було сказано про них, оскільки вони є невід’ємною частиною договору.

Перевірка відомостей про контрагента-юрособу

Договір скріплюється підписами представників його сторін. При цьому представники повинні мати повноваження на підписання договору. У цьому варто переконатися, якщо ви маєте справу з новим контрагентом.

Відомості про керівника юрособи, який уповноважений підписувати договори на підставі установчих документів, містяться в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань (далі – ЄДР). Наявність цих відомостей в ЄДР передбачена п. 13 ч. 2 ст. 9 Закону від 15.05.03 р. № 755-IV.

Крім того, в ЄДР можуть міститися відомості не тільки про першого керівника юрособи, але й про інших осіб, які мають право підписувати договори від імені цієї юрособи.

Якщо юрособа перебуває у процесі ліквідації або відкрита справа про визнання її банкрутом, така інформація теж буде зазначена в ЄДР.

Основні дані про потенційного контрагента можна дізнатися на сайті Мін’юсту в «Кабінеті електронних сервісів». Слід вибрати вкладку «Єдиний державний реєстр юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців і громадських формувань». Тут можна отримати як платну, так і безплатну інформацію про контрагента.

Що відбудеться, коли договір підпише особа, не уповноважена підписувати госпдоговори від імені юрособи?

На практиці бувають випадки, коли договір підписаний не уповноваженою на це особою або підписаний уповноваженою особою, але з перевищенням повноважень (наприклад, директор ТОВ не узгодив правочин із загальними зборами учасників ТОВ). Надалі такий договір може бути визнаний недійсним на підставі ст. 203, 241 Цивільного кодексу (далі – ЦК).

Проте, якщо після підписання договір усе ж таки буде схвалений тим контрагентом, який перевищив свої повноваження, тоді цей договір матиме юридичну силу. Договір уважається схваленим, зокрема, якщо сторона зробила дії, які свідчать про прийняття договору до виконання (наприклад, на підставі договору був відвантажений товар, розпочаті роботи, надані послуги).

Що робити, коли для підписання договору прибув представник контрагента, який не зазначений у ЄДР як особа, уповноважена підписувати документи від імені юрособи?

У такому разі цей представник зобов’язаний подати другій стороні довіреність, яка підписана керівником юрособи.

Переконайтеся, що така довіреність відповідає вимогам ЦК, а саме:

• складена в тій самій формі, що й договір (ч. 1 ст. 245 ЦК). Якщо, наприклад, договір укладається у простій письмовій формі, то і довіреність складається у простій письмовій формі без нотаріального посвідчення. Але якщо договір нотаріально посвідчується, тоді і довіреність повинна бути посвідчена нотаріусом;
• зазначена дата її складання (без неї довіреність є недійсною згідно зі ст. 247 ЦК);
• наведений перелік повноважень представника (наприклад, він уповноважений підписувати всі договори на постачання товарів або йому довірили підписати тільки один конкретний договір).

Як перевірити податковий статус юрособи-контрагента?

Перевірити наявність у контрагента статусу платника ПДВ та/або платника єдиного податку можна самостійно на офіційному сайті податкової служби. У розділі «Інформація з реєстрів» на цьому сайті ви дізнаєтеся:

• платником яких податків і зборів є ваш контрагент (ПДВ, єдиний податок);
• про наявність податкового боргу у вашого контрагента;
• іншу інформацію.

Але для пошуку вам потрібно мати деякі відомості про контрагента, наприклад знати код ЄДРПОУ, найменування, П. І. Б., податковий номер.

Наприклад, ви хочете перевірити, чи не анульована ПДВ-реєстрація вашого контрагента. Для цього слід зайти до розділу «Дані Реєстру платників ПДВ».

На сайті є також розділи «Реєстр платників єдиного податку», «Реєстр страховиків» тощо.

Як дізнатися, чи є у контрагента ліцензія?

Перевірити наявність у контрагента ліцензії можна на сайті відповідного органу ліцензування. Наприклад, інформацію про наявність ліцензії на право виробництва, зберігання, оптової та роздрібної торгівлі пальним і місць виробництва, зберігання, оптової та роздрібної торгівлі пальним можна отримати на сайті https://tax.gov.ua.

Де можна знайти інформацію про судові спори контрагента?

Для отримання інформації про судові спори контрагента потрібно увійти на офіційний сайт «Єдиний державний реєстр судових рішень». До пошукового рядка вводиться код ЄДРПОУ юрособи або його повне/часткове найменування.

Вимоги до форми договору

Згідно зі ст. 205 ЦК договори можуть укладатися в усній і письмовій формі. Різновидом письмової форми договору є електронна форма. У деяких випадках письмові договори підлягають нотаріальному посвідченню та/або державній реєстрації.

У яких випадках сторони зобов’язані укласти письмовий договір?

Письмова форма обов’язкова для договорів, які укладаються (ст. 208 ЦК):

• між юридичними особами;
• між юридичною і фізичною особою (крім правочинів, що виконуються у момент їх здійснення);
• між фізособами на суму більше 20 НМДГ (340 грн) (окрім правочинів, що повністю виконуються у момент їх здійснення).

Крім того, письмова форма договору обов’язкова, якщо це прямо передбачено законом. Наприклад, для договору дарування з обов’язком передати річ у майбутньому (ст. 719 ЦК).

Згідно із ч. 1 ст. 207 ЦК правочин уважається здійсненим у письмовій формі, якщо його зміст зафіксовано в одному або декількох документах (у т. ч. електронних), у листах, телеграмах, якими обмінялися сторони. Правочин уважається здійсненим у письмовій формі, якщо воля сторін виражена за допомогою телетайпного, електронного або іншого технічного засобу зв’язку.

Крім того, ч. 1 ст. 181 Господарського кодексу (далі – ГК) дозволяє укладати господарські договори спрощеним способом, тобто шляхом обміну листами, факсограмами, телеграмами, телефонограмами тощо, а також шляхом підтвердження прийняття до виконання замовлень, якщо законом не встановлені спеціальні вимоги до форми і порядку укладення цього виду договорів. Наприклад, договір купівлі-продажу нерухомого майна не можна укласти у спрощеній формі, оскільки в ст. 657 ЦК чітко сказано, що такі договори укладаються у письмовій формі та підлягають нотаріальному посвідченню.

У яких випадках уважається, що сторони уклали саме письмовий договір?

Виходячи з вищесказаного, можемо зробити висновок, що письмова форма договору вважається дотриманою, якщо:

• сторони підписали документ під назвою «Договір», де зафіксували умови, за якими вони досягли згоди;
• сторони обмінялися листами та іншими документами, у яких зафіксовано згоду сторін на укладення конкретного договору і досягнуто домовленостей за всіма його істотними умовами (див. нижче).

У який момент договір уважається укладеним?

Момент укладення договору залежить від його форми (усна, проста письмова, нотаріальна). Так, договір уважається укладеним у момент:

• досягнення сторонами згоди за всіма його істотними умовами (тобто в момент підписання письмового договору або укладення усного);
• нотаріального посвідчення та/або державної реєстрації права (якщо договір підлягає посвідченню нотаріусом та/або державній реєстрації права).

Контрагент хоче використовувати факсиміле для підписання договору постачання. Чи не призведе це до недійсності договору?

Не призведе – якщо сторони договору заздалегідь домовилися про використання факсиміле й уклали про це письмову угоду.

Згідно із ч. 3 ст. 207 ЦК використання при здійсненні операцій факсимільного відтворення підпису за допомогою засобів механічного, електронного або іншого копіювання, електронного підпису або іншого аналога власноручного підпису допускається за письмовою угодою сторін, у якій є зразки аналогів їх власноручних підписів. Для того щоб сторони могли спокійно використовувати факсиміле для підписання договору постачання і первинних документів за договором, їм необхідно укласти відповідну угоду письмово, підписавши його власноручно, в якому передбачити можливість підписання договорів та інших договірних документів за допомогою факсимільного підпису.

Який порядок укладення електронного договору?

СГ має право укладати будь-які договори в електронній формі за умови, що такий договір міститиме істотні умови (предмет, ціну і строк дії).

Зверніть увагу: електронний договір має таку ж силу, як і паперовий (ст. 7, 8 Закону від 22.05.03 р. № 851-IV, далі – Закон № 851).

Згідно зі ст. 12 Закону від 03.09.15 р. № 675-VIII (далі – Закон № 675) електронний договір скріплюється кваліфікованими електронними підписами (далі – КЕП) сторін або факсиміле (за письмовою угодою сторін). Крім того, у договорі можна передбачити умову про обов’язкове посвідчення договору і первинних документів електронною печаткою або прямо зазначити, що таке посвідчення не потрібне. Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа, скріплений КЕП або факсиміле (ст. 7 Закону № 851).

Перевірити достовірність КЕП можна на офіційному сайті Центрального посвідчувального органу або на сайті ДПС. Для цього потрібно завантажити файл підписаного електронного документа і сертифікат електронного підпису, який був сформований при накладенні КЕП на електронний договір.

Які договори підлягають нотаріальному посвідченню?

Письмові договори підлягають нотаріальному посвідченню у двох випадках:

• якщо на цьому наполягає одна зі сторін. Тобто будь-який договір може бути посвідчений нотаріусом (ст. 639 ЦК). При цьому умову про необхідність нотаріального посвідчення слід включити до самого договору;
• якщо це прямо передбачено законом.

Чи можна посвідчити вже підписаний договір заднім числом, якщо відразу цього не зробили (забули, не знали, що це обов’язково)?

Ні, нотаріально посвідчити договір заднім числом не можна, оскільки нотаріуси чітко фіксують свої дії в регістрах у хронологічному порядку.

У яких випадках права, що придбаваються за договором, підлягають державній реєстрації?

Обов’язковій держреєстрації підлягають права на нерухоме майно і транспортні засоби ().

Необхідність реєстрації права на нерухоме майно передбачена ст. 182 ЦК. Права на нерухоме майно виникають у власника з моменту їх реєстрації в Державному реєстрі речових прав на нерухоме майно. Процедура такої реєстрації викладена в Законі від 01.07.04 р. № 1952-IV і в Порядку, затвердженому постановою КМУ від 25.12.15 р. № 1127.

Відомості про зареєстровані речові права на нерухоме майно та їх обтяження, про об’єкти і суб’єктів цих прав можна знайти на сайті Мін’юсту (розділ «Майно та обтяження»).

Реєстрація транспортних засобів здійснюється відповідно до Порядку, затвердженого постановою КМУ від 07.09.98 р. № 1388 (далі – Порядок № 1388). Експлуатація транспортних засобів, не зареєстрованих в уповноважених органах МВС, заборонена (п. 7 Порядку № 1388).

Що відбудеться, якщо не дотримуватися законодавчо встановленої форми договору?

Якщо не буде дотримано форму договору, це може стати підставою для визнання договору нікчемним. Таке може статися в разі недотримання нотаріальної форми договору (ст. 220 ЦК). Наприклад, суб’єкти господарювання уклали договір оренди нежитлового приміщення строком на 5 років у простій письмовій формі. Це є порушенням, оскільки згідно зі ст. 793 ЦК такий договір потрібно посвідчити у нотаріуса. Якщо договір буде визнаний нікчемним, то вважається, що сторони зовсім не укладали договір, тому повинні повернути іншій стороні все те, що за ним отримали.

Істотні умови договору

В Україні діє принцип свободи договору (ст. 627 ЦК). Це означає, що сторони мають право самостійно визначати умови договору, але ці умови не повинні суперечити вимогам законодавства.

Загальні вимоги до наявності в договорі істотних умов можна знайти і в ЦК, і в ГК. Так, згідно зі ст. 638 ЦК, істотними вважаються:

• умова про предмет договору;
• умови, визначені як істотні законом або необхідні для договору цього виду;
• усі умови, на наявності яких наполягає хоча б одна зі сторін.

Згідно зі ст. 180 ГК господарський договір має містити такі істотні умови, як:

• предмет;
• ціна;
• строк дії договору.

Також переліки істотних умов договорів можуть бути зазначені у спеціальних нормативних актах, що регулюють конкретні правовідносини. Наприклад, для договору оренди землі перелік істотних умов наведено у ст. 15 Закону від 06.10.98 р. № 161-XIV «Про оренду землі».

Чим небезпечна відсутність у договорі істотних умов?

Договір уважається укладеним із моменту узгодження сторонами його істотних умов (ч. 2 ст. 180 ГК). І якщо хоча б одна з таких умов відсутня, договір може бути визнаний неукладеним. Правові наслідки такого визнання: повернення сторін у первинний стан (реституція) тощо. Тобто доведеться повернути все отримане за договором іншій стороні.

Забезпечення договірних зобов’язань

Забезпечувальні заходи потрібні для того, щоб підстрахувати себе від невиконання або неналежного виконання контрагентом своїх зобов’язань за договором.

Що пропонує ЦК

Розділ 49 ЦК (ст. 546) пропонує сторонам договору 6 способів забезпечити виконання зобов’язань: неустойка, поручництво, гарантія, застава, утримання, завдаток.

В одному договорі можна передбачити тільки один із цих способів?

В одному договорі можна використовувати або один із перелічених способів, або декілька одночасно.

На практиці найчастіше застосовують неустойку. Неустойка – це грошова сума або інше майно, які боржник зобов’язаний передати кредиторові в разі невиконання свого договірного зобов’язання (ст. 549 ЦК).

Формами неустойки є:

• штраф – це неустойка, яка обчислюється у відсотках від суми невиконаного або неналежним чином виконаного зобов’язання (ч. 2 ст. 549 ЦК);
• пеня – це неустойка, яка обчислюється у відсотках від суми несвоєчасно виконаного грошового зобов’язання за кожний день прострочення (ч. 3 ст. 549 ЦК).

У якому розмірі допустимо передбачити неустойку?

Розмір неустойки визначається договором. При цьому розмір пені не може бути більшим від подвійної облікової ставки НБУ (ч. 2 ст. 343 ГК).

Що пропонує ГК

Нормами ГК установлено оперативно-госпо­дарські санкції, які також можна віднести до забезпечувальних заходів (ст. 235, 236). Це заходи оперативної дії на правопорушника з метою припинення або попередження повторення порушень зобов’язання. які використовуються самими сторонами зобов’язання в односторонньому порядку (ст. 235 ГК).

У госпдоговорах сторони можуть передбачати такі оперативно-господарські санкції, як (ст. 236 ГК):

• одностороння відмова від виконання свого зобов’язання зі звільненням від відповідальності за це;
• відмова від оплати, якщо зобов’язання виконане неналежним чином або достроково виконане боржником без згоди другої сторони;
• установлення в односторонньому порядку в майбутньому додаткових гарантій належного виконання зобов’язань стороною-порушником: зміна порядку оплати продукції (робіт, послуг), переведення платника на попередню оплату продукції (робіт, послуг) або на оплату після перевірки їх якості тощо.

Зверніть увагу: цей перелік не є вичерпним. Тобто сторони можуть включити до договору й інші санкції (ч. 2 ст. 236 ГК).