Первичный документ подписан лицом, находящимся в отпуске или на больничном: правовые последствия

Суть проблемы. В процессе деятельности любого субъекта хозяйствования (далее – СХ) оформляется большое количество различных документов, в том числе первичных. Нередки ситуации, когда подпись на таком документе должностное лицо (директор, главный бухгалтер и т. д.) ставит в тот момент, когда находится в отпуске, на больничном и т. д., то есть официально отсутствует на работе. В связи с этим возникают вопросы, имеет ли юридическую силу такой документ и как к нему отнесутся контролирующие органы.

О чем статья? Мы рассмотрим, имеет ли право должностное лицо во время своего отпуска или другого временного отсутствия на работе подписывать первичные документы и в чем заключаются риски СХ, у которого документ оформлен таким образом, а также приведем примеры из судебной практики.

Что предусмотрено законодательством?

Подписи на первичном документе – один из обязательных реквизитов. Это прямо следует из требований:

• ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996);
• п. 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88.

Согласно этим требованиям, первичный документ должен содержать личную подпись или иные данные, позволяющие идентифицировать лицо, которое принимало участие в осуществлении хозяйственной операции.

Также обязательным является наличие подписей соответствующих должностных лиц на кассовых документах (приходных и расходных кассовых ордерах) согласно требованиям п. 26, 27 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148.

Имеет ли право директор, главный бухгалтер или другое должностное лицо, уполномоченное подписывать первичные документы, ставить подпись на таких документах в период своего временного отсутствия на работе (например, во время отпуска или временной нетрудоспособности)?

С одной стороны, в законодательстве нет прямого запрета на подписание должностным лицом первичных и других документов в период своего временного отсутствия на работе. С другой стороны, на период отпуска или другого отсутствия на работе по уважительной причине работник освобождается от выполнения своих трудовых обязанностей. И этот момент нередко вызывает споры между СХ и контролирующими органами.

Позиция Государственной службы по вопросам регуляторной политики и развития предпринимательства (далее – Госпредпринимательства) по данному вопросу высказана в письме от 17.10.2014 № 8361. В письме указано, что руководитель предприятия является исполнительным органом управления юрлица, действующим на основании устава, и его полномочия прекращаются способом, определенным в уставе. С момента его назначения (избрания) на должность и до освобождения от должности его служебные полномочия не прекращаются. Факт предоставления отпуска руководителю, кроме случая, когда его полномочия передаются другому работнику в порядке временного замещения, не прекращает его должностные полномочия. А значит, руководитель предприятия вправе подписывать первичные документы во время отпуска, болезни и иное нерабочее время, если имеет такую возможность.

В чем заключаются риски?

Допустим, первичные документы подписаны должностным лицом в период его официального отсутствия на работе. Чаще всего такие факты на практике обнаруживают органы ГНС или Гоструда, когда при проверках исследуют табели учета рабочего времени, кадровые приказы и другие документы. Соответственно риски для СХ могут быть как налоговые, так и трудовые.

Налоговые риски

Налоговый орган может не признать первичные документы, заверенные подписью должностного лица, которое во время подписания документа находилось в отпуске (на больничном и т. д.). Соответственно, не будут признаны расходы, отраженные на основании такого первичного документа, и другие показатели, задекларированные в налоговой отчетности.

В качестве аргумента ГНС использует нормы п. 44.1 Налогового кодекса (далее – НК). В этом пункте сказано, что налогоплательщики обязаны вести учет на основании первичных документов, регистров бухучета, финансовой отчетности и иных документов, ведение которых предусмотрено законодательством. При этом налогоплательщикам запрещено формировать налоговую отчетность на основании данных, не подтвержденных вышеперечисленными документами.

А значит, за непризнанием документа последует доначисление налогоплательщику налоговых обязательств и применение санкций, предусмотренных НК (штраф, пеня).

Если же речь идет об оформлении такой подписью кассовых документов, то налоговый орган может не признать факт оприходования в кассе наличных и применить к СХ (его должностным лицам) ответственность за нарушение порядка осуществления расчетов, в частности, предусмотренную КУоАП.

Такие случаи приводят к возникновению судебных споров между СХ и налоговыми органами.

Трудовые риски

Органы Гоструда, обнаружив при проверке первичные и другие документы, оформленные работниками предприятия во время своего отпуска или болезни, могут расценить это как нарушение трудового законодательства и применить:

• к предприятию – штраф на основании ст. 265 КЗоТ;
• к должностным лицам предприятия – админштраф на основании ст. 41 КУпАП.

Позиция Минсоцполитики по этому вопросу приведена в письме от 17.10.2016 № 376/06/186-16.

В письме отмечено, что руководитель (главный бухгалтер) предприятия прежде всего является должностным лицом, которое состоит с предприятием, учреждением, организацией в трудовых отношениях, регулируемых нормами трудового законодательства. В период отпуска руководитель (главный бухгалтер) не может исполнять должностные обязанности, поскольку отпуск является формой отдыха, гарантируемой всем работникам (ст. 45 Конституции). В период отпуска работник не может быть привлечен к ответственности за ненадлежащее исполнение своих обязанностей, поэтому его полномочия на этот период должны быть прекращены.

Также в письме указано, что невозможность выполнения работником своих обязанностей во время отпуска можно обосновать тем обстоятельством, что ст. 79 КЗоТ предусмотрена возможность отзыва работника из отпуска в установленном порядке. Также законодательством предусмотрена возможность совмещения должностей и исполнения обязанностей временно отсутствующего работника.

Для выполнения функций руководителя (главного бухгалтера) на время его отпуска может быть назначен исполняющий обязанности руководителя (главного бухгалтера), который пользуется всеми полномочиями руководителя (главного бухгалтера), в том числе правом подписи.

Судебная практика

В спорах относительно действительности документов (в т. ч. первичных), подписанных должностными лицами в свое нерабочее время, суды чаще всего становятся на сторону СХ, а не контролирующих органов. Однако не всегда.

Рассмотрим несколько примеров из судебной практики и приведем основные аргументы, которые использовали СХ для защиты своих интересов.

1. Постановление Верховного Суда от 29.06.2022, ЕГРСР, рег. № 105024895.

В ходе проверки предприятия налоговый орган поставил под сомнение действительность приходных и расходных кассовых ордеров, подписанных главным бухгалтером, который в момент их подписания находился в отпуске, что подтверждалось табелем учета рабочего времени за проверяемый период. За это нарушение к предприятию был применен штраф. Предприятие оспорило в суде налоговое уведомление-решение (далее – НУР), на основании которого был применен штраф. Решением окружного суда, которое было оставлено в силе апелляционным судом, иск предприятия был удовлетворен полностью, а оспариваемое НУР – отменено. Верховный Суд поддержал эту позицию судов и оставил их решения в силе.

В данном случае предприятие не оспаривало тот факт, что в момент подписания кассовых ордеров главный бухгалтер находилась в отпуске. Однако в качестве доказательства действительности этих кассовых ордеров суду была представлена пояснительная записка, в которой главный бухгалтер пояснила, что во время своего отпуска продолжала выполнять по своей инициативе трудовые обязанности разового характера, касающиеся выплаты арендной платы. Она подтвердила, что кассовые ордера содержат ее собственноручную подпись, а также отметила, что в своих действиях руководствовалась приказом предприятия, которым установлена возможность выхода на работу во время нахождения в отпуске.

Аргументы Верховного Суда были такими:

• ни КЗоТ, ни Закон от 15.11.1996 № 504/96-ВР «Об отпусках» не содержит оговорок или ограничений относительно осуществления работником во время отпуска или в другой период отдыха предусмотренных трудовым договором функций по собственной инициативе;
• хотя исполнение работником, находящимся в отпуске, отдельных трудовых обязанностей не соответствует содержанию и целям отпуска, наличие таких обстоятельств не может свидетельствовать о дефектности первичного бухгалтерского документа и опровергать заверенные ими операции;
• если расходные кассовые ордера содержат все определенные законом обязательные реквизиты, в том числе подписи главного бухгалтера и кассира, и не установлено никаких доказательств того, что указанные кассовые ордера являются поддельными или содержат признаки подделки либо иным образом указывают на их дефектность, такие документы являются обязательными для учета налоговым органом при проверке и формирования выводов по результатам ее проведения.

2. Постановление Верховного Суда от 08.02.2024, ЕГРСР, рег. № 116869841.

Ситуация аналогична вышерассмотренной: ставились под сомнение расходные и приходные кассовые ордера, подписанные главным бухгалтером во время нахождения в отпуске. Предприятие обжаловало НУР в суде. Окружной административный суд и апелляционный суд вынесли решение не в пользу предприятия. Однако Верховный Суд не согласился с такой позицией и отменил решения судов предыдущих инстанций, а также отменил НУР.

Аргументы Верховного Суда были аналогичны вышеприведенным. Суд отметил, что хотя исполнение работником, находящимся в отпуске, отдельных трудовых обязанностей не соответствует содержанию и цели отпуска, наличие таких обстоятельств не может свидетельствовать о дефектности первичного бухгалтерского документа и опровергать заверенные им операции. Правовое значение имеет только принадлежность подписи работнику, уполномоченному трудовым договором на осуществление соответствующей хозяйственной операции.

3. Решение Черниговского окружного административного суда от 28.02.2020, ЕГРСР, рег. № 88141225.

В ходе проверки предприятия налоговый орган поставил под сомнение действительность актов приемки-передачи, составленных в выходной день для подтверждения факта реальности хозяйственной операции.

Рассматривая это дело, суд указал, что поскольку акты составлены в выходной день предприятия, что подтверждается табелем учета рабочего времени, такие акты не могут быть достоверным подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Решение было вынесено судом не в пользу предприятия. Однако справедливости ради отметим, что подписание первичных документов в выходной день было не единственным основанием для отказа удовлетворить иск предприятия – имели место и другие недостатки при составлении первичных документов.

4. Постановление Второго апелляционного административного суда от 08.07.2020, ЕГРСР, рег. № 90457279.

Налоговый орган по результатам проведенной проверки не признал налоговые расходы предприятия, подтвержденные первичными документами (расходными и приходными накладными, актами предоставления услуг), которые были подписаны директором предприятия в период своего отпуска. Поэтому предприятию были доначислены налоговые обязательства по налогу на прибыль и были применены штрафные санкции.

Суды первой и апелляционной инстанции был на стороне предприятия. В качестве доказательства действительности первичных документов предприятие представило суду нотариально удостоверенное заявление директора предприятия, в котором он указал, что скрепил своей подписью документы, которыми подтверждаются хозяйственные операции.

Суд в своем решении отметил, что руководитель предприятия является исполнительным органом управления юридического лица, действующим на основании устава, и полномочия его прекращаются способом, определенным в уставе. С момента его назначения (избрания) на должность и до освобождения от должности его служебные полномочия не прекращаются. Следовательно, в нерабочее время, а также в период командировки или отпуска должностные полномочия руководителя не прекращаются, он вправе подписывать документы предприятия и в этих случаях.

Наши рекомендации

Как видим из вышеприведенных судебных решений, шансы отстоять действительность первичных документов, подписанных директором или другими должностными лицами во время отпуска, болезни или другого нерабочего времени, у СХ есть. Однако должностным лицам предприятия лучше не злоупотреблять правом подписывать документы в любое время, поскольку свою правоту предприятию потом нужно будет доказывать в суде. А это дополнительные финансовые и моральные издержки.

Поэтому рекомендуем заблаговременно позаботиться о подписании первичных документов в период отсутствия уполномоченных лиц.

Назначьте лиц, уполномоченных подписывать первичные и кассовые документы в период временного отсутствия основного работника (директора, главного бухгалтера, кассира и др.). Вы можете на этот период:

• либо возложить такие обязанности на штатного заместителя (при наличии);
• либо назначить временно исполняющего обязанности.

А если так случилось, что документы были подписаны в период отпуска или другого временного отсутствия работника, доказывайте действительность этого документа, используя аргументы, приведенные в судебных решениях (см. выше).