Відрядження скасували: як оформити та відобразити в обліку

У діяльності підприємств нерідко виникають ситуації, коли з будь-яких причин відрядження працівника потрібно скасувати (частково або повністю) чи перенести на більш пізній строк. Як правило, питання скасування відрядження, відкликання працівника з відрядження нормативними документами не регулюються. Але є загальні вимоги законодавства, у разі дотримання яких можна правильно оформити таке скасування, відобразити витрати (за їх наявності) на відрядження в бухгалтерському та податковому обліку. Як це зробити, читайте в консультації.

Загальні положення

Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59), регулює тільки відрядження працівників органів державної влади та бюджетних установ. На комерційні підприємства її дія не поширюється. Тому ідеальним варіантом для небюджетних підприємств є затвердження свого внутрішнього документа – Положення про службові відрядження працівників підприємства – або включення відповідного розділу до колективного договору. У цьому документі буде визначено всі правила службових відряджень. А за основу можна взяти підходящі для конкретного підприємства норми Інструкції № 59.

Деякими з цих норм можна керуватися під час вирішення питань скасування відрядження. Так, із дозволу керівника підприємства працівнику може бути відшкодовано витрати, пов'язані з поверненням електронного проїзного/перевізного документа на поїзд, звісно, за наявності роздрукованих документів, що підтверджують суму таких витрат. У цьому випадку до звіту відрядженого працівника має додаватися (також роздрукований на папері) документ про повернення проїзних/перевізних документів (абзаци п'ятий, шостий і восьмий п. 12 розд. II, п. 11 розд. III Інструкції № 59). Інформацію про наявність і статус електронного проїзного документа можна знайти на офіційному веб-сайті Укрзалізниці (www.uz.qov.ua).

Звертаємо увагу: витрати працівника, здійснені у зв'язку з поверненням квитка на поїзд, літак або інший транспортний засіб, можуть бути компенсовані з дозволу керівника підприємства за наявності поважних причин.

Причини скасування відрядження можуть бути різними: