Командировку отменили: как оформить и отразить в учете

В деятельности предприятий нередко возникают ситуации, когда по каким-либо причинам командировку работника нужно отменить (частично или полностью) или перенести на более поздний срок. Как правило, вопросы отмены командировки, отзыва работника из командировки нормативными документами не регулируются. Но есть общие требования законодательства, при соблюдении которых можно правильно оформить такую отмену, отразить командировочные расходы (при их наличии) в бухгалтерском и налоговом учете. Как это сделать, читайте в консультации.

Общие положения

Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), регулирует только командировки работников органов государственной власти и бюджетных учреждений. На коммерческие предприятия ее действие не распространяется. Поэтому идеальным вариантом для небюджетных предприятий является утверждение своего внутреннего документа – Положения о служебных командировках работников предприятия – или включение соответствующего раздела в коллективный договор. В этом документе будут определены все правила служебных командировок. А за основу можно взять подходящие для конкретного предприятия нормы Инструкции № 59.

Некоторыми из этих норм можно руководствоваться при решении вопросов отмены командировки. Так, с разрешения руководителя предприятия работнику могут быть возмещены расходы, связанные с возвратом электронного проездного/перевозочного документа на поезд, разумеется, при наличии распечатанных документов, подтверждающих сумму таких расходов. В этом случае к отчету командированного работника должен прилагаться (также распечатанный на бумаге) документ о возврате проездных/перевозочных документов (абзацы пятый, шестой и восьмой п. 12 разд. II, п. 11 разд. III Инструкции № 59). Информацию о наличии и статусе электронного проездного документа можно найти на официальном веб-сайте Укрзализныци (www.uz.qov.ua).

Обращаем внимание: расходы работника, понесенные в связи с возвратом билета на поезд, самолет или другое транспортное средство, могут быть компенсированы с разрешения руководителя предприятия при наличии уважительных причин.

Причины отмены командировки могут быть разными: