Використання подорожнього листа в обліково-податкових цілях

У зв’язку з тим що форми подорожніх листів давно скасовано та немає обов’язку їх використання, виникають запитання: як обліковувати списання пального та чи можна застосовувати подорожні (дорожні) листи в обліково-податкових цілях? Відповіді на них ви знайдете в цій статті.

З історії питання

Нагадаємо, що типові форми подорожніх листів було скасовано 2013 року:

• легкового авто – з 16.04.2013 згідно з наказом Держстату від 19.03.2013 № 95;
• вантажного авто – з 10.12.2013 згідно з наказом Мінінфраструктури та Мінекономрозвитку від 10.12.2013 № 1005/1454.

Більшість підприємств-перевізників, незважаючи на скасування подорожнього листа, продовжують його використання, оскільки цей документ є підставою для обліку роботи транспорту, списання витраченого пального та підтвердження використання придбаного пального в господарській діяльності з метою ненарахування компенсуючих податкових зобов’язань з ПДВ.

У листі Мінінфраструктури від 23.04.2013 № 4492/25/10-13 зазначено, що подорожній лист є основним документом первинного обліку роботи автотранспортних засобів, який підтверджує витрати, пов’язані із здійсненням перевезень, і як первинний бухгалтерський документ застосовується для бухобліку відповідних господарських операцій, зокрема списання витраченого палива і мастильних матеріалів. До того ж таке списання здійснюється на підставі подорожніх листів з урахуванням норм витрат (до 02.11.2023 – затверджених наказом Мінтрансу від 10.02.1998 № 43, а зараз – Методичними рекомендаціями з нормування витрат палива, електричної енергії, мастильних, інших експлуатаційних матеріалів автомобілями та технікою, ухваленими Науково-технічною радою ДП «ДержавтотрансНДІпроект», протокол від 17.11.2023 № 3). Слід зауважити, що в цих нормах досі зазначено, що списання пально-мастильних матеріалів (далі – ПММ) підтверджується подорожніми листами та/або іншими звітними документами.

Затвердження форми подорожнього листа

Для обліково-податкових цілей підприємства можуть і надалі використовувати подорожні листи (п. 2.6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88, далі – Положення № 88).

Так, у листі Мінінфраструктури від 20.11.2012 № 25/3717-12 ідеться про недоцільність скасування типової форми № 2 «Подорожній лист вантажного автомобіля», затвердженої спільним наказом Мінтрансу та Мінстату від 29.12.1995 № 488/346, оскільки її використання задовольняє потреби підприємств щодо обліку робочого часу водія, обліку витрат та списання пального, але рекомендовано оптимізувати цю форму.

Що стосується подорожнього листа легкового автомобіля, то податківці зазначають, що, хоча чинне законодавство не передбачає типової форми документа, використовувати можна зручну для обліку форму первинного документа. Її слід затвердити наказом про облікову політику підприємства. Документ має містити всі ознаки первинного. У ньому мають бути відомості про господарську операцію та підтвердження її здійснення (листи ДФС від 09.06.2015 № 1999/6/99-99-19-01-01-15 та від 02.11.2015 № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Подорожні листи, розроблені самостійно, крім обов’язкових реквізитів можуть мати додаткові реквізити залежно від характеру операції (абзац третій п. 2.3 Положення № 88).

Розроблені форми подорожніх листів затверджуються:

• наказом з основної діяльності «Про затвердження форми подорожніх листів та порядку їх використання»;
• наказом про облікову політику підприємства (форми та порядок їх використання є невід’ємним додатком до цього наказу);
• положенням про транспортний відділ, затвердженим наказом керівника підприємства з основної діяльності. У його розділі «Внутрішні регламентуючі документи» може бути зазначено як один із транспортних документів подорожній лист;
• порядком використання службового легкового транспорту, який затверджується наказом керівника з основної діяльності. У ньому зазначається порядок застосування подорожнього листа та його обов’язкові реквізити;
• порядком використання транспортного засобу в господарській діяльності, який затверджується наказом керівника з основної діяльності та визначає форму подорожнього листа та базові норми витрат пального на конкретний транспортний засіб.

Застереження! Були прецеденти, коли податківці не визнавали подорожній лист через те, що його було складено за вже скасованою формою (див. постанову Другого апеляційного адміністративного суду від 31.03.2023 у справі № 520/16473/21, ЄДРСР, реєстр. № 109942659). Рішення ухвалено на користь суб’єкта господарювання. Однак, щоб мінімізувати податковий ризик, не варто у своїй формі наводити реквізити наказів, які втратили чинність. Якщо ви все-таки складали подорожні листи із зазначенням у шапці реквізитів скасованих наказів, якими їх було затверджено, то буде корисним такий аргумент із рішення суду: «Платник податку може створювати власну форму первинного документа, а може користуватися і бланками скасованої форми» (рішення Дніпропетровського окружного адміністративного суду від 11.07.2024 у справі № 160/9960/24, ЄДРСР, реєстр. № 120460281).

Обов’язкові реквізити подорожнього листа

Згідно з пп. 14.1.231 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) використання транспортного засобу має бути пов`язане з реалізацією ділової мети створення та діяльності підприємства (розумних економічних причин), намірів та очікувань отримання економічного ефекту в результаті господарської діяльності.

Економічним ефектом є отримання прибутку (доходу) суб’єктом господарської діяльності. Тому з метою обліку та формування витрат має значення факт проведення певної операції, який належним чином підтверджений первинними документами.

У подорожньому листі слід зазначити такі реквізити.

1. Маршрут руху транспортного засобу – напрямок руху транспортного засобу під час здійснення перевезень між початковим та кінцевим пунктом призначення, який підтверджує зв’язок витрат на ПММ з господарською діяльністю підприємства.

У разі придбання ПММ необхідною умовою для виникнення права на податковий кредит з ПДВ є факт їх використання в госпдіяльності, який має бути підтверджено належним чином складеними первинними документами, що відображають реальність господарської операції.

Право на податковий кредит за придбаними ПММ виникає на підставі податкової накладної, зареєстрованої в Єдиному реєстрі податкових накладних. Але якщо підприємство здійснює списання ПММ з використанням подорожніх листів, що мають істотні недоліки (не відповідають ознакам первинного документа), то це є підставою для невизнання використання ПММ в господарській діяльності. Тому в разі неможливості підтвердження використання придбаних ПММ у господарській діяльності підприємство зобов’язане нарахувати компенсуючі податкові зобов’язання (п. 198.5 ПКУ).

Зверніть увагу! Якщо подорожній лист не дає змоги в повному обсязі вказати маршрут руху транспортного засобу (основні пункти призначення, до яких здійснювався рух, час вибуття, час прибуття), то підприємство може використовувати маршрутний лист. Форма маршрутного листа також має бути затверджена наказом разом із подорожнім листом, а в порядку використання подорожнього листа має бути визначено, що під час його видачі додається маршрутний лист, в якому вказується маршрут руху та час на кожну поїздку окремо.

До відома. Маршрут руху може фіксуватися і за допомогою GPS-моніторингу. У такому разі це потрібно прописати у внутрішніх документах (положенні, наказі тощо).

Складання подорожніх листів як документів первинного обліку є правом, а не обов’язком підприємства, оскільки зі ст. 1 Закону від 05.04.2001 № 2344-III «Про автомобільний транспорт» (далі – Закон № 2344) було вилучено поняття «подорожній лист» та обов’язок його використання. Факт використання пального може підтверджуватися маршрутними листами, якщо вони містять всі необхідні реквізити, достатні для встановлення факту здійснення господарської операції.

У рішенні П’ятого апеляційного адміністративного суду від 12.02.2020 у справі № 400/403/19 (ЄДРСР, реєстр. № 87552154) зазначено, що факт використання підприємством лише маршрутних листів у своїй господарській діяльності не може вважатися порушенням правил ведення бухобліку, за умови що з таких документів можна встановити необхідні числові показники руху ПММ.

2. Вид та марка пального, показання спідометра, пробіг. З метою списання пального та формування у зв’язку з цим витрат рух пального супроводжується подорожнім листом, який має містити інформацію про вид та марку пального, показання спідометра, пробіг (рішення Окружного адміністративного суду м. Києва від 21.02.2020 у справі № 640/18722/18, ЄДРСР, реєстр. № 87741577; рішення Херсонського окружного адміністративного суду від 16.04.2019 у справі № 540/326/19, ЄДРСР, реєстр. № 81396680).

3. Витрати пального. Списання пального здійснюється за фактом його використання відповідно до подорожніх листів (у натуральному вимірнику), актів списання пального (у грошовому вимірнику) або подорожніх листів з натуральним і вартісним вимірниками, або розрахунків до виконаних рейсів згідно з подорожніми листами, в яких на підставі даних показників спідометра під час виїзду та заїзду, обсягу палива у баку під час виїзду та заїзду, маршруту руху, дати та обсягу заправлення за маршрутом прямування транспорту розраховується загальний пробіг конкретного рейсу та обсяги фактично витраченого пального.

Про особливості документування використання ПММ див. у спецтемі «ПММ: від документування до списання».

Тобто підприємство під час організації та ведення бухобліку не зв’язане формами бланків типових і спеціалізованих форм та з урахуванням особливостей господарської діяльності, обраної облікової політики може розробити власні форми первинних документів, які повинні мати всі ознаки первинного документа (обов’язкові реквізити) та містити відомості про господарську операцію та підтвердження її здійснення (постанова Шостого апеляційного адміністративного суду від 03.02.2020 у справі № 320/5188/18, ЄДРСР, реєстр. № 87361035).

Періодичність складання подорожнього листа

Періодичність складання подорожніх листів, як і їх форму, законодавчо не встановлено жодним нормативно-правовим актом, тому визначається підприємством самостійно та затверджується або наказом про облікову політику, або іншим наказом з основної діяльності підприємства.

Періодичність складання подорожніх листів визначається залежно від особливостей господарської діяльності. Тому подорожні листи можуть оформлюватися або лише на один робочий день, або раз на тиждень, раз на декаду, але не рідше разу на місяць, оскільки первинні документи (у т. ч. подорожні листи) є підставою для складання щомісячних облікових регістрів (п. 4 Методичних рекомендацій по застосуванню регістрів бухгалтерського обліку, затверджених наказом Мінфіну від 29.12.2000 № 356).

Якщо підприємство обирає іншу періодичність оформлення подорожнього листа, ніж один робочий день, то воно має розробити його відповідну форму та порядок заповнення.

Суди також підтверджують можливість складання подорожніх листів раз на місяць (рішення Одеського окружного адмінсуду від 29.10.2018 у справі № 1540/3319/18, ЄДРСР, реєстр. № 77745605, рішення Дніпропетровського окружного адмінсуду від 22.04.2021 у справі № 160/15009/20, ЄДРСР, реєстр. № 96452022).

До речі, розробляючи свою форму подорожнього листа, ви можете взяти за основу форму з наказу МВС від 06.12.2017 № 997 – її призначено для обліку використання легкових автомобілів для поїздок, пов’язаних із службовою діяльністю посадових осіб МВС. Щоправда, її слід доповнити необхідними реквізитами, зокрема полем для зазначення маршруту. Та показово, що такий подорожній лист також складається раз на місяць із розбивкою за днями.

Зразок подорожнього листа, який оформлюється раз на місяць, наведено в кінці статті.

Відмітка про передрейсовий технічний огляд транспортного засобу

Відповідно до ст. 34 Закону № 2344 автомобільний перевізник зобов’язаний забезпечувати контроль технічного і санітарного стану транспортного засобу перед виїздом на маршрут.

Відповідна організація проведення перевірки технічного стану транспортного засобу є однією з умов запобігання дорожньо-транспортним пригодам, забезпечення безпеки руху. Тому на кожному підприємстві, яке має транспортний засіб, слід обов`язково проводити передрейсові (щозмінні) огляди технічної справності транспортного засобу.

Згідно з п. 3.6 Положення про технічне обслуговування і ремонт дорожніх транспортних засобів автомобільного транспорту, затвердженого наказом Мінтрансу від 30.03.1998 № 102, перевірка технічного стану здійснюється щоденно відповідним технічним персоналом після повернення транспортного засобу на місце постійної стоянки, а також водієм перед виїздом на лінію та під час зміни водіїв на лінії.

В абзаці п’ятому ч. 2 ст. 12 Закону від 30.06.1993 № 3353-ХІІ «Про дорожній рух» (далі – Закон № 3353) передбачено, що посадові особи, які відповідають за експлуатацію та технічний стан транспортного засобу, зобов’язані не випускати на лінію транспортний засіб, технічний стан яких не відповідає вимогам державних стандартів, правил дорожнього руху.

Згідно з п. 7.1 Порядку перевірки технічного стану транспортних засобів автомобільними перевізниками, затвердженого наказом Мінтрансу від 05.08.2008 № 974 (далі – Порядок № 974), перевізник забезпечує своєчасну розробку і затверджує технологічний процес систематичної перевірки на території свого підприємства укомплектованості та технічного стану кожного транспортного засобу, який потрібно щозміни допускати до руху.

Перевізник веде Журнали реєстрації операцій перевірки технічного стану транспортного засобу, які складаються та зберігаються на паперових та/або електронних носіях (п. 8.1 Порядку № 974).

Однак, оскільки обов’язковість використання подорожнього листа скасовано, ці приписи підлягають виконанню лише в разі, якщо підприємство використовує подорожній лист та затвердило його форму, реквізити, зокрема і відмітку про техогляд транспортного засобу. Утім, самостійно розроблена форма подорожнього листа без відмітки механіка в ньому не є порушенням.

Згідно зі ст. 16 Закону № 3353 водій транспортного засобу не зобов’язаний мати під час перевезення подорожній лист з відміткою механіка про техогляд транспортного засобу, а підтвердженням проведення передрейсового техогляду є відмітка в Журналі реєстрації операцій перевірки технічного стану транспортного засобу.

Отже, реквізит «відмітка про технічний огляд транспортного засобу» не є обов’язковим реквізитом подорожнього листа, тому що його наявність або відсутність не впливає на підтвердження факту здійснення господарської операції, а подорожній лист не втрачає ознак первинного документа, який є підставою для списання ПММ.

До речі, навіть за часів обов’язкового застосування подорожнього листа (ще до скасування його форми) суди зазначали, що без відмітки механіка та медсестри він не втрачає своєї облікової функції, тобто цілком підходить для списання ПММ (див. ухвалу Донецького апеляційного адміністративного суду від 18.01.2012 у справі № 2а-8135/11/1270, ЄДРСР, реєстр. № 24199251). Якщо не плануєте в подорожньому листі проставляти відмітки механіка та медсестри, приберіть ці реквізити з власної форми.

Висновки:

• форми подорожніх листів можуть затверджуватися не лише наказом про облікову політику, а й іншим розпорядчим документом;
• факт використання отриманого пального може підтверджуватися маршрутними листами, якщо вони містять всі необхідні реквізити, достатні для встановлення факту здійснення господарської операції;
• періодичність складання подорожнього листа визначається самим підприємством;
• документом, який підтверджує проведення передрейсового технічного огляду транспортного засобу, є Журнал реєстрації операцій перевірки технічного стану транспортного засобу;
• реквізит «відмітка про технічний огляд транспортного засобу» не є обов’язковим реквізитом;
• подорожній лист без реквізиту «відмітка про технічний огляд транспортного засобу» не позбавляється ознак первинного документа та є підставою для підтвердження здійснення господарської операції та списання ПММ.

Зразок дорожнього (подорожнього) листа службового автомобіля