Использование путевого листа в учетно-налоговых целях

В связи с тем что формы путевых листов давно отменены и нет обязанности их использования, возникают вопросы: как учитывать списание горючего и можно ли применять путевые листы в учетно-налоговых целях? Ответы на них вы найдете в этой статье.

Из истории вопроса

Напомним, что типовые формы путевых листов были отменены в 2013 году:

• легкового автомобиля – с 16.04.2013 согласно приказу Госстата от 19.03.2013 № 95;
• грузового – с 10.12.2013 согласно приказу Мининфраструктуры и Минэкономразвития от 10.12.2013 № 1005/1454.

Большинство предприятий-перевозчиков, несмотря на отмену путевого листа, продолжают его использовать, поскольку этот документ служит основанием для учета работы транспорта, списания израсходованного горючего и подтверждения использования приобретенного горючего в хозяйственной деятельности в целях неначисления компенсирующих налоговых обязательств по НДС.

В письме Мининфраструктуры от 23.04.2013 № 4492/25/10-13 сказано, что путевой лист служит основным документом первичного учета работы автотранспортных средств, который подтверждает расходы, связанные с осуществлением перевозок, и как первичный бухгалтерский документ применяется для бухучета соответствующих хозяйственных операций, в частности списания израсходованного топлива и смазочных материалов. К тому же такое списание проводится на основании путевых листов с учетом норм расходов (до 02.11.2023 – утвержденных приказом Минтранса от 10.02.1998 № 43, а сейчас – Методическими рекомендациями по нормированию расходов топлива, электрической энергии, смазочных, других эксплуатационных материалов автомобилями и техникой, принятыми Научно-техническим советом ГП «ГосавтотрансНИИпроект», протокол от 17.11.2023 № 3). Следует заметить, что в этих нормах до сих пор указано, что списание горюче-смазочных материалов (далее – ГСМ) подтверждается путевыми листами и/или другими отчетными документами.

Утверждение формы путевого листа

Для учетно-налоговых целей предприятия могут и впредь использовать путевые листы (п. 2.6 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.1995 № 88, далее – Положение № 88).

В частности, в письме Мининфраструктуры от 20.11.2012 № 25/3717-12 речь идет о нецелесообразности отмены типовой формы № 2 «Путевой лист грузового автомобиля», утвержденной совместным приказом Минтранса и Минстата от 29.12.1995 № 488/346, поскольку ее использование удовлетворяет потребности предприятий в учете рабочего времени водителя, учете расходов и списании горючего, но рекомендуется ее оптимизировать.

Что касается путевого листа легкового автомобиля, то налоговики отмечают, что, хотя действующее законодательство не предусматривает типовой формы документа, использовать можно удобную для учета форму первичного документа. Ее следует утвердить приказом об учетной политике предприятия. Документ должен содержать все признаки первичного. В нем должны быть сведения о хозяйственной операции и подтверждении ее осуществления (письма ГФС от 09.06.2015 № 1999/6/99-99-19-01-01-15 и от 02.11.2015 № 23178/6/99-99-19-02-02-15).

Путевые листы, разработанные самостоятельно, кроме обязательных реквизитов могут иметь дополнительные реквизиты в зависимости от характера операции (абзац третий п. 2.3 Положения № 88).

Разработанные формы путевых листов утверждаются:

• приказом по основной деятельности «Об утверждении формы путевых листов и порядка их использования»;
• приказом об учетной политике предприятия (форма и порядок их использования являются неотъемлемым приложением к этому приказу);
• положением о транспортном отделе, утвержденным приказом руководителя предприятия по основной деятельности. В его разделе «Внутренние регламентирующие документы» может быть указан как один из транспортных документов путевой лист;
• порядком использования служебного легкового транспорта, который утверждается приказом руководителя по основной деятельности. В нем указывается порядок применения путевого листа и его обязательные реквизиты;
• порядком использования транспортного средства в хозяйственной деятельности, который утверждается приказом руководителя по основной деятельности и определяет форму путевого листа и базовые нормы расходов горючего на конкретное транспортное средство.

Предостережение! Были прецеденты, когда налоговики не признавали путевой лист из-за того, что он был составлен по уже отмененной форме (см. постановление Второго апелляционного административного суда от 31.03.2023 по делу № 520/16473/21, ЕГРСР, рег. № 109942659). Решение принято в пользу субъекта хозяйствования. Однако, чтобы минимизировать налоговый риск, не стоит в своей форме приводить реквизиты приказов, которые утратили силу. Если вы все-таки составляли путевые листы с указанием в шапке реквизитов отмененных приказов, которыми они были утверждены, то будет полезен такой аргумент из решения суда: «Налогоплательщик может создавать собственную форму первичного документа, а может пользоваться и бланками отмененной формы» (решение Днепропетровского окружного административного суда от 11.07.2024 по делу № 160/9960/24, ЕГРСР, рег. № 120460281).

Обязательные реквизиты путевого листа

Согласно пп. 14.1.231 Налогового кодекса Украины (далее – НКУ) использование транспортного средства должно быть связано с реализацией деловой цели создания и деятельности предприятия (разумных экономических причин), намерений и ожиданий получения экономического эффекта в результате хозяйственной деятельности.

Экономическим эффектом является получение прибыли (дохода) субъектом хозяйственной деятельности. Поэтому в целях учета и формирования расходов имеет значение факт проведения определенной операции, надлежащим образом подтвержденный первичными документами.

В путевом листе нужно указать следующие реквизиты.

1. Маршрут движения транспортного средства – направление движения транспортного средства при осуществлении перевозок между начальным и конечным пунктом назначения, подтверждающее связь расходов на ГСМ с хозяйственной деятельностью предприятия.

При приобретении ГСМ необходимым условием для возникновения права на налоговый кредит по НДС является факт их использования в хоздеятельности, который должен быть подтвержден правильно составленными первичными документами, отражающими реальность хозяйственной операции.

Право на налоговый кредит по приобретенным ГСМ возникает на основании налоговой накладной, зарегистрированной в едином реестре налоговых накладных. Но если предприятие осуществляет списание ГСМ с использованием путевых листов, имеющих существенные недостатки (не отвечают признакам первичного документа), то это служит основанием для непризнания использования ГСМ в хозяйственной деятельности. Поэтому при невозможности подтверждения использования приобретенных ГСМ в хозяйственной деятельности предприятие обязано начислить компенсирующие налоговые обязательства (п. 198.5 НКУ).

Обратите внимание! Если путевой лист не позволяет в полном объеме указать маршрут движения транспортного средства (основные пункты назначения, в которые осуществлялось движение, время выбытия, время прибытия), то предприятие может использовать маршрутный лист. Форма маршрутного листа также должна быть утверждена приказом вместе с путевым листом, а в порядке использования путевого листа должно быть определено, что при его выдаче прилагается маршрутный лист, в котором указывается маршрут движения и время на каждую поездку отдельно.

К сведению. Маршрут движения может фиксироваться и с помощью GPS-мониторинга. В таком случае это нужно прописать во внутренних документах (положении, приказе и т. п.).

Составление путевых листов как документов первичного учета – это право, а не обязанность предприятия, поскольку из ст. 1 Закона от 05.04.2001 № 2344-III «Об автомобильном транспорте» (далее – Закон № 2344) было исключено понятие «путевой лист» и норма об обязательном его использовании. Факт использования горючего может подтверждаться маршрутными листами, если они содержат все необходимые реквизиты, достаточные для установления факта осуществления хозяйственной операции.

В решении Пятого апелляционного административного суда от 12.02.2020 в деле № 400/403/19 (ЕГРСР, рег. № 87552154) сказано, что факт использования предприятием только маршрутных листов в своей хозяйственной деятельности не может считаться нарушением правил ведения бухучета, при условии что из таких документов можно установить необходимые числовые показатели движения ГСМ.

2. Вид и марка горючего, показания спидометра, пробег. В целях списания горючего и формирования в связи с этим расходов движение горючего сопровождается путевым листом, который должен содержать информацию о виде и марке горючего, показания спидометра, пробег (решение Окружного административного суда г. Киева от 21.02.2020 в деле № 640/18722/18, ЕГРСР, рег. № 87741577; решение Херсонского окружного административного суда от 16.04.2019 в деле № 540/326/19, ЕГРСР, рег. № 81396680).

3. Расход горючего. Списание горючего проводится по факту его использования в соответствии с путевыми листами (в натуральном измерителе), актов списания горючего (в денежном измерителе) или путевых листов с натуральным и стоимостным измерителями, или расчетов к выполненным рейсам согласно путевым листам, в которых на основании данных показателей спидометра при выезде и заезде, объема топлива в баке при выезде и заезде, маршрута движения, даты и объема заправки по маршруту направления транспорта рассчитывается общий пробег конкретного рейса и объемы фактически израсходованного горючего.

Об особенностях документирования использования ГСМ см. в спецвыпуске «ГСМ: от документирования до списания».

То есть предприятие при организации и ведении бухучета не связано формами бланков типовых и специализированных форм и с учетом особенностей хозяйственной деятельности, выбранной учетной политики может разработать собственные формы первичных документов, которые должны иметь все признаки первичного документа (обязательные реквизиты) и содержать сведения о хозяйственной операции и подтверждении ее осуществления (постановление Шестого апелляционного административного суда от 03.02.2020 в деле № 320/5188/18, ЕГРСР, рег. № 87361035).

Периодичность составления путевого листа

Периодичность составления путевых листов, как и их форма, законодательно не установлена каким-либо нормативно-правовым актом, поэтому определяется предприятием самостоятельно и утверждается либо приказом об учетной политике, либо другим приказом по основной деятельности предприятия.

Периодичность составления путевых листов определяется в зависимости от особенностей хозяйственной деятельности. Поэтому путевые листы могут оформляться либо только на один рабочий день, либо один раз в неделю, один раз в декаду, но не реже раза в месяц, поскольку первичные документы (в т. ч. путевые листы) служат основанием для составления ежемесячных учетных регистров (п. 4 Методических рекомендаций по применению регистров бухгалтерского учета, утвержденных приказом Минфина от 29.12.2000 № 356).

Если предприятие выбирает иную периодичность оформления путевого листа, нежели один рабочий день, то оно должно разработать его соответствующую форму и порядок заполнения.

Суды также подтверждают возможность составления путевых листов раз в месяц (решение Одесского окружного админсуда от 29.10.2018 по делу № 1540/3319/18, ЕГРСР, рег. № 77745605, решение Днепропетровского окружного админсуда от 22.04.2021 по делу № 160/15009/20, ЕГРСР, рег. № 96452022).

Кстати, разрабатывая свою форму путевого листа, вы можете взять за основу форму из приказа МВД от 06.12.2017 № 997 – она предназначена для учета использования легковых автомобилей для поездок, связанных со служебной деятельностью должностных лиц МВД. Правда, ее следует дополнить необходимыми реквизитами, в частности, полем для указания маршрута. Но показательно, что такой путевой лист также составляется раз в месяц с разбивкой по дням.

Образец путевого листа, который оформляется раз в месяц, приведен в конце статьи.

Отметка о предрейсовом техническом осмотре транспортного средства

В соответствии со ст. 34 Закона № 2344 автомобильный перевозчик обязан обеспечивать контроль технического и санитарного состояния транспортного средства перед выездом на маршрут.

Соответствующая организация проведения проверки технического состояния транспортного средства является одним из условий предотвращения дорожно-транспортных происшествий, обеспечения безопасности движения. Поэтому на каждом предприятии, имеющем транспортное средство, нужно обязательно проводить предрейсовые (ежесменные) осмотры технической исправности транспортного средства.

Согласно п. 3.6 Положения о техническом обслуживании и ремонте дорожных транспортных средств автомобильного транспорта, утвержденного приказом Минтранса от 30.03.1998 № 102, проверка технического состояния осуществляется ежедневно соответствующим техническим персоналом после возвращения транспортного средства на место постоянной стоянки, а также водителем перед выездом на линию и при смене водителей на линии.

В абзаце пятом ч. 2 ст. 12 Закона от 30.06.1993 № 3353-ХІІ «О дорожном движении» (далее – Закон № 3353) предусмотрено, что должностные лица, отвечающие за эксплуатацию и техническое состояние транспортного средства, обязаны не выпускать на линию транспортное средство, техническое состояние которых не соответствует требованиям государственных стандартов, правил дорожного движения.

Согласно п. 7.1 Порядка проверки технического состояния транспортных средств автомобильными перевозчиками, утвержденного приказом Минтранса от 05.08.2008 № 974 (далее – Порядок № 974), перевозчик обеспечивает своевременную разработку и утверждает технологический процесс систематической проверки на территории своего предприятия укомплектованности и технического состояния каждого транспортного средства, которое нужно ежесменно допускать к движению.

Перевозчик ведет Журналы регистрации операций проверки технического состояния транспортного средства, которые составляются и хранятся на бумажных и/или электронных носителях (п. 8.1 Порядка № 974).

Однако, поскольку обязательность использования путевого листа отменена, эти предписания подлежат выполнению только в случае, если предприятие использует путевой лист и утвердило его форму, реквизиты, в том числе и отметку о техосмотре транспортного средства. В то же время самостоятельно разработанная форма путевого листа без отметки механика в нем не является нарушением.

Согласно ст. 16 Закона № 3353 водитель транспортного средства не обязан иметь при перевозке путевой лист с отметкой механика о техосмотре транспортного средства, а подтверждением проведения предрейсового техосмотра служит отметка в Журнале регистрации операций проверки технического состояния транспортного средства.

Следовательно, реквизит «отметка о техническом осмотре транспортного средства» не является обязательным реквизитом путевого листа, так как его наличие или отсутствие не влияет на подтверждение факта осуществления хозяйственной операции, а путевой лист не утрачивает признаков первичного документа, который служит основанием для списания ГСМ.

Кстати, даже во времена обязательного применения путевого листа (еще до отмены его формы) суды отмечали, что без отметки механика и медсестры он не теряет своей учетной функции, то есть вполне подходит для списания ГСМ (см. определение Донецкого апелляционного административного суда от 18.01.2012 по делу № 2а-8135/11/1270, ЕГРСР, рег. № 24199251). Если не планируете в путевых листах проставлять отметки механика и медсестры, уберите эти реквизиты из собственной формы.

Выводы:

• формы путевых листов могут утверждаться не только приказом об учетной политике, но и другим распорядительным документом;
• факт использования полученного горючего может подтверждаться маршрутными листами, если они содержат все необходимые реквизиты, достаточные для установления факта осуществления хозяйственной операции;
• периодичность составления путевого листа определяется самим предприятием;
• документом, подтверждающим проведение предрейсового технического осмотра транспортного средства, является Журнал регистрации операций проверки технического состояния транспортного средства;
• реквизит «отметка о техническом осмотре транспортного средства» не является обязательным реквизитом;
• путевой лист без не предусмотренного предприятием реквизита «отметка о техническом осмотре транспортного средства» не лишается признаков первичного документа и служит основанием для подтверждения осуществления хозяйственной операции и списания ГСМ.

Образец путевого листа служебного автомобиля