Перевитрата топлива на автотранспорті: бухгалтерський І податковий облік

Акценти цієї статті:

• норми витрати ПММ для автотранспорту встановлено чинним законодавством;
• до базових норм застосовуються підвищувальні або знижувальні коригувальні коефіцієнти;
• при списанні палива в обліку треба порівняти фактичну і нормативну витрату палива.

Майже кожне підприємство у своїй господарській діяльності використовує автотранспорт. Фактична витрата палива часто відрізняється від установленої норми. Причини перевитрати можуть бути найрізноманітніші: погодні умови, стан доріг, пробіг авто, а також нераціональне використання палива водієм. Тому виникає запитання: за якими нормами потрібно списувати паливо? І як відображати в бухгалтерському та податковому обліку перевитрату палива? Відповіді на ці запитання ви знайдете в консультації.

Норми витрати ПММ на автотранспорті

Норми витрати ПММ для автомобілів затверджено наказом Мінтрансу від 10.02.98 р. № 43 (далі – Норми № 43). Там наведено базові лінійні норми витрат палива для більш ніж 1 200 моделей (модифікацій) автомобілів, норми витрати палива на виконання транспортної роботи і на роботу спеціального обладнання, а також система коефіцієнтів коригування нормативних витрат палива.

Згідно з п. 1.1 Норм № 43 на підприємствах можуть використовуватися такі норми та коефіцієнти коригування:

• базова лінійна норма на пробіг автомобіля;
• норма на виконання транспортної роботи;
• норма на тонну спорядженої маси;
• норма на одну їздку з вантажем;
• норма на пробіг при виконанні спеціальної роботи;
• норма на роботу спецобладнання, установленого на автомобілях;
• базова норма на роботу автономного (незалежного) обігрівача.

Знижувальні та підвищувальні коефіцієнти

До норм витрати палива застосовуються різні коригувальні коефіцієнти, які підвищують або знижують норми. Причини, що призводять до застосування таких коефіцієнтів, наведено в табл. 1 на наступній сторінці.

Якщо вам треба застосувати одночасно декілька коригувальних коефіцієнтів, тоді ви маєте розрахувати сумарний коефіцієнт коригування, який дорівнює сумі таких надбавок.

Таблиця 1

Бухгалтерський і податковий облік

У бухгалтерському обліку вартість витраченого палива відображається залежно від мети використання автотранспорту і списується з кредиту субрахунка 203 «Паливо» у дебет відповідних субрахунків (15, 20, 23, 28, 91–94).

У податковому обліку правила визнання витрат описано в п. 138.4, 138.5 Податкового кодексу (далі – ПК):

• витрати, що формують собівартість реалізованих товарів, виконаних робіт, наданих послуг, визнаються витратами того звітного періоду, у якому визнано доходи від реалізації;
• інші витрати визнаються витратами того звітного періоду, у якому їх було здійснено.

Із цього випливає висновок:

• вартість ПММ, уключених до собівартості виробленої продукції (виконаних робіт, наданих послуг) і до первісної вартості придбаних товарів, потрапить до складу витрат підприємства лише в періоді визнання доходів від реалізації такої продукції (товарів, робіт, послуг);
• затрати на придбання ПММ, вартість яких включено до складу інших витрат підприємства (адміністративних, витрат на збут, інших операційних витрат), беруть участь у розрахунку бази оподаткування в тому періоді, у якому їх було здійснено (тобто в періоді списання витрачених ПММ із балансу).

Із метою податкового обліку найважливіше – довести господарність кілометражу. Так, згідно з п. 138.2 ПК податкові витрати визнаються на підставі первинних документів, які підтверджують фактичні витрати платника податків і їх зв'язок із його госпдіяльністю.

Крім того, необхідно зробити розрахунок і порівняти нормативну та фактичну витрату палива. Якщо фактична витрата не перевищує норму, то до складу витрат підприємства спокійно потрап-ляє вся вартість фактично витраченого палива. Якщо ж фактична витрата перевищує нормативну, тоді до складу податкових витрат ви зможете включити лише вартість ПММ у межах норм (пп. «и» пп. 138.8.5, п. 140.3 ПК).

Які наслідки з ПДВ виникають у разі наднормативної витрати ПММ?

Підприємству доведеться визнати умовне постачання такої перевитрати, тобто нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ виходячи з вартості придбання палива (пп. «г» п. 198.5 ПК).

Чи потрібно включати вартість перевитрати палива до оподатковуваного доходу водія та утримувати ПДФО, нарахований на суму перевитрати?

Якщо перевитрата палива виникла не з вини працівника, то підстав для утримання ПДФО немає.

Однак перевитрата, яка виникла з об'єктивних причин (складні погодні умови, технічний стан авто тощо), має бути підтверджена документально. Наприклад, актом про технічний стан автомобіля з висновками комісії, у якому зазначено причину перевитрати і фактичну витрату палива.

Якщо буде доведено, що перевитрата палива сталася з вини працівника, тоді підприємство може стягнути з нього вартість такого палива. Наприклад, утримати вартість бензину із його зарплати. При цьому рекомендуємо оформити документи, які підтверджують вину працівника: потрібна пояснювальна записка працівника та його заява на утримання цієї суми, а також наказ про дисциплінарне стягнення.

А якщо вину працівника доведено, однак підприємство не стягуватиме з нього вартість перевитрати палива, тоді доведеться утримати з працівника ПДФО, нарахований на вартість перевитраченого палива. Адже в цьому випадку вартість бензину вважатиметься додатковим благом, отриманим від роботодавця (пп. 164.2.17 ПК). При цьому база оподаткування визначається з урахуванням натуркоефіцієнта (п. 164.5 ПК).

Списання палива в обліку

Приклад

На підприємстві ТОВ «Весна» (знаходиться в м. Дніпропетровську) в листопаді 2014 року для виконання службових обов'язків (поїздок містом) адміністративного персоналу використовувався автомобіль Mitsubishi Pajero. Згідно з даними дорожніх листів витрата ПММ становила 350 л (у зв’язку з технічним станом автомобіля), пробіг – 1 660 км.

Користуючись Нормами № 43, розрахуємо нормативну витрату бензину для цього автомо­біля:

базова лінійна норма – 14,8 л/100 км пробігу;

підвищувальні коефіцієнти:

– за роботу в холодну пору року – 2 % (пп. 3.1.1.1 Норм № 43);

– за роботу в умовах міста – 15 % (пп. 3.1.4 Норм № 43)

Нормативна витрата палива згідно з п. 4.1 Норм № 43 розраховується за формулою

Qн= 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х K∑),

де Qн – нормативна витрата палива, л;

Нs – базова лінійна норма витрати палива, л/100 км.;

S – пробіг автомобіля, км.;

K∑ – сумарний коригувальний коефіцієнт, %.

Підставимо в цю формулу значення з нашого прикладу:

Q_н= 0,01 х 14,8 х 1 660 хх (1 + 0,01 х 17) = 287,45 л.

Таким чином, перевитрата становила 62,55 л (350 л – 287,45 л).

Відобразимо дані з перевитрати в табл. 2.

Таблиця 2

Бухгалтерський і податковий облік у разі перевитрати палива

(грн.)

1. Вартість перевитрати палива:

у бухгалтерському обліку – списується на інші операційні витрати;

податковому обліку – не включається до складу витрат, оскільки вважається, що такі ПММ не було використано в господарській діяльності. Також підприємство має нарахувати податкові зобов'язання з ПДВ на вартість перевитрати.

2. Якщо перевитрата палива виникла не з вини працівника, то причину перевитрати необхідно документально зафіксувати і пояснити. Тоді вартість «зайвого» палива не треба буде утримувати із працівника й обкладати ПДФО.