З чого почати рік

Пам’ятка головному бухгалтеру на 2014 рік

Початок року у бухгалтерів зазвичай дуже насичений. Тому багато хто, напевно, вже розпочав певні підготовчі роботи. Що ж, настав час довести справи до кінця. Ну а якщо хтось згаяв час, рекомендуємо негайно мобілізуватися і провести деякі заходи, котрі допоможуть вам швидко зорієнтуватися в обстановці й налаштувати себе на роботу після новорічних свят. Сподіваємося, виконана робота убезпечить вас від зайвого клопоту й проблем у майбутньому

Олександр Макарченко,
головний редактор медіапроекту
«Аналітика і практика»

Озброєний — отже, захищений!

На початку року потрібно насамперед з’ясувати, які зміни були внесені до чинного законодавства. Адже зазвичай багато нормативно-правових актів або зміни до них набирають чинності саме з 1 січня. Усі законодавчі нововведення умовно можна розділити на дві групи:

1) ті, які необхідно застосовувати вже з 1 січня 2014 року;

2) ті, які слід врахувати після закінчення найближчого звітного періоду (наприклад, під час складання звітності).

До першої групи нововведень можна віднести, наприклад, оновлення форми податкової накладної (узгодження із змінами, унесеними до розділу V ПК, зокрема в частині надання платникам податку на додану вартість права складати податкові накладні в електронній формі та відміни свідоцтва про реєстрацію платника податку на додану вартість), а також зниження ставки податку на прибуток (з 19 % до 16 %) та ПДВ (з 20 % до 17 %).

До другої групи належить, зокрема, встановлення нових розмірів соціальних стандартів (прожитковий мінімум і мінімальна зарплата) і пов’язаних з ними результуючих показників (докладніше — у додатку).

У зв’язку з викладеним вище особливої актуальності набуває питання набрання чинності нормативно-правовими актами. Нагадаємо, відповідно до ст. 94 Конституції України закони набирають чинності через десять днів після їх офіційного оприлюднення, якщо інше не передбачено самими законами, але не раніше дня опублікування в офіційних виданнях. Щодо решти нормативно-правових актів, то загальні правила набрання ними чинності передбачені Указом № 503. Особливу увагу варто звернути на документи, що видаються Пенсійним та іншими фондами соціального страхування (постанови, інструкції, порядки тощо). Як відомо, вони не підлягають реєстрації в Мін’юсті і не оприлюднюються в офіційних друкованих виданнях. Зазвичай такі документи набирають чинності з дня їх прийняття і обов’язкові для виконання страхувальниками і застрахованими особами (див. також Лист № 19-5-171). Але іноді трапляється так, що, наприклад, документ Пенсійного фонду вже діє, а про його існування ще нікому не відомо (звісно, окрім посадовців фонду). Тому головний бухгалтер повинен уважно слідкувати за появою нових законодавчих актів та перевіряти чинність уже наявних, щоб не порушити відповідні вимоги законодавства. Зауважимо також, що у зв’язку із зміною законодавства (зокрема, ставок податків, межі справляння ЄСВ, соціальних стандартів тощо) необхідно внести відповідні зміни до програмного забезпечення, за допомогою якого на підприємстві ведеться облік.

Звіряємо розрахунки

Щоб правильно скласти звітність, потрібно насамперед провести звірку розрахунків з контролюючими органами (дані особових рахунків звіряються з відповідними показниками обліку підприємства) та іншими суб’єктами господарювання (звіряються відповідні показники бухгалтерського обліку контрагентів). До проведення звірки з контролюючими органами необхідно належним чином підготуватися. Для цього зробіть вибірку з облікових регістрів підприємства за відповідний звітний період (рахунки 64 «Розрахунки за податками і платежами», 65 «Розрахунки за страхуванням» тощо). Суми і дати нарахування і сплати обов’язкових платежів, штрафних санкцій і пені (за наявності) краще оформити у вигляді таблиці. Питання, що виникають під час звірки, можна вирішити за допомогою відповідних платіжних документів (платіжних доручень, квитанцій) і форм звітності (декларацій, звітів, відомостей). За результатами звірки складається відповідний акт. Виявлені невідповідності мають знайти своє відображення в обліку та звітності підприємства. У разі потреби слід донарахувати, повернути відповідні платежі чи провести їх залік.

Процедура звірки розрахунків з контрагентами майже не відрізняється від звірки за обов’язковими платежами. Різниця полягає лише в тому, що перевіряються дані інших рахунків бухгалтерського обліку (зокрема, рахунки 37 «Розрахунки з різними дебіторами», 63 «Розрахунки з постачальниками та підрядниками»). У першу чергу звіряють взаєморозрахунки з основними партнерами, а також з контрагентами, з якими ваше підприємство давно не контактувало, але розрахунки з якими залишилися не закритими.

Коригуємо облікову політику

Для бухгалтера одним з найважливіших документів є наказ про облікову політику підприємства. Якщо на вашому підприємстві його ще й досі немає або назріла необхідність внести відповідні зміни до вже існуючого наказу, радимо зробити це саме на початку року (тобто, коли буде відомий механізм застосування всіх основних нововведень законодавства).

Відповідно до ст. 1 Закону про бухоблік облікова політика — це сукупність принципів, методів і процедур, що використовуються підприємством для складання і подання фінансовій звітності. Крім того, у наказі про облікову політику доцільно врахувати деякі аспекти податкового обліку.

Нормативними документами не визначено порядок складання і зміст наказу про облікову політику. Тобто підприємство розробляє його самостійно з урахуванням вимог чинного законодавства. Зауважимо, що в наказі потрібно зазначати лише ті принципи, методи і процедури, щодо яких існують різні варіанти вирішення (чітко регламентовані законодавством норми в цьому документі не зазначають). Зокрема, в наказі про облікову політику підприємства висвітлюють такі питання:

• організація бухгалтерського обліку;
• вартість об’єктів, що належать до складу основних засобів;
• періодичність проведення інвентаризації;
• строки корисного використання основних засобів і методи нарахування амортизації;
• порядок нарахування амортизації малоцінних необоротних матеріальних активів;
• тривалість операційного циклу;
• метод вибуття запасів;
• нюанси відображення в обліку транспортно-заготівельних витрат;
• величини і методи розрахунку резервів, створюваних підприємством;
• організаційні питання обліку (форма обліку, використання рахунків бухгалтерського обліку класів 8 і 9, правила документообігу, періодичність проведення інвентаризації тощо).

Звертаємо вашу увагу на те, що виходячи з принципу послідовності бухгалтерського обліку, встановленого Законом про бухоблік, облікова політика повинна бути постійною. Зазвичай наказ про облікову політику видається тільки один раз — під час створення підприємства. Надалі (прийнято це робити на початку року) до облікової політики підприємства, звісно, можуть бути внесені зміни, але робиться це лише за наявності вагомих підстав (зміна законодавства, виду діяльності підприємства тощо). Наказ про облікову політику має бути підписаний керівником підприємства та затверджений його власником.

Формуємо резерви

Головна мета створення резервів на підприємстві — попередження можливих втрат у майбутньому і рівномірне їх включення до витрат підприємства. Чинним законодавством, зокрема, передбачено створення таких резервів:

• сумнівних боргів, тобто дебіторська заборгованість, щодо якої є ризик неповернення (див. П(С)БО 10);
• для оплати відпусток (див. П(С)БО 26);
• для інших майбутніх витрат і платежів (див. П(С)БО 11).

Нагадаємо, п. 8 П(С)БО 10 передбачено застосування двох методів розрахунку резерву сумнівних боргів, а саме метод застосування абсолютної суми сумнівної заборгованості та метод застосування коефіцієнта сумнівності. При цьому для різних видів дебіторської заборгованості можна застосовувати різні методи розрахунку резервів, про що необхідно зазначити в наказі про облікову політику підприємства.

Резерв оплати відпусток визначається як добуток фактично нарахованої заробітної плати працівникам і відсотка, розрахованого шляхом ділення річної планової суми витрат на оплату відпусток на запланований загальний фонд оплати праці (див. коментар до рахунку 47 «Забезпечення майбутніх витрат і платежів» в Інструкції про застосування Плану рахунків).

Резерви сумнівних боргів обліковуються на рахунку 38 «Резерв сумнівних боргів». За кредитом відображається створення резерву (у кореспонденції з рахунками обліку витрат); за дебетом — списання заборгованості (у кореспонденції з рахунками обліку заборгованостей) або зменшення нарахованих резервів (у кореспонденції з рахунком 71 «Інший операційний дохід»). Резерви майбутніх витрат і платежів (у тому числі на оплату відпусток) обліковуються на рахунку 47 за видами резервів (у розрізі субрахунків). За кредитом рахунку (субрахунку) відображається нарахування забезпечень, за дебетом — використання.

Готуємося до подання річної звітності

Перш ніж братися за складання звітності всіх видів, необхідно провести підготовчу роботу. Згодом це дозволить без проблем скласти звітність у найкоротші строки. Насамперед перевірте наявність і правильність оформлення первинних документів підприємства. При цьому особливу увагу приділіть документам, які є підставою для записів у податковому обліку. Звісно, повна перевірка бухгалтерської документації — справа морочлива, зате буде впевненість, що кожна господарська операція має належне документальне підтвердження. Цілком імовірно, що в результаті перевірки буде встановлена відсутність якихось документів (наприклад, накладної постачальника, авансового звіту тощо) або неповне чи неправильне їх заповнення (скажімо, відсутність підпису чи іншого обов’язкового реквізиту). Виявлені недоліки потрібно усунути в найкоротші строки у будь-який із можливих способів.

Нагадаємо, відповідно до п. 6.10 Положення № 88, у разі втрати чи знищення документів необхідно: письмово повідомити про це правоохоронні органи; призначити комісію для відновлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх втрати чи знищення; оформити актом результати роботи комісії; у 10-денний строк направити копію акта до органів ДПС за місцем реєстрації підприємства (див. також пп. 139.1.9 ПК). Крім того, не завадить провести інвентаризацію активів і зобов’язань підприємства, а також скласти акти звірок з підприємствами-партнерами і контролюючими органами за податками, зборами та іншими обов’язковими платежами. Бажано також звірити дані відомостей аналітичного і синтетичного обліку. Це особливо актуально для підприємств з великими оборотами, а також для тих, які ведуть облік без допомоги спеціальних бухгалтерських програм. У разі виявлення помилок у раніше поданій звітності їх необхідно виправити в звітності за поточний період. Нагадаємо, виправлення помилок, допущених у фінансовій звітності за попередні роки, здійснюється шляхом коригування сальдо нерозподіленого прибутку на початок звітного року, якщо такі помилки впливають на величину нерозподіленого прибутку (непокритого збитку).

Відображаємо у звітності річний перерахунок ПДФО

Певно всі бухгалтери наприкінці грудня 2013 року зробили річний перерахунок доходів працівників свого підприємства. Адже саме цього вимагає пп. «а» пп. 169.4.2 ПК. Нагадаємо, необхідність проведення перерахунку ПДФО пов’язана з належним застосуванням до доходів працівників ставок ПДФО, а також податкової соціальної пільги.

Ну а зараз саме час відобразити результати зазначеного перерахунку у податковій звітності. На жаль, ПК не конкретизує механізм проведення такого перерахунку та відображення його результатів у податковій звітності. За логікою речей, результати перерахунку ПДФО, проведеного у грудні 2013 року, слід відобразити у Формі № 1ДФ за IV квартал 2013 року. Строк подання звіту до податкової спливає 10 лютого 2014 року (9 лютого — неділя).

Отже, скориставшись роз’ясненнями податкової минулих періодів, пропонуємо вийти із ситуації таким чином. Якщо внаслідок проведеного перерахунку виникає недоплата утриманого ПДФО, її потрібно додати до тієї суми ПДФО, яка підлягає утриманню з працівника у IV кварталі 2013 року. Якщо ж сума податку перевищуватиме оподатковуваний дохід працівника, в графу 4а Форми № 1ДФ повинна потрапити сума ПДФО, нарахована за результатами річного перерахунку ПДФО, а в графу 4 — лише сума фактично сплаченого ПДФО.

Коли ж мова йде про повернення ПДФО працівнику, то на суму такого ПДФО слід зменшити податок, утриманий з працівника у IV кварталі 2013 року.

Знищуємо документи правильно

Своєрідна ревізія бухгалтерської документації на предмет можливості її знищення допоможе бухгалтеру, з одного боку, навести лад у своїх справах, а з іншого — позбутися зайвих проблем під час перевірок контролюючими органами. В цьому випадку необхідно мати на увазі таке.

По-перше, строки зберігання окремих бухгалтерських документів визначено Переліком № 578.

По-друге, строки зберігання документів обчислюються з 1 січня року, що настає за роком завершення їх діловодством (наприклад, обчислення строку зберігання видаткових накладних, датованих 2010 роком, починається з 1 січня 2011 року, а закінчується 1 січня 2014 року (строк зберігання накладних з обліку товарно-матеріальних цінностей становить три роки). Таким чином, підготовку до знищення непотрібних документів можна почати й наприкінці року, проте знищувати їх можна лише після 1 січня.

По-третє, документи можуть бути знищені тільки після завершення податкової перевірки суб’єкта господарювання (за умови закінчення строків їх зберігання).

Крім того, слід мати на увазі, що згідно з п. 102.1 ПК податківці мають право самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків не пізніше закінчення 1095-го дня, що настає за днем граничного строку подання відповідної податкової декларації (якщо таку декларацію було подано пізніше — то за днем її фактичного подання). Відповідно до вимог Переліку № 578 документи, відібрані для знищення, слід здати в макулатуру, тобто передати підприємствам із заготівлі вторинної сировини.

Нормативна база

Конституція — Конституція України від 28.06.1996 № 254к/96-ВР.

ПК — Податковий кодекс України від 02.12.2010 № 2755-VI.

Закон про бухоблік — Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.1999 № 996-XIV.

Указ №503 — Указ Президента «Про порядок офіційного оприлюднення нормативно-правових актів та набрання ними чинності» від 10.06.1997 № 503/97.

Інструкція про застосування Плану рахунків — Інструкція про застосування Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов'язань і господарських операцій підприємств і організацій, затверджена наказом Мінфіну від 30.11.1999 № 291.

П(С)БО 10 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 10 «Дебіторська заборгованість», затверджене наказом Мінфіну від 08.10.1999 № 237.

П(С)БО 11 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 11 «Зобов'язання», затверджене наказом Мінфіну від 31.01.2000 № 20.

П(С)БО 26 — Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 26 «Виплати працівникам», затверджене наказом Мінфіну від 28.10.2003 № 601.

Положення № 88 — Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затверджене наказом Мінфіну від 24.05.1995 № 88.

Перелік № 578 — Перелік типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, затверджений наказом Мін'юсту від 12.04.2012 № 578/5.

Форма № 1ДФ — форма Податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платників податку, і сум утриманого з них податку (форма № 1ДФ), затверджена наказом ДПАУ від 24.12.2010 № 1020.

Лист № 19-5-171 — лист Мін'юсту від 24.03.2006 № 19-5-171.

Дата підготовки
22.01.2014