Не отримали відправлені поштою важливі документи від податкової інспекції: що робити?

Чим ризикуєте: набути заборгованість перед бюджетом і позбутися можливості своєчасно подати заперечення на акт перевірки або оскаржити в адміністративному чи в судовому порядку податкове повідомлення-рішення.

Що можна зробити на практиці: довести, що документи не отримано через порушення, допущені поштою, і захистити свої права у встановленому законодавством порядку.

На практиці часто буває, що рекомендований лист, направлений ДПІ, не доходить до платника податків. А в листі був акт перевірки або податкове повідомлення-рішення. При цьому ДПІ вважає такі документи врученими платникові податків. Давайте з'ясуємо, чому це відбувається.

Коли документи, направлені поштою, уважаються врученими платникові податків?

Документи, направлені ДПІ рекомендованим листом із повідомленням про вручення, уважатимуться врученими платникові податків у двох випадках:

1. Якщо лист із податкової фактично вручено особі, яка має право його отримати (ч. 2 п. 58.3 Податкового кодексу, далі – ПК; п. 89, 90, 99, 102 Правил надання послуг поштового зв'язку, затверджених постановою КМУ від 05.03.09 р. № 270, далі – Правила № 270).

На підприємстві це посадова особа (директор чи бухгалтер) або працівник, повноваження якого отримувати кореспонденцію підприємства підтверджено довіреністю, підписаною директором і завіреною печаткою підприємства.

Якщо лист адресовано підприємцеві, тоді отримати його має право особисто підприємець чи повнолітній член його сім'ї або ж працівник, чиї повноваження отримувати кореспонденцію підприємця підтверджено нотаріально завіреною довіреністю.

У цьому випадку ДПІ отримує поштове повідомлення про вручення підприємству або підприємцеві такого рекомендованого листа, у якому зазначено дату його отримання.

2. Якщо неможливо вручити адресату – платникові податків рекомендований лист за його податковою адресою.

Податковою адресою платника податків уважається (ст. 45 ПК):

• для підприємства – його місцезнаходження, зазначене в Єдиному державному реєстрі юридичних та фізичних осіб – підприємців (далі – ЄДР);
• для підприємця – його зареєстроване місце проживання, за яким він береться на облік у ДПІ.

Що означає «неможливо вручити»? Це означає, що:

• або адресат відмовився отримувати рекомендований лист,
• або адресат відсутній за місцезнаходженням (місцем проживання),
• або листоноша не застав адресата за місцезнаходженням (місцем проживання), а адресат протягом місяця не з'явився на пошту для отримання рекомендованого листа.

У такому разі рекомендований лист повертається відправникові – ДПІ, а пошта на цьому листі робить позначки: «Адресат відмовився від отримання», «Повертається за закінченням строку зберігання» або «Адресат відсутній за місцезнаходженням». І тоді документ уважається врученим платникові податків у день, коли поштою зроблено таку позначку на листі (ч. 3 п. 58.3, абзац четвертий п. 86.3, абзац п'ятий п. 86.5 ПК; п. 116, 117 Правил № 270).

Чи можуть покарати платника податків за відмову отримувати лист із податкової?

Відмовившись отримувати лист, платник податків покарає себе сам. Адже якщо документи не отримано вчасно, він утрачає шанс оскаржити їх в адміністративному чи судовому порядку. У результаті у платника податків виникне заборгованість перед бюджетом або він утратить право на бюджетне відшкодування з ПДВ.

Що робити платникові податків, якщо лист із податкової з важливими документами до нього не дійшов?

Якщо таке сталося, дійте рішуче.

У першу чергу подайте до ДПІ запит про надання вам документа, який було направлено листом (акта перевірки або податкового повідомлення-рішення).

Потім треба з'ясувати, чому пошта не вручила вам лист із ДПІ. Для цього можна звернутися до інспектора, який проводив перевірку, та уточнити в нього дату і номер рекомендованого листа, у якому було направлено документи. Або письмово звернутися до податкового органу із проханням повідомити вам цю інформацію. За номером рекомендованого листа ви на сайті Укрпошти самі зможете дізнатися, де «застрягло» розшукуване поштове відправлення (http://services.ukrposhta.com/barcodesingle).

А якщо перевіряючий принципово не захотів повідомити номер і дату відправлення рекомендованого листа, яким відправлено документи? На практиці буває й таке. Тоді отримати ці відомості ви зможете лише в процесі судового спору з ДПІ.

До суду може звернутися або платник податків – із позовом про скасування податкового повідомлення-рішення, або ДПІ – із позовом про стягнення з платника податків заборгованості перед бюджетом.

В обох випадках ДПІ буде зобов'язана подати суду докази правомірності своїх дій, у тому числі докази, що лист із документами було направлено та вручено платникові податків або що лист було неможливо вручити платникові податків (ч. 1, 2 ст. 71 Кодексу адміністративного судочинства, далі – КАС).

Такими доказами є: поштові квитанції про відправлення та повідомлення про вручення рекомендованого листа, позначка пошти на конверті рекомендованого листа про причину неможливості його вручення платникові податків.

І лише тоді платник податків, як сторона у справі, отримає можливість ознайомитися з матеріалами справи (на підставі п. 2 ч. 3 ст. 49 КАС) і зняти копії, у тому числі і з поданих ДПІ копій поштових квитанцій про відправлення рекомендованого листа й повідомлення про його вручення, поштового конверта рекомендованого листа.

Отримавши потрібні копії, платник податків зможе звернутися в центр поштового зв'язку – поштамт «Укрпошти» із заявою про розшук рекомендованого листа, направленого на його адресу ДПІ. У заяві необхідно буде зазначити (п. 122, 123, 124 Правил № 270): номер рекомендованого листа й дату його відправлення; повне найменування відправника – ДПІ; найменування підприємства-одержувача або П. І. Б. одержувача-підприємця.

До заяви необхідно додати копії поштових квитанцій про відправлення рекомендованого листа і повідомлення про його вручення або поштового конверта рекомендованого листа із позначкою про неможливість вручення листа платникові податків.

Також у заяві треба сформулювати свої претензії до пошти, указавши на факти, що не відповідають дійсності. Наприклад: рекомендований лист платникові податків не вручався, а платник податків або його уповноважений представник не розписувався в отриманні зазначеного листа; платник податків або його уповноважений представник не відмовлявся від отримання рекомендованого листа; платник податків перебував за своїм місцезнаходженням і не був повідомлений поштою про надходження рекомендованого листа на його адресу.

Форму заяви про розшук рекомендованого листа законодавчо не встановлено. Заяву можна скласти в довільній формі або за запропонованим зразком (див. зразок у кінці консультації).

За заявою платника податків ДП «Укрпошта» проведе перевірку на предмет дотримання Правил № 270 у разі надання послуг поштового зв'яз­ку з пересилання рекомендованого листа, направленого ДПІ на адресу платника податків. Про результати перевірки «Укрпошта» повідомить листом.

Припустимо, у результаті перевірки з'ясується, що працівник пошти порушив правила (наприклад, вніс до повідомлення про вручення недостовірні відомості щодо вручення рекомендованого листа адресатові або зробив на конверті листа необгрунтовану позначку про неможливість його вручення адресатові). Таке повідомлення, отримане від Укрпошти, буде для суду доказом, що Правила № 270 порушено саме поштою, а вина платника податків відсутня. Не винен він, що лист із документами з ДПІ до нього не дійшов!

Ось так платник податків зможе спростувати доводи ДПІ про нібито отримання ним акта перевірки та податкового повідомлення-рішен­ня і захиститися від штрафних санкцій.

Рекомендації

Щоб важливі документи, надіслані поштою, не втрачалися, радимо підприємству або підприємцеві наказом призначити «відповідального за пошту». Тобто працівника, уповноваженого: отримувати рекомендовану кореспонденцію та розписуватися за її отримання; представляти інтереси адресата у відносинах із поштою.

А щоб понизити ризик неотримання важливої кореспонденції з вини працівників пошти, можна вибрати один із варіантів:

• укласти договір із поштою про доставку кореспонденції, яка надходить, за місцезнаходженням підприємства чи підприємця;
• орендувати у відділенні пошти абонентську скриньку;
• контролювати надходження до поштового відділення кореспонденції на свою адресу (наприклад, щонеділі цікавитися, надходили нові листи чи ні).