Якщо первинні документи втрачено

Ситуація, коли підприємство втрачає свої первинні документи, на практиці зустрічається не так уже й рідко. Причини цього можуть бути різними: як форс-мажорні обставини (пожежа, затоплення, крадіжка і т. д.), так і халатне ставлення посадових осіб підприємства до документів. Але незалежно від причини дії підприємства щодо відновлення документів будуть аналогічними. Що потрібно зробити в таких випадках, розповімо в консультації.

Як діяти при втраті документів згідно із законодавством?

ПК ставить за обов'язок платника податків, який утратив документи (п. 44.5 ПК):

• письмово повідомити про це орган ДФС за основним місцем обліку протягом 5 днів із моменту втрати документів;
• відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів із дня повідомлення органу ДФС про втрату документів.

Якщо ж на період, коли платник податків утратив документи, у нього була призначена документальна податкова перевірка, то орган ДФС повинен її перенести та провести після відновлення документів у межах строків, установлених п. 44.5 ПК.

Згідно з п. 6.10 Положення № 88 у разі втрати або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства письмово повідомляє про це правоохоронні органи і наказом призначає комісію, яка встановлює відсутні документи та з'ясовує причини їх пропажі або знищення. Результати роботи комісії оформляються актом.

Таким чином, алгоритм дій при втраті первинних документів такий (п. 44.5 ПК і п. 6.10 Положення № 88):

Крок 1. Видати наказ по підприємству про призначення комісії для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення. Хто повинен входити до її складу, законодавством не визначено, тільки встановлено, що до комісії потрібно включити представників слідчих органів, охорони та державного пожежного нагляду (залежно від конкретної ситуації).

Крок 2. Письмово повідомити про подію правоохоронні органи (відповідно до правил Кримінального процесуального кодексу України від 13.04.12 р. № 4651-VI). Це робиться в довільній формі із зазначенням усіх обставин справи.

Крок 3. У 5-денний строк із моменту виявлення пропажі або втрати письмово проінформувати про це орган ДФС (докладніше див. нижче).

Крок 4. Оформити актом результати роботи комісії. Форму такого акту не затверджено, тому він складається в довільній формі з описом усіх виконаних дій щодо розслідування причин утрати документів і затверджується керівником підприємства.

Крок 5. Направити копію акта органу ДФС у 10-денний строк із моменту його складання. Якщо ви встигли оформити акт у строк, то його можна направити одночасно з повідомленням органу ДФС (див. крок 3). Копія акта направляється також органу, у сфері управління якого знаходиться підприємство. 

Який порядок повідомлення органу ДФС про втрату документів?

Законодавством не визначено, як повинен оформлятися документ, який інформує орган ДФС про втрату документів. Виходячи із практики, у ньому слід указати:

• дату втрати документів або дату встановлення цього факту;
• обставини, при яких документи були втрачені;
• перелік втрачених документів (при можливості);
• конкретні реквізити втраченого документа (якщо знаєте, то вкажіть номер, дату, ким виданий);
• якщо є документи, які підтверджують події, що відбулися, потрібно додати до заяви копії таких документів (наприклад, довідки територіального органу МНС, довідки правоохоронного органу про розкрадання майна і т. д.);
• якщо до моменту направлення заяви до органу ДФС уже складено акт комісії, його копію також слід додати до заяви.

Як назвати цей документ – не принципово, оскільки законодавство також не встановлює до нього спеціальних вимог. Зазвичай його називають повідомленням або заявою (див. зразок).

Як відновлювати документи?

Як було зазначено вище, утрачені документи пот-рібно відновити протягом 90 календарних днів. Що для цього треба зробити, законодавство умовчує.

Виходячи із практики, можна виконати такі дії:

• якщо втрачено договори, оформити їх дублікати (або нові примірники), домовившись про це з контрагентами;
• у такий самий спосіб оформити дублікати видаткових і прибуткових накладних, звернувшись із письмовими запитами до контрагентів;
• якщо втрачено документи, видані державними органами, звернутися до цих органів із відповідними заявами про видачу їх дублікатів;
• звернутися до банків, що обслуговують підприємство, із проханням видати дублікати виписок за поточними рахунками;
• отримати в органі ДФС, статистики і т. д. копії звітності, поданої туди за попередні періоди.

Яка відповідальність за втрату документів?

За незабезпечення схоронності первинних документів, облікових та інших регістрів, бухгалтерської та статистичної звітності, інших документів із питань обчислення і сплати податків і зборів протягом установлених ПК строків зберігання документів до платника податків може бути застосована фінансова відповідальність у вигляді штрафу, передбаченого ст. 121 ПК, у розмірі 510 грн. При повторному подібному порушен-ні протягом року штраф уже становитиме 1 020 грн.

На нашу думку, цей штраф повинен застосовуватися тільки при втраті документів із вини платника податків. Тобто, якщо мали місце форс-мажорні обставини, що не залежать від волі платника податків (пожежа, повінь і т. д.), підтверджені відповідними документами, штраф не повинен накладатися, адже в цьому випадку платник податків ні в чому не винний. Саме тому до повідомлення органу ДФС про втрату документів слід додавати документи, що підтверджують причини такої втрати.

Якщо підприємство не відновить первинні документи, це може обернутися для нього негативними податковими наслідками – воно не буде мати права ні на податковий кредит, ні на податкові витрати за операціями, не підтвердженими необхідними первинними документами.

Також втрата первинки чревата адміністративними штрафами, які накладаються на посадових осіб підприємства, відповідальних за її схоронність. Зокрема, Кодексом України про адміністративні правопорушення від 07.12.84 р. № 8073-X передбачені штрафи:

• ст. 163¹ – за порушення порядку ведення податкового обліку в розмірі від 5 до 10 НМДГ (від 85 до 170 грн.), а при повторному подібному правопорушенні протягом року – у розмірі від 10 до 15 НМДГ (від 170 до 255 грн.);
• ст. 164² – за порушення порядку ведення бухгалтерського обліку в розмірі від 8 до 15 НМДГ (від 136 до 255 грн.), а при повторному подіб-ному правопорушенні протягом року – у розмірі від 10 до 20 НМДГ (від 170 до 340 грн.).

Висновки

Підприємство, що втратило первинні документи, незалежно від причин такої втрати, повинне повідомити про це орган ДФС, де воно перебуває на основному обліку, а також зайнятися їх відновленням.

Щоб відновити документи, необхідно письмово звернутися до своїх контрагентів, обслуговуючих банків, державних органів із проханням видати дублікати відповідних документів.

Невиконання вимоги законодавства про відновлення документів загрожує підприємству серйозними фінансовими втратами, насамперед у частині оподаткування.