Если первичные документы утрачены

Ситуация, когда предприятие утрачивает свои первичные документы, на практике встречается не так уж и редко. Причины этого могут быть разными: как форс-мажорные обстоятельства (пожар, затопление, кража и т. д.), так и халатное отношение должностных лиц предприятия к документам. Но независимо от причины действия предприятия по восстановлению документов будут аналогичными. Что нужно предпринять в таких случаях, расскажем в консультации.

Как действовать при утрате документов согласно законодательству?

НК обязывает налогоплательщика, утратившего документы (п. 44.5 НК):

• письменно уведомить об этом орган ГФС по основному месту учета в течение 5 дней с момента утраты документов;
• восстановить утраченные документы в течение 90 календарных дней со дня уведомления органа ГФС об утрате документов.

Если же на период, когда налогоплательщик потерял документы, у него была назначена документальная налоговая проверка, то орган ГФС должен ее перенести и провести после восстановления документов в пределах сроков, установленных п. 44.5 НК.

Согласно п. 6.10 Положения № 88 в случае утраты или уничтожения первичных документов, учетных регистров и отчетов руководитель предприятия письменно уведомляет об этом правоохранительные органы и приказом назначает комиссию, которая устанавливает отсутствующие документы и выясняет причины их пропажи или уничтожения. Результаты работы комиссии оформляются актом.

Таким образом, алгоритм действий при утрате первичных документов следующий (п. 44.5 НК и п. 6.10 Положения № 88):

Шаг 1. Издать приказ по предприятию о назначении комиссии для установления перечня отсутствующих документов и расследования причин их пропажи или уничтожения. Кто должен входить в ее состав, законодательством не определено, только установлено, что в комиссию нужно включить представителей следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора (в зависимости от конкретной ситуации).

Шаг 2. Письменно уведомить о происшествии правоохранительные органы (в соответствии с правилами Уголовного процессуального кодекса Украины от 13.04.12 г. № 4651-VI). Это делается в произвольной форме с указанием всех обстоятельств дела.

Шаг 3. В 5-дневный срок с момента обнаружения пропажи или утраты письменно проинформировать об этом орган ГФС (подробнее см. ниже).

Шаг 4. Оформить актом результаты работы комиссии. Форма такого акта не утверждена, поэтому он составляется в произвольной форме с описанием всех совершенных действий по расследованию причин утраты документов и утверждается руководителем предприятия.

Шаг 5. Направить копию акта органу ГФС в 10-дневный срок с момента его составления. Если вы успели оформить акт в срок, то его можно направить одновременно с уведомлением органа ГФС (см. шаг 3). Копия акта направляется также органу, в сфере управления которого находится предприятие. 

Каков порядок уведомления органа ГФС об утрате документов?

Законодательством не определено, как должен оформляться документ, информирующий орган ГФС об утрате документов. Исходя из практики, в нем следует указать:

• дату утраты документов или дату установления этого факта;
• обстоятельства, при которых документы были утрачены;
• перечень утраченных документов (при возможности);
• конкретные реквизиты утраченного документа (если знаете, то укажите номер, дату, кем выдан);
• если имеются документы, подтверждающие произошедшие события, нужно приложить к заявлению копии таких документов (например, справки территориального органа МЧС, справки правоохранительного органа о хищении имущества и т. д.);
• если к моменту направления заявления в орган ГФС уже составлен акт комиссии, его копию также следует приложить к заявлению.

Как назвать этот документ – не принципиально, поскольку законодательство также не устанавливает к нему специальных требований. Обычно его называют уведомлением или заявлением (см. образец).

Как восстанавливать документы?

Как было отмечено выше, утраченные документы нужно восстановить в течение 90 календарных дней. Что для этого надо сделать, законодательство умалчивает.

Исходя из практики, можно предпринять следующие действия:

• если утрачены договоры, оформить их дубликаты (или новые экземпляры), договорившись об этом с контрагентами;
• таким же образом оформить дубликаты расходных и приходных накладных, обратившись с письменными запросами к контрагентам;
• если утрачены документы, выданные государственными органами, обратиться в эти органы с соответствующими заявлениями о выдаче их дубликатов;
• обратиться в обслуживающие предприятие банки с просьбой выдать дубликаты выписок по текущим счетам;
• получить в органе ГФС, статистики и т. д. копии отчетности, поданной туда за предыдущие периоды.

Какова ответственность за утерю документов?

За необеспечение сохранности первичных документов, учетных и других регистров, бухгалтерской и статистической отчетности, других документов по вопросам исчисления и уплаты налогов и сборов в течение установленных НК сроков хранения документов к налогоплательщику может быть применена финансовая ответственность в виде штрафа, предусмотренного ст. 121 НК, в размере 510 грн. При повторном подобном нарушении в течение года штраф уже составит 1 020 грн.

По нашему мнению, этот штраф должен применяться только при утрате документов по вине налогоплательщика. То есть, если имели место форс-мажорные обстоятельства, не зависящие от воли налогоплательщика (пожар, наводнение и т. д.), подтвержденные соответствующими документами, штраф не должен налагаться, ведь в данном случае налогоплательщик ни в чем не виноват. Именно поэтому к уведомлению органа ГФС об утрате документов следует прилагать документы, подтверждающие причины такой утраты.

Если предприятие не восстановит первичные документы, это может обернуться для него негативными налоговыми последствиями – оно не будет иметь права ни на налоговый кредит, ни на налоговые расходы по операциям, не подтвержденным необходимыми первичными документами.

Также утрата первички чревата административными штрафами, которые налагаются на должностных лиц предприятия, ответственных за ее сохранность. В частности, Кодексом Украины об административных правонарушениях от 07.12.84 г. № 8073-X предусмотрены штрафы:

• ст. 163¹ – за нарушение порядка ведения налогового учета в размере от 5 до 10 НМДГ (от 85 до 170 грн.), а при повторном подобном правонарушении в течение года – в размере от 10 до 15 НМДГ (от 170 до 255 грн.);
• ст. 164² – за нарушение порядка ведения бухгалтерского учета в размере от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн.), а при повторном подобном правонарушении в течение года – в размере от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн.).

Выводы

Предприятие, утратившее первичные документы, независимо от причин такой утраты, должно уведомить об этом орган ГФС, где оно состоит на основном учете, а также заняться их восстановлением.

Чтобы восстановить документы, необходимо письменно обратиться к своим контрагентам, обслуживающим банкам, государственным органам с просьбой выдать дубликаты соответствующих документов.

Невыполнение требования законодательства о восстановлении документов грозит предприятию серьезными финансовыми потерями, прежде всего в части налогообложения.