Подаємо електронні докази до господарського суду

Із цієї статті ви дізнаєтеся: яка інформація відноситься до електронних доказів, як оформити та засвідчити такий вид доказів.

Що можна зробити на практиці: дотримуватися наших рекомендацій, щоб правильно подати електронні докази до господарського суду.

15 грудня 2017 року набула чинності нова редакція Господарського процесуального кодексу (далі – ГПК). До кодексу було внесено багато нововведень, зокрема в ньому з'явилися нові види доказів. Про те, як долучити до справи показання свідків за правилами нового ГПК, ми вже писали (див. «Як долучити до справи показання свідків за правилами нового ГПК»). Сьогодні поговоримо про електронні докази в господарському процесі.

Що таке електронний доказ?

Визначення дається в ч. 1 ст. 96 ГПК. Зокрема, електронними доказами є інформація в елект­ронній (цифровій) формі, яка містить дані про обставини, що мають значення для справи, у тому числі електронні документи: текстові документи, графічні зображення, плани, фотографії, відео- та звукозаписи і т. п. До електронних доказів також відносяться:

• веб-сайти (сторінки);
• текстові, мультимедійні та голосові повідомлення;
• метадані (інформація про дані у вигляді каталогів та ін.), бази даних та інші дані в електронній формі.

Однак це не вичерпний перелік видів електронних доказів. Через стрімку появу нових технологій передбачити всі види електронних доказів просто неможливо.

Електронні дані можуть зберігатися на портативних пристроях (картах пам'яті, у мобільних телефонах і т. п.), серверах, системах резервного копіювання, в інших місцях зберігання даних в електронній формі (у т. ч. в Інтернеті).

Суд окремо оцінює кожний доказ і його взаємозв'язок з іншими доказами.

Як подавати електронні докази?

Подавати електронні докази можна в оригіналі або в електронній копії. Оригінали та копії засвідчують за допомогою електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП), який прирівнюється до власноручного підпису (ч. 2 ст. 96 ГПК). Посвідчення ЕЦП проводиться за правилами, які передбачені в Законі від 22.05.03 р. № 852-IV «Про електронний цифровий підпис» (далі – Закон № 852).

ЕЦП має такий самий правовий статус, як і власноручний підпис, за умови, що (ст. 3 Закону № 852):

• ЕЦП підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
• під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, що діє на момент накладення ЕЦП;
• особистий ключ підписанта відповідає відкритому ключу, зазначеному в сертифікаті.

Чим відрізняється оригінал електронного доказу від його копії?

На даний момент у законодавстві не уточнюється, що таке оригінал, а що таке копія електронного доказу. У ст. 7 Закону від 22.05.03 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) закріплене поняття «оригінал електронного документа». У даній нормі зазначено, що оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з ЕЦП автора.

При відправленні електронного документа декільком адресатам або при його зберіганні на декількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників уважається оригіналом електронного документа.

Якщо автором створюються електронний документ і документ на папері, ідентичні за змістом та реквізитами, то кожний із цих документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Оригінал електронного документа повинен давати можливість довести його цілісність і дійсність. Наприклад, він може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, у тому числі в паперовій копії.

Оригінал електронного доказу та оригінал електронного документа – це те саме?

Думка про те, що поняття «оригінал електронного доказу» аналогічний поняттю «оригінал електронного документа», наведеному в Законі № 851, висловив, наприклад, господарський суд Львівської області, ухвала від 13.02.18 р., ЄДРСР, реєстр. № 72158779.

Однак ми вважаємо, що це не те саме. Адже як електронний доказ може виступати не тільки електронний документ, але й інші дані (голосові повідомлення, бази даних і т. д.). Тобто на даний момент це питання залишається до кінця не врегульованим.

Чи можна подати електронні докази в паперовому вигляді?

Так, подавати електронні докази учасники справи можуть на паперових носіях, засвідчених у законодавчому порядку (про порядок такого засвідчення ми поговоримо нижче).

Зазначимо, що не всі електронні документи, у силу своєї природи, можуть бути виражені в паперовому вигляді. Наприклад, у паперовому вигляді не можна подати відеоабо аудіо­запис.

Як подати електронні докази до суду?

Долучити до справи електронні докази можна таким чином (ст. 80 ГПК):

• відправити в електронному вигляді на офіційну електронну адресу господарського суду, у якому розглядається справа або через систему «електронний суд»;
• подати електронний доказ у паперовій копії.

Відправляємо файл на електронну адресу суду

Буде неправильно, якщо ви просто перешлете файл, де міститься інформація про обставини справи. Учасникам справи, які бажають подати електронні докази, необхідно дотримуватися правил, передбачених в Інструкції з діловодства в господарських судах України, затвердженій наказом Державної судової адміністрації від 20.02.13 р. № 28 (далі – Інструкція № 28).

Правило 1. Щоб електронний лист мав статус офіційного, необхідно заповнити поле «Тема» таким чином: дата реєстрації листа у форматі «ДДММРРРР», реєстраційний номер листа, зміст (при необхідності)» (пп. 1.5.6 Інструкції № 28).

Правило 2. Електронний лист повинен містити вкладення з текстом офіційного документа у вигляді файлу, який скріплений ЕЦП (пп. 1.5.6, 1.5.17 Інструкції № 28). Інакше лист не буде мати статус офіційного і не буде оцінюватися судом.

Важлива інформація: усі документи, які відправляються до суду електронною поштою, повинні скріплюватися ЕЦП (ч. 8 ст. 42 ГПК).

Правило 3. Сумарний обсяг файлів, які приєднуються до повідомлення, не повинен перевищувати 10 Мб. Якщо ж розмір файлу перевищує 10 Мб, треба зробити багатотомний архів із розбивкою на частини до 10 Мб і відправити кожну частину окремим електронним листом. У кожному листі в рядку «Тема» в кінці найменування листа у дужках указується поточний номер частини аркуша і через дріб загальна кількість аркушів. Архівні файли повинні бути у форматі «ZIP-архів» або «RAR-архів». Додавати до електронних листів файли EXE, COM, BAT та ін. без їх архівації – заборонено (пп. 1.5.10–1.5.12 Інструкції № 28).

Відправляємо файл через систему «Електронний суд»

Законом від 03.10.17 р. № 2147-VIII передбачено створення єдиної судової інформаційно-телекомунікаційної системи (далі – ЄСІТС), або так званого електронного суду. Із 15.03.18 р. набули чинності зміни, унесені до Положення про автоматизовану систему документообігу суду, затвердженого рішенням ради суддів України від 26.11.10 р. № 30 у редакції від 02.03.18 р. № 17.

Через ЄСІТС учасники господарського процесу мають можливість подавати процесуальні документи (у т. ч. і електронні докази) за допомогою зареєстрованого електронного кабінету. Реєстрація та вхід до системи «Електронний суд» можлива тільки з використанням ЕЦП.

Подання електронних доказів у паперовому вигляді

Копія електронного доказу в паперовому вигляді повинна відповідати вимогам п. 5.27 Національного стандарту Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації «Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Держспоживстандарту від 07.04.03 р. № 55.

Оцінка про завірення копії документа повинна складатися зі слів «Згідно з оригіналом», зазначення посади (якщо це юрособа), особистого підпису особи, яка завірила копію, її ініціалів і прізвища, дати завірення копії. При цьому засвідчуватися повинна кожна сторінка документа з відбитком печатки підприємства. На необхідність дотримання такого порядку завірення паперової копії електронного доказу вказує і господарський суд Львівської області в постанові від 08.02.18 р., ЄДРСР, реєстр. № 72158779.

Якщо учасники справи подають копію електронного доказу, то вони повинні вказати, де знаходиться його оригінал. У випадку подання копії суд має право за клопотанням учасника справи або за власною ініціативою вимагати оригінал доказу (ч. 4, 5 ст. 96 ГПК).

Якщо оригінал електронного доказу не подано, а учасник справи або суд ставить під сумнів відповідність поданої копії (паперової копії) оригіналу, такий доказ не береться судом до уваги.

Висновки

Як показує практика, на даний момент найчастіше сторони справи подають як електронні докази листування з контрагентами електронною поштою (постанова Дніпропетровського апеляційного суду від 06.02.18 р., ЄДРСР, реєстр. № 72091879; рішення господарського суду Чернігівської області від 16.04.18 р., ЄДРСР, реєстр. № 73630720).

До електронних доказів відноситься інформація в електронній (цифровій) формі, яка містить дані про обставини справи, що мають значення для розгляду, у тому числі електронні документи. До цієї категорії доказів відносяться текстові документи, веб-сайти, зображення, фотографії і т. д.

Сторони справи мають право подавати електронні докази в електронному вигляді (прикріплений до листа файл (файли) направляється на офіційну адресу господарського суду, де розглядається справа) або в паперовій копії (долучається до документів, які додаються до позову).

Якщо електронні докази подаються в електронному вигляді, то вони обов'язково засвідчуються ЕЦП учасника справи або його представника, інакше суд не буде розглядати такі докази.