Делегування права підпису касових документів на період відсутності бухгалтера

Хто та як може підписувати касові документи

У пп. 25 та 26 розд. ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління НБУ від 29.12.17 р. № 148, прямо передбачено, що:

«приймання готівки в касу (чи видача готівки з каси) проводиться за прибутковим (чи видатковим) касовим ордером, підписаним головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником підприємства».

Таке право керівника також визначено у п. 2.13 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88:

«Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна».

Що ж треба зробити для врегулювання ситуації?

Оскільки зазначені обов’язки мають бути покладені на працівника з його згоди, то передусім слід підготувати відповідну заяву від нього (див. зразок 1).

Зразок 1

Зверніть увагу, що в Індивідуальній податковій консультації ДФС від 15.05.18 р. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК зазначено:

«Якщо прибутковий чи видатковий касовий ордер підписано не головним бухгалтером, а особою, уповноваженою керівником підприємства на зазначені дії, то прізвище та ініціали вносяться саме особою, що фактично підписувала такі ордери».

Тобто в нашому прикладі в касових ордерах та відомостях, підготовлених по ТОВ «Раздватри», з 11.03.19 р. поряд з реквізитом «Головний бухгалтер» зазначатиметься прізвище та ініціали адміністратора Артеменко М. В. – особи, яка фактично підписуватиме касові ордери.

Коли бухгалтер вийде на роботу після закриття лікарняного, слід видати наказ щодо припинення тимчасових повноважень працівника підписувати касові ордери. Він може бути:

• або «зворотного» змісту, ніж попередній наказ (див. зразок 3);
• або про зупинення дії з певної дати наказу, яким покладалися на працівника такі обов’язки.

У будь-якому разі працівник має бути ознайомлений з ним під підпис.

Зразок 3

У наведеній ситуації особою, відповідальною за ведення бухгалтерського обліку на підприємстві, залишається штатний бухгалтер. Тому не потрібно оформлювати передачу справ від бухгалтера до іншої особи та подавати до органу ДФС зміни до форми № 1ОПП.

Як запобігти ситуації в майбутньому?

У разі наявності у штаті лише одного бухгалтера періодично виникатимуть ситуації, коли він буде відсутній на робочому місці (щорічна відпустка, особисті події, тимчасова непрацездатність, догляд за хворою дитиною тощо).

Тому варто вжити заходів для запобігання форс-мажорній ситуації. Наприклад, унести відповідний запис у посадову інструкцію іншого працівника або у внутрішні документи підприємства: Наказ про облікову політику або Положення про порядок здійснення касових операцій (за наявності). Він може бути такого змісту:

«на час відсутності з поважних причин бухгалтера працівник виконує обов’язки щодо підписання касових документів за головного бухгалтера».

Водночас слід зважити на таке:

• оскільки раніше працівник таких обов’язків не виконував, то згідно зі ст.32 КЗпП про такі зміни він має бути повідомлений завчасно – не пізніше ніж за два місяці;
• працівник має підписати нову редакцію посадової інструкції.

У такому разі за відсутності з поважної причини бухгалтера та потреби підпису касових ордерів підприємству треба буде лише видати наказ про покладання обов’язків на іншого працівника на певний термін (див. зразок 4).

Чи обов’язково призначати доплату особі, яка тимчасово підписуватиме касові ордери за головного бухгалтера?

Так. Норма ст. 105 КЗпП зобов’язує виплачувати працівникам, які виконують на тому самому підприємстві, в установі, організації поряд з своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, додаткову роботу за іншою професією (посадою) або обов'язки тимчасово відсутнього працівника без звільнення від своєї основної роботи, доплату за виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника. Розміри доплат установлюються на умовах, передбачених у колективному договорі.

Висновки

У разі якщо бухгалтер захворів, директор підприємства має:

1. Видати наказ про покладання обов’язків підписувати касові документи за головного бухгалтера з установленням доплати та ознайомити з ним працівника.
2. У касових ордерах вказується прізвище та ініціали особи, яка фактично підписує такі ордери, а не штатного бухгалтера.
3. Після закінчення лікарняного і виходу бухгалтера на роботу має бути виданий наказ щодо припинення тимчасових повноважень працівника підписувати касові ордери.
4. Щоб запобігти ситуації в майбутньому, слід унести відповідний запис у посадову інструкцію іншого працівника або у внутрішні документи підприємства.