Делегирование права подписи кассовых документов на период отсутствия бухгалтера

Кто и как может подписывать кассовые документы

Микро- и малые предприятия для ведения бухгалтерского учета операций привлекают только одного бухгалтера. А как быть, если, например, бухгалтер заболеет, а нужно будет выдавать аванс или проводить другие расчеты из кассы? К счастью, законодательство позволяет решить этот вопрос путем делегирования полномочий подписи кассовых ордеров другому лицу, работающему на предприятии. Рассмотрим, как оформить такое делегирование.

В пп. 25 и 26 разд. ІІІ Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148, прямо предусмотрено, что:

«прием наличности в кассу (или выдача наличности из кассы) проводится по приходному (или расходному) кассовому ордеру, подписанному главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем предприятия».

Такое право руководителя также определено в п. 2.13 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88:

«Руководителем предприятия, учреждения утверждается перечень лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление хозяйственной операции, связанной с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, товарно-материальных ценностей, нематериальных активов и другого имущества».

Что же нужно сделать для урегулирования ситуации?

Поскольку указанные обязанности должны быть возложены на работника по его согласию, то прежде всего следует подготовить соответствующее заявление от него (см. образец 1).

Образец 1

Затем руководитель (директор) должен издать соответствующий приказ о возложении обязанностей подписывать кассовые документы за главного бухгалтера на другого работника предприятия (см. образец 2). В приказе следует:

• указать период, на который возлагаются обязанности;
• обязать новоназначенное лицо ознакомиться с этим приказом под подпись;
• установить работнику соответствующую доплату за дополнительную нагрузку.

Образец 2

Обратите внимание, что в Индивидуальной налоговой консультации ГФС от 15.05.18 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК сказано:

«Если приходный или расходный кассовый ордер подписан не главным бухгалтером, а лицом, уполномоченным руководителем предприятия на указанные действия, то фамилия и инициалы вносятся именно лицом, которое фактически подписывало такие ордера».

То есть в нашем примере в кассовых ордерах и ведомостях, подготовленных по ООО «Раздватри», с 11.03.19 г. рядом с реквизитом «Главный бухгалтер» будет указываться фамилия и инициалы администратора Артеменко М. В. – работника, который фактически будет подписывать кассовые ордера.

Когда бухгалтер выйдет на работу после закрытия больничного, следует издать приказ о прекращении временных полномочий работника подписывать кассовые ордера. Он может быть:

• или «обратного» содержания, нежели предыдущий приказ (см. образец 3);
• или об приостановке действия с определенной даты приказа, которым возлагались на работника такие обязанности.

В любом случае работник должен быть ознакомлен с ним под подпись.

Образец 3

В данной ситуации лицом, ответственным за ведение бухгалтерского учета на предприятии, остается штатный бухгалтер. Поэтому не нужно оформлять передачу дел от бухгалтера другому лицу и подавать в орган ГФС изменения в форму № 1ОПП.

Как предотвратить ситуацию в будущем?

При наличии в штате лишь одного бухгалтера периодически будут возникать ситуации, когда он будет отсутствовать на рабочем месте (ежегодный отпуск, личные события, временная нетрудоспособность, уход за больным ребенком и т. п.).

Поэтому стоит принять меры для предотвращения форс-мажорной ситуации. Например, внести соответствующую запись в должностную инструкцию другого работника или во внутренние документы предприятия: Приказ об учетной политике или Положении о порядке проведения кассовых операций (при наличии). Она может быть такого содержания:

«на время отсутствия по уважительным причинам бухгалтера работник исполняет обязанности по подписанию кассовых документов за главного бухгалтера».

В то же время следует учесть:

• поскольку ранее работник таких обязанностей не исполнял, согласно ст. 32 КЗоТ об этих изменениях он должен быть поставлен в известность заблаговременно – не позднее чем за два месяца;
• работник должен подписать новую редакцию должностной инструкции.

В таком случае при отсутствии по уважительной причине бухгалтера и необходимости подписания кассовых ордеров предприятию нужно будет лишь издать приказ о возложении обязанностей на другого работника на определенный срок (см. образец 4).

Обязательно ли назначать доплату лицу, которое временно будет подписывать кассовые ордера за главного бухгалтера?

Да. Норма ст. 105 КЗоТ обязует выплачивать работникам, выполняющим на том же предприятии, в учреждении, организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, доплату за выполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Размеры доплат устанавливаются на условиях, предусмотренных в коллективном договоре.

Выводы

Если бухгалтер заболел, директор предприятия должен:

1. Издать приказ о возложении обязанностей подписывать кассовые документы за главного бухгалтера с установлением доплаты и ознакомить с ним работника.
2. В кассовых ордерах указывается фамилия и инициалы лица, которое фактически подписывает такие ордера, а не штатного бухгалтера.
3. По окончании больничного и выхода бухгалтера на работу должен быть издан приказ о прекращении временных полномочий работника подписывать кассовые ордера.
4. Для предотвращения ситуации в будущем следует внести соответствующую запись в должностную инструкцию другого работника или во внутренние документы предприятия.