Видача коштів під звіт: основні правила

Чинні нормативні акти не дають визначення терміна «підзвітні кошти». Якщо виходити з правил видачі коштів, які наведено в Положенні, затвердженому постановою Правління НБУ від 15.12.04 р. № 637 (далі – Положення № 637), то можна зробити висновок, що підзвітними є кошти, отримані працівником для здійснення витрат на відрядження або на окремі цивільно-правові дії від імені особи, яка видала їх (наприклад, для закупівлі ТМЦ, оплати послуг нотаріуса тощо).

Способи видачі підзвітних коштів

Кошти можуть видаватися працівникові під звіт двома способами.

Спосіб 1. Готівкою з каси підприємства.

Завважимо, що використовувати готівку на потреби, які виникають у процесі діяльності підприємства, дозволено п. 2.9 Положення № 637. Для видачі таких коштів використовується готівка, отримана в банку з поточного рахунка підприємства або готівкова виручка від реалізації товарів (послуг), а також позареалізаційні надходження до каси підприємства.

Видача коштів із каси підприємства оформляється видатковим касовим ордером (далі – ВКО) за типовою формою № КО-2 (додаток 3 до Положення № 637). Зверніть увагу: ВКО повинен бути обов'язково підписаний працівником, який отримав на руки готівку. Адже сума, видана за ВКО, не підписаним отримувачем коштів, додається до залишку готівки в касі за той день, коли така сума була видана (п. 3.5 Положення № 637). І якщо буде перевищено ліміт каси, це може призвести до штрафу у двократному розмірі суми перевищення ліміту (ст. 1 Указу Президента від 12.06.95 р. № 436/95).

Спосіб 2. У безготівковій формі із застосуванням платіжних карток (корпоративних або особистих).

Якщо гроші перераховуються підзвітній особі:

• на її особисту картку – то факт видачі готівки підтверджується платіжним дорученням, оформленим підприємством на перерахування коштів;
• на корпоративну картку – тоді факт видачі грошей підтверджується випискою за рахунком, до якого така картка емітована (у виписці буде зафіксовано списання коштів із корпоративної картки).

Нагадуємо, що суми, отримані під звіт за допомогою корпоративної або особистої картки, у касі підприємства не прибуткуються (п. 2.12 Положення № 637).

Строк використання підзвітних коштів

Строк використання підзвітних коштів залежить від способу їх отримання і напряму використання (п. 2.11 Положення № 637). Так, якщо гроші були видані працівникові в готівковій формі:

• на закупівлю сільгосппродукції та/або заготівлю вторинної сировини (крім металолому) – строк використання коштів становить не більше 10 робочих днів із дня їх видачі;
• на інші виробничі (господарські) потреби – не більше 2 робочих днів (включаючи день отримання готівки).

Про використання грошей потрібно відзвітувати, подавши до бухгалтерії Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (форма затверджена наказом Міндоходів від 24.12.13 р. № 845, далі – Звіт). Строк для подання Звіту – п'ять банківських днів із моменту виконання підзвітною особою цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, яка видала кошти під звіт (пп. 170.9.2 ПК).

Порада. Зверніть увагу на такий момент: строк використання готівки на інші виробничі потреби менший, ніж строк, відведений для подання Звіту. Тому якщо після виконання доручення у підзвітної особи залишилася готівка, рекомендуємо протягом двох днів або скласти Звіт і здати гроші в касу, або здати гроші в касу, а вже Звіт подати пізніше.

Якщо ж кошти були перераховані для працівника на корпоративну платіжну картку, тоді подати Звіт потрібно в такі строки (пп. 170.9.2, 170.9.3 Податкового кодексу, далі – ПК):

• до закінчення третього банківського дня після виконання доручення – якщо підзвітною особою була знята готівка з платіжної картки;
• не більше 10 банківських днів (а за наявності поважних причин, наприклад розбіжностей у звітних документах, роботодавець може продовжити цей строк до 20 банківських днів) після виконання доручення – якщо готівка не знімалася з картки, а розрахунки велися підзвітною особою в безготівковій формі.

Для випадку, коли гроші перераховувалися на особисту картку підзвітної особи, у ПК не передбачені спеціальні строки подання Звіту. Проте в листі ДПС від 06.02.12 р. № 2292/6/23-50.0214 роз'яснено, що в разі, коли придбання товарів (послуг) підзвітною особою здійснювалося за готівкові кошти, строк подання Звіту повинен становити три банківських дні.

Порада. Для випадку, коли гроші перераховуються на особисту картку підзвітної особи, установіть наказом по підприємству строк для подання Звіту – три банківських дні. Причому незалежно від того, яким способом велися розрахунки при виконанні завдання підприємства (готівкою чи за допомогою картки).

Розмір підзвітної суми

Пунктом 1 постанови Правління НБУ від 06.06.13 р. № 210 (далі – Постанова № 210) установлено, що розрахунки готівкою між підприємством і фізособою за товари (послуги), що придбаваються, дозволені в розмірі 150 000 грн. на день.

Що стосується видачі готівки працівникові під звіт на виробничі (господарські) потреби, то в цьому випадку зазначене обмеження не діє. Адже в момент отримання готівки підзвітною особою не відбувається придбання товарів (робіт, послуг).

А ось у разі придбання підзвітною особою товарів (послуг):

• у фізосіб – сума готівкових розрахунків може становити не більше 150 000 грн. з однією фізособою протягом одного дня;
• підприємств або підприємців – сума розрахунків може становити не більше 10 000 грн. з одним підприємством (підприємцем) протягом дня.

Важливий момент! Слід пам'ятати, що зазначені обмеження стосуються і розрахунків за товари (послуги), які придбаваються для потреб підприємства за готівку, отриману підзвітною особою через банкомат. Тобто кошти були отримані підзвітною особою в безготівковій формі. Проте при розрахунках із фізособою за товари (послуги) не було поряд терміналу для безготівкового переказу грошей. І гроші були зняті в банкоматі. Такі розрахунки не можуть вважатися безготівковими.