Выдача денежных средств под отчет: основные правила

Действующие нормативные акты не дают определения термина «подотчетные средства». Если исходить из правил выдачи денежных средств, которые приведены в Положении, утвержденном постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637), то можно сделать вывод, что подотчетными являются денежные средства, полученные работником для осуществления расходов на командировку или на отдельные гражданско-правовые действия от имени выдавшего их лица (например, для закупки ТМЦ, оплаты услуг нотариуса и т. п.).

Способы выдачи подотчетных средств

Денежные средства могут выдаваться работнику под отчет двумя способами.

Способ 1. Наличными из кассы предприятия.

Отметим, что использовать наличные на потребности, которые возникают в процессе деятельности предприятия, разрешено п. 2.9 Положения № 637. Для выдачи таких средств используется наличность, полученная в банке с текущего счета предприятия, или наличная выручка от реализации товаров (услуг), а также внереализационные поступления в кассу предприятия.

Выдача денежных средств из кассы предприятия оформляется расходным кассовым ордером (далее – РКО) по типовой форме № КО-2 (приложение 3 к Положению № 637). Обратите внимание: РКО должен быть обязательно подписан работником, получившем на руки наличные. Ведь сумма, выданная по РКО, который не подписан получателем денежных средств, добавляется к остатку наличных в кассе за тот день, когда такая сумма была выдана (п. 3.5 Положения № 637). И если будет превышен лимит кассы, это может привести к штрафу в двукратном размере суммы превышения лимита (ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95).

Способ 2. В безналичной форме с применением платежных карточек (корпоративных или личных).

Если деньги перечисляются подотчетному лицу:

• на его личную карточку – то факт выдачи наличных подтверждается платежным поручением, оформленным предприятием на перечисление денежных средств;
• на корпоративную карточку – тогда факт выдачи денег подтверждается выпиской по счету, к которому такая карточка эмитирована (в выписке будет зафиксировано списание средств с корпоративной карточки).

Напоминаем, что суммы, полученные под отчет при помощи корпоративной или личной карточки, в кассе предприятия не оприходуются (п. 2.12 Положения № 637).

Срок использования подотчетных средств

Срок использования подотчетных средств зависит от способа их получения и направления использования (п. 2.11 Положения № 637). Так, если деньги были выданы работнику в наличной форме:

• на закупку сельхозпродукции и/или заготовку вторичного сырья (кроме металлолома) – срок использования денежных средств составляет не более 10 рабочих дней со дня их выдачи;
• на прочие производственные (хозяйственные) потребности – не более 2 рабочих дней (включая день получения наличных).

Об использовании денег нужно отчитаться, подав в бухгалтерию Отчет об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет (форма утверждена приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845, далее – Отчет). Срок для подачи Отчета – пять банковских дней с момента выполнения подотчетным лицом гражданско-правовых действий от имени и за счет лица, выдавшего денежные средства под отчет (пп. 170.9.2 НК).

Совет. Обратите внимание на такой момент: срок использования наличных на прочие производственные потребности меньше, чем срок, отведенный для подачи Отчета. Поэтому, если после выполнения поручения у подотчетного лица остались наличные, рекомендуем в течение двух дней либо составить Отчет и сдать деньги в кассу, либо сдать деньги в кассу, а уже Отчет подать позже.

Если же денежные средства были перечислены для работника на корпоративную платежную карточку, тогда подать Отчет нужно в следующие сроки (пп. 170.9.2, 170.9.3 Налогового кодекса, далее – НК):

• до окончания третьего банковского дня после выполнения поручения – если подотчетным лицом были сняты наличные с платежной карточки;
• не более 10 банковских дней (а при наличии уважительных причин, например расхождений в отчетных документах, работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней) после выполнения поручения – если наличные не снимались с карточки, а расчеты велись подотчетным лицом в безналичной форме.

Для случая, когда деньги перечислялись на личную карточку подотчетного лица, в НК не преду-смотрены специальные сроки подачи Отчета. Однако в письме ГНС от 06.02.12 г. № 2292/6/23-50.0214 разъяснено, что в случае, когда приобретение товаров (услуг) подотчетным лицом осуществлялось за наличные денежные средства, срок подачи Отчета должен составлять три банковских дня.

Совет. Для случая, когда деньги перечисляются на личную карточку подотчетного лица, установите приказом по предприятию срок для подачи Отчета – три банковских дня. Причем независимо от того, каким способом велись расчеты при выполнении задания предприятия (наличными или с помощью карточки).

Размер подотчетной суммы

Пунктом 1 постановления Правления НБУ от 06.06.13 г. № 210 (далее – Постановление № 210) установлено, что расчеты наличными между предприятием и физлицом за приобретаемые товары (услуги) разрешены в размере 150 000 грн. в день.

Что касается выдачи наличных денег работнику под отчет на производственные (хозяйственные) нужды, то в этом случае указанное ограничение не действует. Ведь в момент получения наличных подотчетным лицом не происходит приобретения товаров (работ, услуг).

А вот в случае приобретения подотчетным лицом товаров (услуг):

• у физлиц – сумма наличных расчетов может составлять не более 150 000 грн. с одним физлицом в течение одного дня;
• предприятий или предпринимателей – сумма расчетов может составлять не более 10 000 грн. с одним предприятием (предпринимателем) в течение дня.

Важный момент! Следует помнить, что указанные ограничения касаются и расчетов за товары (услуги), которые приобретаются для нужд предприятия за наличные, полученные подотчетным лицом через банкомат. То есть денежные средства были получены подотчетным лицом в безналичной форме. Однако при расчетах с физлицом за товары (услуги) не было рядом терминала для безналичного перевода денег. И деньги были сняты в банкомате. Такие расчеты не могут считаться безналичными.