Роль первинних документів при заповненні податкових накладних

Акценти цієї статті:

• при заповненні ПН необхідно орієнтуватися на дані первинних документів;
• які проблеми виникнуть у підприємства, якщо дані в ПН не будуть відповідати даним первинних документів.

У Податковому кодексі (далі – ПК) чітко сказано, що для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних із визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності та інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачене законодавством (п. 44.1 ПК).

Заборонено формувати показники податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених вищевказаними докумен­тами.

Один із документів податкового обліку – податкова накладна, у якій платники ПДВ відображають суми нарахованого податку.

Чи треба в ПН указувати дані з первинних документів?

На дату виникнення податкових зобов'язань із ПДВ платник ПДВ складає податкову накладну (далі – ПН), заповнюючи в ній обов'язкові реквізити, і реєструє її в ЄРПН. Перелік реквізитів, обов'язкових для ПН, наведено в п. 201.1 ПК.

При заповненні ПН постачальнику необхідно орієнтуватися на дані, які містяться в договорі, первинних документах: накладних, рахунках-фактурах, актах виконаних робіт (наданих послуг). Наприклад, коли постачальник буде заповнювати графу 2 ПН «Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця», то формулювання в ній повинне відповідати даним первинних документів, якими супроводжується постачання таких товарів/послуг. Про це говорять і податківці у своїх роз'ясненнях (див. Індивідуальну податкову консультацію Офісу великих платників податків ДФС від 13.06.17 р. № 612/ІПК/28-10-01-03-11, Індивідуальні податкові консультації ДФСУ від 01.02.19 р. № 357/6/99-99-15-03-02-15/ІПК,  ДПСУ від 16.03.20 р. № 1092/6/99-00-07-03-02-06/ІПК ).

Якщо показники, відображені в ПН, не відповідають умовам постачання (ціна, вартість, номенклатура, кількість товару і т. д.), наведеним у договорі, це вважається порушенням порядку заповнення ПН. Податківці у своїх роз'ясненнях чітко дотримуються цієї позиції, говорячи про  неможливість ідентифікувати операцію (див., наприклад, роз'яснення від 14.03.17 р. на офіційному сайті ДФС у Дніпропетровській області, ЗІР, категорія 101.15).

Чим ризикує покупець, якщо формулювання в ПН не буде відповідати даним первинних документів?

Ситуація досить неоднозначна. Нагадаємо, що з 1 липня 2017 року всі зареєстровані ПН/РК є достатньою підставою для того, щоб покупець міг включити зазначену в них суму ПДВ до складу податкового кредиту. Додатково підтверджувати право на податковий кредит не потрібно (абзац третій п. 201.10 ПК).

Однак, беручи до уваги норму п. 44.1 ПК і думку ДПС із цього приводу, через невідповідність даних ПН і первинних документів покупець може втратити податковий кредит, оскільки податквці не можуть ідентифікувати операцію (ПН не відповідає первинному документу, який складено на підтвердження госпоперації).

Чи повинні збігатися одиниці виміру товару в ПН, отриманій від постачальника, і в ПН, оформленій на реалізацію цього товару?

Згідно з роз'ясненнями ДПС одиниці виміру «на вході» і «на виході», зазначені в графі 4 таких ПН, можуть різнитися (ЗІР, категорія 101.16, Індивідуальна податкова консультації ДФС від 25.09.18 р. №4139/ІПК/06-30-12-01-19). Податківці вважають цілком реальною ситуацію, коли товар, придбаний, наприклад, на вагу (одиниця виміру – кілограми, тонни і т. п.), може потім продаватися поштучно (одиниця виміру – штука, мішок, пакет і т. п.).

Чи повинне збігатися формулювання номенклатури в ПН на придбання товару та на його подальшу реалізацію?

На думку ДФС (ЗІР, категорія 101.16), на всіх етапах постачання товарів/послуг продавець у графі 2 «Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» ПН повинен указувати дані, які відповідають документам, що підтверджують придбання таких товарів/послуг.

Але ми не згодні з тим, що формулювання номенклатури в ПН на продаж товару повинне «копіюватися» із ПН на його придбання. Уважаємо, що воно може дещо відрізнятися. Головне, щоб зміна найменування товару не «підставила» його під інший код УКТЗЕД. Детально – в матеріалі «Товар – один, а найменування – різні: чи можлива уніфікована назва в податкових накладних».

Розглянемо на прикладі, як це буває на практиці. І нагадаємо, що коди УКТЗЕД, які вказуються при постачанні товарів, слід шукати в Законі від 04.06.20 р.  № 674-IX «Про митний тариф України» (далі – Закон № 674).

Приклад
Підприємство А (постачальник) виграло тендер на постачання ТМЦ. Для участі в тендері постачальник подавав пакет документів, де було зазначене найменування ТМЦ, які повинні бути поставлені, а саме: токарний верстат для металу FDB Maschinen Turner 280 х 700. При закупівлі постачальником даного товару у вхідних документах було зазначене дещо інше найменування: токарний верстат для металу марки FDB 280 х 700.
У даному випадку зміна формулювання товару не привела до зміни коду УКТЗЕД. Згідно із Законом № 674 за кодом 8458190010 наведено таке формулювання товару: «Верстати токарні центрові (процесори або інструментальні верстати)». Тобто марку верстата код УКТЗЕД не містить, зазначено тільки його вид.
Однак покупець вимагає від постачальника при виписуванні первинних документів повторити (буква в букву) найменування товару, указане в тендерній документації. У зв'язку із цим виникає запитання: як у цьому випадку постачальнику скласти первинні документи на постачання верстата?
Постачальнику доведеться виконати вимогу покупця і вказати таке найменування ТМЦ, яке зазначене в тендерній документації, хоча воно дещо й відрізняється від найменування у вхідних документах. При цьому зміна найменування товару не приведе до зміни коду УКТЗЕД. Адже специфікацію постачальник не переробить: вона потрапила в комплект документів на тендер і була розміщена у відкритому доступі при проведенні торгів. Для себе він може скласти бухгалтерську довідку з описом ситуації.

Покажемо, як постачальнику слід заповнити накладну на відвантаження та розділ Б ПН (див. фрагменти 1 і 2).