Роль первичных документов при заполнении налоговой накладной

Акценты этой статьи:

• при заполнении НН необходимо ориентироваться на данные первичных документов;
• какие проблемы возникнут у предприятия, если данные в НН не будут соответствовать данным первичных документов.

В Налоговом кодексе (длее – НК) четко сказано, что для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 НК).

Запрещено формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных вышеуказанными документами.

Один из документов налогового учета – налоговая накладная, в которой плательщики НДС отражают суммы начисленного налога.

Надо ли в НН указывать данные из первичных документов?

На дату возникновения налоговых обязательств по НДС плательщик НДС составляет налоговую накладную (далее – НН), заполняя в ней обязательные реквизиты, и регистрирует ее в ЕРНН. Перечень реквизитов, обязательных для НН, приведен в п. 201.1 НК.

При заполнении НН поставщику необходимо ориентироваться на данные, которые содержатся в договоре, первичных документах: накладных, счетах-фактурах, актах выполненных работ (предоставленных услуг). Например, когда поставщик будет заполнять графу 2 НН «Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця», то формулировка в ней должна соответствовать данным первичных документов, которыми сопровождается поставка таких товаров/услуг. Об этом говорят и налоговики в своих разъяснениях (см. Индивидуальную налоговую консультацию Офиса крупных плательщиков налогов ГФС от 13.06.17 г. № 612/ІПК/28-10-01-03-11, Индивидуальные налоговые консультации ГФСУ от 01.02.19 г. № 357/6/99-99-15-03-02-15/ІПК, ГНСУ от 16.03.20 г. № 1092/6/99-00-07-03-02-06/ІПК).

Если показатели, отраженные в НН, не соответствуют условиям поставки (цена, стоимость, номенклатура, количество товара и т. д.), приведенным в договоре, это считается нарушением порядка заполнения НН. Налоговики в своих разъяснениях четко придерживаются этой позиции говоря о невозможности идентифицировать операцию (см., например, разъяснение от 14.03.17 г. на официальном сайте ГФС в Днепропетровской области, ОИР, категория 101.15).

Чем рискует покупатель, если формулировка в НН не будет соответствовать данным первичных документов?

Ситуация довольно неоднозначная. Напомним, что с 1 июля 2017 года все зарегистрированные НН/РК являются достаточным основанием для того, чтобы покупатель мог включить указанную в них сумму НДС в состав налогового кредита. Дополнительно подтверждать право на налоговый кредит не требуется (абзац третий п. 201.10 НК).

Однако, принимая во внимание норму п. 44.1 НК и мнение ГНС по этому поводу,  из-за несоответствия данных НН и первичных документов покупатель может потерять налоговый кредит, поскольку налоговики не могут идентифицировать операцию (НН не соотвертсвует первичному документку, который составлен на подтверждение хозоперации).

Должны ли совпадать единицы измерения товара в НН, полученной от поставщика, и в НН, оформленной на реализацию этого товара?

Согласно разъяснениям ГНС единицы измерения «на входе» и «на выходе», указанные в графе 4 таких НН, могут различаться (ОИР, категория 101.16, Индивидуальная налоговая консультация ГФС от 25.09.18 г. №4139/ІПК/06-30-12-01-19). Налоговики считают вполне реальной ситуацию, когда товар, приобретенный, например, на вес (единица измерения – килограммы, тонны и т. п.), может затем продаваться поштучно (единица измерения – штука, мешок, пакет и т. п.).

Должна ли совпадать формулировка номенклатуры в НН на приобретение товара и на его дальнейшую реализацию?

По мнению ГНС (ОИР, категория 101.16), на всех этапах поставки товаров/услуг продавец в графе 2 «Опис (номенклатура) товарів/послуг продавця» НН должен указывать данные, которые соответствуют документам, подтверждающим приобретение таких товаров/услуг.

Но мы не согласны с тем, что формулировка номенклатуры в НН на продажу товара должна «копироваться» с НН на его приобретение. Считаем, что она может немного отличаться. Главное, чтобы изменение наименования товара не «подставило» его под другой код УКТВЭД. Детально - в материале «Товар – один, а наименования – разные: возможно ли унифицированное название в налоговых накладных».

Рассмотрим на примере, как это бывает на практике. И напомним, что коды УКТВЭД, которые указываются при поставке товаров, следует искать в Законе от 04.06.20 г.  № 674-IX «О таможенном тарифе Украины» (далее – Закон № 674).

Пример
Предприятие А (поставщик) выиграло тендер на поставку ТМЦ. Для участия в тендере поставщик подавал пакет документов, где было указано наименование ТМЦ, которые должны быть поставлены, а именно: токарный станок для металла FDB Maschinen Turner 280 х 700. При закупке поставщиком данного товара во входящих документах было указано немного другое наименование: токарный станок для металла марки FDB 280 х 700.
В данном случае изменение формулировки товара не привело к смене кода УКТВЭД. Согласно Закону № 674, под кодом 8458190010 приведена следующая формулировка товара: «Станки токарные центровые (процессоры или инструментальные станки)». То есть марку станка код УКТВЭД не содержит, указан только его вид.
Однако покупатель требует от поставщика при выписке первичных документов повторить (буква в букву) наименование товара, указанное в тендерной документации. В связи с этим возникает вопрос: как в этом случае поставщику составить первичные документы на поставку станка?

Поставщику придется выполнить требование покупателя и указать такое наименование ТМЦ, какое указано в тендерной документации, хотя оно немного и отличается от наименования во входящих документах. При этом изменение наименования товара не приведет к изменению кода УКТВЭД. Ведь спецификацию поставщик не переделает: она попала в комплект документов на тендер и была размещена в открытом доступе при проведении торгов. Для себя он может составить бухгалтерскую справку с описанием ситуации.

Покажем, как поставщику следует заполнить накладную на отгрузку и раздел Б НН (см. фрагменты 1 и 2).