Розробляємо Положення про службові відрядження

№п/п

Положення про службові відрядження працівників ТОВ «Мальва»

1

2

1. Загальні положення

1.1

Службовим відрядженням уважається поїздка працівника за наказом керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту (поза місцем його постійної роботи) для виконання службового доручення в цілях забезпечення господарської діяльності підприємства.

У відрядження можуть бути також направлені члени керівних органів підприємства (члени наглядової ради, засновники).

Для працівників філій та інших відокремлених підрозділів ТОВ «Мальва» місцем постійної роботи вважати місцезнаходження відповідної філії, підрозділу.

Для працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз'їзний характер, службові поїздки не вважаються відрядженнями, якщо такі працівники отримують доплату за роз'їзний характер роботи у складі заробітної плати.

Якщо працівники з роз'їзним характером роботи не отримують відповідних доплат до заробітної плати, їх поїздки вважаються службовими відрядженнями на загальних підставах

1.2

Зв'язок відрядження з господарською діяльністю підприємства підтверджують такі документи:

– запрошення сторони, що приймає;

– укладений договір або інші документи, що підтверджує намір установити цивільно-правові відносини для ведення госпдіяльності;

– документи, що підтверджують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях, семінарах, інших заходах за тематикою господарської діяльності підприємства

1.3

Попереднє рішення про відрядження працівника приймає його безпосередній керівник, про що подає службову записку на ім’я керівника підприємства, у якій обґрунтовує необхідність цього відрядження і зазначає його цілі.

Ця норма не поширюється на власників – членів наглядової ради, керівника підприємства

1.4

Працівник направляється у відрядження наказом керівника підприємства, у якому повинні обов'язково зазначатися:

– місце відрядження (пункт призначення, найменування сторони, що приймає);

– мета відрядження;

– строк відрядження (початок і кінець відрядження, тривалість у днях), але не більше 30 календарних днів (далі – к. д.) при відрядженні по території України і не більше 60 к. д. при відрядженні за кордон;

– режим роботи в місці відрядження

1.5

Безпосередній керівник відрядженого працівника видає йому завдання на відрядження в довільній формі, у якому:

– деталізує цілі та завдання відрядження;

– визначає перелік необхідних документів, які повинен надати працівник після повернення з відрядження.

Ця норма не поширюється на власників – членів наглядової ради, а також на керівника підприємства

1.6

Дані про відряджених працівників реєструються у спеціальному журналі за формою, наведеною в додатку 1 до цього наказу

1.7

Відрядженому працівникові видається відрядна посвідка за формою, наведеною в додатку 2 до цього наказу

1.8

За рішенням керівника підприємства відрядження може бути:

– скасоване або перенесене – не пізніше ніж за один робочий день до його початку;

– продовжене з різних причин: за службовою необхідністю (не завершені переговори, затримується оформлення вантажу тощо); через хворобу працівника; з інших поважних причин (перенесення рейсів транспорту, військові дії в місці відрядження або на шляху прямування тощо).

Вимушена затримка у відрядженні з незалежних від працівника причин підтверджується відповідними документами в оригіналі. Загальний строк відрядження по Україні з урахуванням затримки не може перевищувати 30 к. д., відрядження за кордон – 60 к. д.

Рішення про продовження строку відрядження (оформляється наказом) керівник приймає після прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи на підставі доповідної записки такого працівника.

Продовження відрядження за кордоном можливе тільки в межах загального строку відрядження (не більше 60 к. д.).

За час затримки в місці відрядження без поважних причин працівникові не виплачується заробітна плата, не відшкодовуються добові, витрати на наймання житла та інші витрати

1.9

Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення (до 24.00 включно) поїзда, літака, автобуса, іншого транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника.

Днем прибуття з відрядження вважається день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого працівника (до 24.00 включно).

Якщо станція, пристань, аеропорт розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений працівник, то до строку відрядження зараховується час, необхідний для проїзду до такої станції, пристані, аеропорту. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної роботи.

Дата на транспортному квитку (час відправлення транспортного засобу з населеного пункту, де розташоване місце постійної роботи відрядженого працівника) повинна збігатися з датою вибуття працівника у відрядження згідно з наказом про відрядження. Аналогічні вимоги встановлено для підтвердження дати прибуття.

За відсутності транспортних квитків день вибуття і день прибуття визначаються згідно з наказом про службове відрядження і позначками у відрядній посвідці

1.10

У день початку відрядження працівник виходить на роботу за звичайним робочим графіком і залишає робоче місце не раніше ніж за чотири години до відправлення поїзда (автобуса, корабля, літака, автомобіля).

У день закінчення відрядження працівник виходить на роботу за звичайним робочим графіком не пізніше ніж через чотири години після прибуття поїзда (автобуса, корабля, літака, автомобіля) до місця його постійної роботи

1.11

Відрядженому працівникові перед від'їздом у відрядження видається аванс на відрядження в сумі, необхідній для забезпечення поточних витрат у період відрядження (на оплату проїзду, наймання житлового приміщення і на добові витрати). Аванс може видаватися готівкою з каси підприємства або перераховуватися на особисту картку працівника. Також для забезпечення працівника необхідними коштами йому може видаватися корпоративна платіжна картка підприємства. Конкретна форма забезпечення працівника коштами на період відрядження може бути зазначена в наказі на відрядження.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження з каси або на особисту платіжну картку і не виїхав у відрядження, він зобов'язаний протягом трьох банківських днів із дня прийняття рішення про відміну відрядження повернути гроші в касу підприємства в тій валюті, у якій отримав аванс.

При направленні працівника у відрядження за кордон бухгалтерія складає кошторис (лист-розрахунок) витрат на відрядження, щоб видати працівникові аванс у готівковій іноземній валюті.

До закінчення поточного відрядження працівникові за необхідності може видаватися додатковий аванс.

Працівникові, який не відзвітував за використання авансу після закінчення попереднього відрядження, аванс на наступне відрядження не видається

1.12

У період відрядження працівник підкоряється режиму робочого часу того підприємства, на яке він відряджається. Інші дні відпочинку замість тих, які припали на дні відрядження, працівникові не надаються

1.13

Якщо працівник спеціально відряджається для роботи у вихідні (святкові та неробочі дні), то компенсація за роботу в ці дні виплачується згідно із чинним законодавством

1.14

Якщо працівник відбуває у відрядження у вихідний день, то після повернення з відрядження йому надається інший день відпочинку.

Якщо працівник повертається з відрядження у вихідний день, то йому може надаватися інший день відпочинку (на підставі заяви працівника і розпорядження керівника підприємства)

1.15

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) протягом усього часу відрядження.

Відрядженому працівникові нараховується зарплата за всі робочі дні за графіком, установленим за місцем його постійної роботи, і відповідно до умов, передбачених трудовим або колективним договором. Розмір оплати праці за період відрядження не може бути нижчим від середнього заробітку.

Якщо працівник спеціально відряджався для роботи у вихідні дні, то ці дні оплачуються згідно з нормами КЗпП.

Якщо строки виплати заробітної плати підприємства збігаються з періодом відрядження працівника, зарплата такому працівникові перераховується на відповідний картрахунок

2. Витрати на відрядження

2.1

При відрядженні в межах України за кожний день перебування працівника у відрядженні (включаючи день вибуття і день прибуття), ураховуючи вихідні, святкові та неробочі дні і час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), працівникові виплачуються добові в таких розмірах:

– відрядження до м. Києва та обласних центрів – 250 грн.;

– відрядження до райцентрів і міст обласного підпорядкування – 150 грн.;

– відрядження до інших населених пунктів – 100 грн.

Власникам підприємства – членам наглядової ради, а також керівникові підприємства, його заступникам, головному бухгалтерові добові витрати виплачуються з коефіцієнтом 1,5.

При відрядженні за кордон України за кожний день перебування працівника у відрядженні (включаючи день вибуття і день прибуття) добові виплачуються в національній валюті країни перебування або у в інвалюті першої групи Класифікатора. Сума добових установлюється у кожному конкретному випадку наказом про відрядження.

При відрядженнях за кордон і в межах України у випадку, якщо до вартості проживання (проїзду) включено вартість харчування або якщо за умовами сторони, що приймає, передбачено харчування, добові витрати виплачуються в повному розмірі

2.2

При відрядженні в межах України кількість днів відрядження для виплати добових визначається за такими правилами:

– до строку відрядження включаються всі дні перебування у відрядженні, у тому числі день вибуття і день прибуття;

– при відрядженні строком на один день або до такої місцевості, звідки працівник має можливість щодня повертатися до місця постійного проживання, добові виплачуються як за повну добу;

– сума добових визначається згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами (проїзними квитками, документами на проживання) за їх наявності. За відсутності наказу добові не виплачуються.

При направленні працівника у відрядження в день прибуття з іншого відрядження добові виплачуються як за один день.

При відрядженні за кордон добові виплачуються:

1) за нормами для закордонних відряджень за дні відрядження:

– до країн, з якими встановлено візовий контроль, – згідно з відмітками в закордонному паспорті (або іншому документі, що його замінює) працівника про перетин державного кордону України, які проставляє представник Держприкордонслужби України. Працівник в обов'язковому порядку зобов'язаний вимагати проставити такі позначки в його закордонному паспорті (іншому документі, що його замінює). Без таких позначок добові не виплачуються;

– до країн, з якими не встановлено візовий контроль, – згідно з наказом про відрядження і відповідними первинними документами (проїзними квитками, документами на проживання) за їх наявності;

2) при відрядженні на один день добові відшкодовуються як за повну добу. Вибуття і прибуття із закордонного відрядження в один день уважається одним днем відрядження. При направленні працівника у відрядження в день прибуття з іншого відрядження добові виплачуються як за один день;

3) день вибуття і прибуття вважаються днями закордонного відрядження. При цьому, якщо дні фактичного перетину кордону України за правилами, викладеними в п. 1, не збігаються з днем початку і закінчення відрядження згідно з наказом (унаслідок пересадки на інший транспортний засіб, зупинки в місці проживання на території України), то добові за час переміщення по території України оплачуються за нормами, установленими для відряджень у межах України. За дні перетину кордону добові виплачуються в розмірі, установленому для закордонного відрядження (для країн з візовим контролем і без візового контролю);

4) якщо при відрядженні до країни з безвізовим в'їздом і при поверненні з такої країни працівник робить пересадку на інший транспортний засіб та/або зупиняється в готелі (мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України, то за період проїзду по території України йому виплачуються добові в порядку, передбаченому для відряджень у межах України.

При цьому добові витрати з дня останньої пересадки на інший транспортний засіб (вибуття з готелю, мотелю, іншого житлового приміщення) на території України при виїзді за кордон і до дня першої пересадки на інший транспортний засіб (зупинки в готелі, мотелі, іншому житловому приміщенні) на території України (включно) при поверненні в Україну відшкодовуються за нормами, установленими для відряджень за кордон.

Якщо дні таких пересадок (зупинок) збігаються з днями вибуття/прибуття з відрядження до місця (від місця) постійної роботи, то добові за ці дні виплачуються за нормами, установленими для відряджень за кордон.

У розмірі добових для закордонних відряджень оплачуються всі дні відрядження (уключаючи вибуття і прибуття), якщо відсутні пересадки (зупинки) на території України;

5) у разі відрядження до двох і більше країн добові виплачуються в сумах, установлених для відряджень до кожної із цих країн. При цьому добові в кожній наступній країні виплачуються в установлених для цієї країни нормах починаючи з дня прибуття до цієї країни (визначається за позначками в паспорті при візовому режимі, за транспортними квитками, даними рахунків на проживання при безвізовому режимі, у т. ч. між країнами – учасницями Шенгенської угоди).

За відсутності документів (квитків, рахунків на проживання) добові витрати відшкодовуються за нормами добових для відряджень до тієї країни, куди працівник спочатку відряджався згідно з наказом керівника підприємства. Добові за день повернення в Україну (перетину кордону) виплачуються за нормами для відряджень до останньої країни

2.3

Витрати на наймання житлового приміщення відрядженому працівникові відшкодовуються за наявності первинних документів про оплату, при цьому:

1) витрати на наймання житла:

– в Україні – не повинні перевищувати: у м. Києві – 1 000 грн/добу, в обласних центрах – 700 грн/добу, райцентрах і містах обласного підпорядкування – 500 грн/добу, інших населених пунктах – 300 грн/добу;

– за кордоном – не повинні перевищувати 200 дол. США/добу, при цьому допускається проживання тільки в готелях (мотелях) рівня не вище «три зірки».

Власникам – членам наглядової ради, керівникові підприємства, його заступникам, головному бухгалтерові витрати на проживання відшкодовуються в розмірі фактично здійснених витрат. У виняткових випадках такі обмеження можуть бути зняті для інших працівників, що окремо зазначається в наказі про направлення у відрядження;

2) відшкодування оплати місць у готелях (мотелях) проводиться з розрахунку за одне місце;

3) у вартості проживання відшкодовуються витрати на користування телефоном, холодильником, телевізором, інтернетом, побутовими послугами тощо (але в розмірі не більше 10 % загальної вартості проживання);

4) суми, сплачені за бронювання місця в готелі (мотелі), відшкодовуються в повному розмірі.

Витрати на наймання житлового приміщення під час вимушеної затримки в дорозі (підтвердженої відповідними документами) відшкодовуються в порядку і розмірах, передбачених п. 2.3 цього Положення.

Витрати, граничні суми на наймання житлового приміщення, установлені цим пунктом, відшкодовуються за розпорядженням керівника згідно з оригіналами підтвердних документів.

У такому разі зазначені витрати не вважаються надмірно витраченими коштами

2.4

Витрати на проїзд (у т. ч. перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження і назад відшкодовуються у розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним, автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов'язаних із придбанням проїзних квитків, користуванням постільними речами в поїздах, і страхових платежів на транспорті.

Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до станції, пристані, аеропорту, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де він постійно працює, та/або до місця відрядження в таких межах:

– авіатранспорт – місця не вище «економ-клас»;

– залізничний транспорт – місця не вище типу «купе» (швидкісний – не вище вагонів другого класу);

– автомобільний транспорт – автобуси загального користування.

Ці обмеження не поширюються на власників – членів наглядової ради, керівника підприємства, його заступників, головного бухгалтера. У виняткових випадках такі обмеження можуть бути зняті для інших працівників, що окремо зазначається в наказі про направлення у відрядження.

За наявності декількох видів транспорту, яким можна дістатися до місця відрядження і назад, працівник самостійно вибирає вид траспорта, якщо інше не зазначено в наказі на відрядження.

Відрядженому працівникові відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за маршрутом, узгодженим керівником, та/або на орендованому транспорті по місцю відрядження (за наявності підтвердних документів).

Витрати на перевезення багажу понад вагу, вартість якої входить до вартості квитка, відшкодовуються з дозволу керівника підприємства і за наявності оригіналів підтвердних документів. У цьому випадку такі витрати не вважаються надмірно здійсненими.

У разі направлення працівника у відрядження на автотранспорті підприємства або орендованому транспорті працівникові відшкодовуються витрати, здійснені під час відрядження: на придбання ПММ, оплату паркування, терміновий ремонт, за наявності оригіналів підтвердних документів.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати на ПММ відшкодовуються з огляду на встановлені норми за 1 км пробігу згідно із затвердженим маршрутом (маршрут затверджується в наказі на відрядження)

2.5

У разі відрядження за кордон працівникові також відшкодовуються витрати:

– на оформлення закордонного паспорта;

– оформлення дозволів на в'їзд (віз);

– оплату страхового поліса життя або здоров'я чи цивільної відповідальності (у разі направлення працівника у відрядження на автомобілі), якщо таке страхування є обов'язковим згідно із законодавством відповідної країни. Витрати на медичну страховку підтверджуються позначкою про оплату на оригіналі страхового поліса, яким передбачається покриття витрат страхувальника на отримання термінової і невідкладної медичної допомоги і придбання необхідних медикаментів, на його переміщення на територію України для надання йому меддопомоги. При цьому строк дії договору страхування повинен відповідати строку відрядження. Якщо в країні, куди відряджається працівник, меддопомога надається іноземцям безплатно, вартість страхового поліса працівникові не відшкодовується;

– сплату зборів за проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами і водними переправами;

– обов'язкове страхування та інші документально оформлені витрати, пов'язані з правилами в'їзду і перебування в місці відрядження;

– сплату комісійних у разі обміну валюти.

Не відшкодовуються витрати на придбання алкогольних напоїв, тютюнових виробів (у т. ч. при користуванні міні-баром у готелях (мотелях)), сплату «чайових», крім випадків, коли суми таких «чайових» включаються до рахунка, а також вартість відвідин видовищних і розважальних заходів

2.6

У разі тимчасової непрацездатності в період відрядження працівникові на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житла (крім випадку перебування працівника у стаціонарі) і виплачуються добові за весь час, поки він за станом здоров'я не може стати до виконання службових обов'язків у відрядженні або повернутися до місця свого постійного проживання з відрядження, але не більше 1 місяця при відрядженні в межах Україні (не більше двох місяців при відрядженні за межі України).

Тимчасова непрацездатність працівника, а також неможливість за станом здоров'я повернутися до місця постійного проживання повинні бути підтверджені документально в установленому порядку

Якщо працівник захворів під час закордонного відрядження, то після його повернення документ про тимчасову непрацездатність, виданий йому за кордоном, підлягає обміну в лікувальному закладі за місцем проживання або місцем постійної роботи на листок непрацездатності українського зразка. Обмін проводиться на підставі документів, отриманих за кордоном, перекладених українською мовою і нотаріально посвідчених.

За період тимчасової непрацездатності відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності працівника не включаються до строку його відрядження

3. Звіти про відрядження і підтвердні документи

3.1

Після повернення з відрядження працівник зобов'язаний до закінчення п'ятого банківського дня, що настає за днем прибуття до місця постійної роботи, подати до бухгалтерії Звіт про використання коштів, наданих на відрядження (далі – Звіт). У ці самі строки він зобов'язаний повернути в касу підприємства або перерахувати на відповідний рахунок підприємства суму надмірно витрачених ним у відрядженні коштів (за її наявності).

Якщо під час відрядження працівник знімав готівку з використанням платіжних карток підприємства, він зобов'язаний подати Звіт і повернути суму надмірно витрачених коштів (за наявності) до закінчення третього банківського дня після завершення відрядження (прибуття до місця постійної роботи).

Якщо під час відрядження працівник використовував платіжні картки для проведення розрахунків у безготівковій формі, він подає Звіт у строк не пізніше 10 банківських днів після повернення з відрядження. Разом зі Звітом подаються оригінали документів, які підтверджують суму здійснених витрат. Звіт затверджує керівник підприємства.

Якщо для остаточного розрахунку за відрядження необхідно виплатити працівникові додаткові кошти, така виплата проводиться до закінчення третього банківського дня після затвердження керівником Звіту