Разрабатываем Положение о служебных командировках

№п/п

Положение о служебных командировках работников ООО «Мальва»

1

2

1. Общие положения

1.1

Служебной командировкой считается поездка работника по приказу руководителя предприятия на определенный срок в другой населенный пункт (вне места его постоянной работы) для выполнения служебного поручения в целях обеспечения хозяйственной деятельности предприятия.

В командировку могут быть также направлены члены руководящих органов предприятия (члены наблюдательного совета, учредители).

Для работников филиалов и других обособленных подразделений ООО «Мальва» местом постоянной работы считать местонахождение соответствующего филиала, подразделения.

Для работников, постоянная работа которых проходит в пути или имеет разъездной характер, служебные поездки не считаются командировками, если такие работники получают доплату за разъездной характер работы в составе заработной платы.

Если работники с разъездным характером работы не получают соответствующих доплат к заработной плате, их поездки считаются служебными командировками на общих основаниях

1.2

Связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия подтверждают следующие документы:

– приглашение принимающей стороны;

– заключенный договор или другие документы, подтверждающие намерение установить гражданско-правовые отношения для ведения хоздеятельности;

– документы, подтверждающие участие командированного лица в переговорах, конференциях, семинарах, других мероприятиях по тематике хозяйственной деятельности предприятия

1.3

Предварительное решение о командировке работника принимает его непосредственный руководитель, о чем подает служебную записку на имя руководителя предприятия, в которой обосновывает необходимость данной командировки и указывает ее цели.

Данная норма не распространяется на собственников – членов наблюдательного совета, руководителя предприятия

1.4

Работник направляется в командировку приказом руководителя предприятия, в котором должны обязательно указываться:

– место командировки (пункт назначения, наименование принимающей стороны);

– цель командировки;

– срок командировки (начало и конец командировки, продолжительность в днях), но не более 30 календарных дней (далее – к. д.) при командировке по территории Украины и не более 60 к. д. при командировке за границу;

– режим работы в месте командировки

1.5

Непосредственный руководитель командированного работника выдает ему задание на командировку в произвольной форме, в котором:

– детализирует цели и задачи командировки;

– определяет перечень необходимых документов, которые должен предоставить работник по возвращении из командировки.

Данная норма не распространяется на собственников – членов наблюдательного совета, а также на руководителя предприятия

1.6

Данные о командированных работниках регистрируются в специальном журнале по форме, приведенной в приложении 1 к данному приказу

1.7

Командированному работнику выдается командировочное удостоверение по форме, приведенной в приложении 2 к данному приказу

1.8

По решению руководителя предприятия командировка может быть:

– отменена или перенесена – не позднее чем за один рабочий день до ее начала;

– продлена по различным причинам: по служебной необходимости (не завершены переговоры, задерживается оформление груза и т. п.); из-за болезни работника; по другим уважительным причинам (перенос рейсов транспорта, военные действия в месте командировки или на пути следования и т. п.).

Вынужденная задержка в командировке по не зависящим от работника причинам подтверждается соответствующими документами в оригинале. Общий срок командировки по Украине с учетом задержки не может превышать 30 к. д., командировки за границу – 60 к. д.

Решение о продлении срока командировки (оформляется приказом) руководитель принимает после прибытия командированного работника к месту его постоянной работы на основании докладной записки такого работника.

Продление командировки за границей возможно только в пределах общего срока командировки (не более 60 к. д.).

За время задержки в месте командировки без уважительных причин работнику не выплачивается заработная плата, не возмещаются суточные, расходы на наем жилья и другие расходы

1.9

Днем выбытия в командировку считается день отправления (до 24.00 включительно) поезда, самолета, автобуса, другого транспортного средства с места постоянной работы командированного работника.

Днем прибытия из командировки считается день прибытия транспортного средства к месту постоянной работы командированного работника (до 24.00 включительно).

Если станция, пристань, аэропорт расположены за пределами населенного пункта, где работает командированный работник, то в срок командировки засчитывается время, необходимое для проезда к такой станции, пристани, аэропорту. Аналогично определяется день прибытия коман-дированного работника к месту постоянной работы.

Дата на транспортном билете (время отправления транспортного средства из населенного пункта, где расположено место постоянной работы командированного работника) должна совпадать с датой выбытия работника в командировку согласно приказу о командировке. Аналогичные требования установлены для подтверждения даты прибытия.

При отсутствии транспортных билетов день выбытия и день прибытия определяются согласно приказу о служебной командировке и отметкам в командировочном удостоверении

1.10

В день начала командировки работник выходит на работу по обычному рабочему графику и покидает рабочее место не ранее чем за четыре часа до отправления поезда (автобуса, корабля, самолета, автомобиля).

В день окончания командировки работник выходит на работу по обычному рабочему графику не позднее чем через четыре часа после прибытия поезда (автобуса, корабля, самолета, автомобиля) в место его постоянной работы

1.11

Командированному работнику перед отбытием в командировку выдается аванс на командировку в сумме, необходимой для обеспечения текущих расходов в период командировки (на оплату проезда, наем жилого помещения и на суточные расходы). Аванс может выдаваться наличными из кассы предприятия или перечисляться на личную карточку работника. Также для обеспечения работника необходимыми средствами ему может выдаваться корпоративная платежная карточка предприятия. Конкретная форма обеспечения работника денежными средствами на период ко-мандировки может быть указана в приказе на командировку.

Если работник получил аванс на командировку из кассы или на личную платежную карточку и не выехал в командировку, он обязан в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене командировки вернуть деньги в кассу предприятия в той валюте, в которой получил аванс.

При направлении работника в командировку за границу бухгалтерия составляет смету (письмо-расчет) расходов на командировку, чтобы выдать работнику аванс в наличной иностранной валюте.

До окончания текущей командировки работнику при необходимости может выдаваться дополнительный аванс.

Работнику, который не отчитался за использование аванса после окончания предыдущей коман-дировки, аванс на следующую командировку не выдается

1.12

В период командировки работник подчиняется режиму рабочего времени того предприятия, на которое он командирован. Другие дни отдыха вместо тех, которые пришлись на дни команди-ровки, работнику не предоставляются

1.13

Если работник специально командирован для работы в выходные (праздничные и нерабочие дни), то компенсация за работу в эти дни выплачивается согласно действующему законодательству

1.14

Если работник отбывает в командировку в выходной день, то после возвращения из командировки ему предоставляется другой день отдыха.

Если работник возвращается из командировки в выходной день, то ему может предоставляться другой день отдыха (на основании заявления работника и распоряжения руководителя предприятия)

1.15

За командированным работником сохраняется место работы (должность) в течение всего времени командировки.

Командированному работнику начисляется зарплата за все рабочие дни по графику, установленному по месту его постоянной работы, и в соответствии с условиями, предусмотренными трудовым или коллективным договором. Размер оплаты труда за период командировки не может быть ниже среднего заработка.

Если работник был специально командирован для работы в выходные дни, то эти дни оплачиваются согласно нормам КЗоТ.

Если сроки выплаты заработной платы предприятия совпадают с периодом командировки работника, зарплата такому работнику перечисляется на соответствующий картсчет

2. Командировочные расходы

2.1

При командировке в пределах Украины за каждый день нахождения работника в командировке (включая день выбытия и день прибытия), учитывая выходные, праздничные и нерабочие дни и время пребывания в пути (вместе с вынужденными остановками), работнику выплачиваются суточные в таких размерах:

– командировки в г. Киев и областные центры – 250 грн.;

– командировки в райцентры и города областного подчинения – 150 грн.;

– командировки в другие населенные пункты – 100 грн.

Собственникам предприятия – членам наблюдательного совета, а также руководителю предприятия, его заместителям, главному бухгалтеру суточные расходы выплачиваются с коэффициентом 1,5.

При командировке за пределы Украины за каждый день нахождения работника в командировке (включая день выбытия и день прибытия) суточные выплачиваются в национальной валюте страны пребывания либо в инвалюте первой группы Классификатора. Сумма суточных устанавливается в каждом конкретном случае приказом о командировке.

При командировках за границу и в пределах Украины в случае, если в стоимость проживания (проезда) включена стоимость питания или если по условиям принимающей стороны предусмотрено питание, суточные расходы выплачиваются в полном размере

2.2

При командировке в пределах Украины количество дней командировки для выплаты суточных определяется по таким правилам:

– в срок командировки включаются все дни пребывания в командировке, в том числе день выбытия и день прибытия;

– при командировке сроком на один день или в такую местность, откуда работник имеет возможность ежедневно возвращаться к месту постоянного проживания, суточные выплачиваются как за полные сутки;

– сумма суточных определяется согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (проездным билетам, документам на проживание) при их наличии. При отсутствии приказа суточные не выплачиваются.

При направлении работника в командировку в день прибытия из другой командировки суточные выплачиваются как за один день.

При командировке за границу суточные выплачиваются:

1) по нормам для загранкомандировок за дни командировки:

– в страны, с которыми установлен визовый контроль, – согласно отметкам в загранпаспорте (либо другом документе, его заменяющем) работника о пересечении государственной границы Украины, которые проставляет представитель Госпогранслужбы Украины. Работник в обязательном порядке обязан потребовать проставить такие отметки в его загранпаспорте (другом документе его заменяющем). Без таких отметок суточные не выплачиваются;

– в страны, с которыми не установлен визовый контроль, – согласно приказу о командировке и соответствующим первичным документам (проездным билетам, документам на проживание) при их наличии.

2) при командировке на один день суточные возмещаются как за полные сутки. Выбытие и прибытие из загранкомандировки в один день считается одним днем командировки. При направлении работника в командировку в день прибытия из другой командировки суточные выплачиваются как за один день

3) дни выбытия и прибытия считаются днями загранкомандировки. При этом, если дни фактического пересечения границы Украины по правилам, изложенным в п. 1, не совпадают с днем начала и окончания командировки согласно приказу (по причине пересадки на другое транспортное средство, остановки в месте проживания на территории Украины), то суточные за время перемещения по территории Украины оплачиваются по нормам, установленным для командировок в пределах Украины. За дни пересечения границы суточные выплачиваются в размере, установленном для загранкомандировок (для стран с визовым контролем и без визового контроля);

4) если при командировке в страну с безвизовым въездом и при возврате из такой страны работник делает пересадку на другое транспортное средство и/или останавливается в отеле (мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины, то за период проезда по территории Украины ему выплачиваются суточные в порядке, предусмотренном для командировок в пределах Украины.

При этом суточные расходы со дня последней пересадки на другое транспортное средство (выбытия из отеля, мотеля, другого жилого помещения) на территории Украины при выезде за границу и до дня первой пересадки на другое транспортное средство (остановки в отеле, мотеле, другом жилом помещении) на территории Украины (включительно) при возврате в Украину возмещаются по нормам, установленным для командировок за границу.

Если дни таких пересадок (остановок) совпадают с днями выбытия/прибытия из командировки к месту (от места) постоянной работы, то суточные за эти дни выплачиваются по нормам, установленным для командировок за границу.

В размере суточных для загранкомандировок оплачиваются все дни командировки (включая выбытие и прибытие), если отсутствуют пересадки (остановки) на территории Украины;

5) в случае командировки в две и более стран суточные выплачиваются в суммах, установленных для командировок в каждую из этих стран. При этом суточные в каждой следующей стране выплачиваются в установленных для этой страны нормах начиная со дня прибытия в эту страну (определяется по отметкам в паспорте при визовом режиме, по транспортным билетам, данным счетов на проживание при безвизовом режиме, в т. ч. между странами – участницами Шенген-ского соглашения).

При отсутствии документов (билетов, счетов на проживание) суточные расходы возмещаются по нормам суточных для командировок в ту страну, куда работник был изначально командирован согласно приказу руководителя предприятия. Суточные за день возвращения в Украину (пере-сечения границы) выплачиваются по нормам для командировок в последнюю страну

2.3

Расходы на наем жилого помещения командированному работнику возмещаются при наличии первичных документов об оплате, при этом:

1) расходы на наем жилья:

– в Украине – не должны превышать: в г. Киеве – 1 000 грн/сут., в областных центрах – 700 грн/сут., райцентрах и городах областного подчинения – 500 грн/сут., прочих населенных пунктах – 300 грн/сут.;

– за границей – не должны превышать – 200 долл. США/сут., при этом допускается проживание только в гостиницах (мотелях) уровня не выше «три звезды».

Собственникам – членам наблюдательного совета, руководителю предприятия, его заместителям, главному бухгалтеру расходы на проживание возмещаются в размере фактически понесенных расходов. В исключительных случаях такие ограничения могут быть сняты для других работников, что отдельно указывается в приказе о направлении в командировку;

2) возмещение оплаты мест в гостиницах (мотелях) производится из расчета за одно место;

3) в стоимости проживания возмещаются расходы на пользование телефоном, холодильником, телевизором, Интернетом, бытовыми услугами и др. (но в размере не более 10 % общей стоимости проживания);

4) суммы, уплаченные за бронирование места в гостинице (мотеле), возмещаются в полном размере.

Расходы на наем жилого помещения во время вынужденной задержки в пути (что подтверждено соответствующими документами) возмещаются в порядке и размерах, предусмотренных данным п. 2.3 этого Положения.

Расходы, предельные суммы на наем жилого помещения, установленные данным пунктом, возмещаются по распоряжению руководителя согласно оригиналам подтверждающих документов.

В таком случае указанные расходы не считаются излишне израсходованными средствами

2.4

Расходы на проезд (в т. ч. перевозку багажа, бронирование транспортных билетов) к месту командировки и обратно возмещаются в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным, водным, автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) с учетом всех расходов, связанных с приобретением проездных билетов, пользованием постельными принадлежностями в поездах и страховых платежей на транспорте.

Командированному работнику возмещаются расходы на проезд транспортом общего пользования (кроме такси) до станции, пристани, аэропорта, если они расположены за пределами населенного пункта, где он постоянно работает, и/или до места командировки в таких пределах:

– авиатранспорт – места не выше «эконом-класса»;

– железнодорожный транспорт – места не выше типа «купе» (скоростной – не выше вагонов второго класса);

– автомобильный транспорт – автобусы общего пользования.

Данные ограничения не распространяются на собственников – членов наблюдательного совета, руководителя предприятия, его заместителей, главного бухгалтера. В исключительных случаях такие ограничения могут быть сняты для других работников, что отдельно указывается в приказе о направлении в командировку.

При наличии нескольких видов транспорта, которым можно добраться до места командировки и обратно, работник самостоятельно выбирает вид транспорта, если иное не указано в приказе на командировку.

Командированному работнику возмещаются также расходы на проезд городским транспортом общего пользования (кроме такси) по маршруту, согласованному руководителем, и/или на арендованном транспорте по месту командировки (при наличии подтверждающих документов).

Расходы на перевозку багажа сверх веса, стоимость которого входит в стоимость билета, возмещаются с разрешения руководителя предприятия и при наличии оригиналов подтверждающих документов. В этом случае такие расходы не считаются излишне понесенными.

В случае направления работника в командировку на автотранспорте предприятия или арендованном транспорте работнику возмещаются расходы, понесенные во время командировки: на приобретение ГСМ, оплату парковки, срочный ремонт, при наличии оригиналов подтверждающих документов.

В случае командировки за границу на служебном автомобиле расходы на ГСМ возмещаются с учетом установленных норм за 1 км пробега согласно утвержденному маршруту (маршрут ут-верждается в приказе на командировку)

2.5

В случае командировки за границу работнику также возмещаются расходы:

– на оформление заграничного паспорта;

– оформление разрешений на въезд (виз);

– оплату страхового полиса жизни или здоровья либо гражданской ответственности (в случае направления работника в командировку на автомобиле), если такое страхование является обязательным согласно законодательству соответствующей страны. Расходы на медицинскую страховку подтверждаются отметкой об оплате на оригинале страхового полиса, которым предусматривается покрытие расходов страхователя на получение срочной и неотложной медицинской помощи и приобретение необходимых медикаментов, на его перемещение на территорию Украины для оказания ему медпомощи. При этом срок действия договора страхования должен соответствовать сроку командировки. Если в стране, куда командирован работник, медпомощь предоставляется иностранцам бесплатно, стоимость страхового полиса работнику не возмещается;

– уплату сборов за проезд грунтовыми, шоссейными дорогами и водными переправами;

– обязательное страхование и другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки;

– уплату комиссионных в случае обмена валюты.

Не возмещаются расходы на приобретение алкогольных напитков, табачных изделий (в т. ч. при пользовании мини-баром в отелях (мотелях)), уплату «чаевых», кроме случаев, когда суммы таких «чае-вых» включаются в счет, а также стоимость посещения зрелищных и развлекательных мероприятий

2.6

В случае временной нетрудоспособности в период командировки работнику на общих основаниях возмещаются расходы на наем жилья (кроме случая пребывания работника в стационаре) и выплачиваются суточные за все время, пока он по состоянию здоровья не может приступить к выполнению служебных обязанностей в командировке или вернуться к месту своего постоянного проживания из командировки, но не более 1 месяца при командировке в пределах Украины (не более двух месяцев при командировке за пределы Украины).

Временная нетрудоспособность работника, а также невозможность по состоянию здоровья вернуться к месту постоянного проживания должны быть подтверждены документально в установленном порядке

Если работник заболел во время загранкомандировки, то после его возвращения документ о временной нетрудоспособности, выданный ему за границей, подлежит обмену в лечебном заведении по месту проживания или месту постоянной работы на листок нетрудоспособности украинского образца. Обмен проводится на основании документов, полученных за границей, переведенных на украинский язык и нотариально заверенных.

За период временной нетрудоспособности командированному работнику на общих основаниях выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. Дни временной нетрудоспособности работника не включаются в срок его командировки

3. Командировочные отчеты и подтверждающие документы

3.1

По возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать в бухгалтерию Отчет об использовании средств, предоставленных на командировку (далее – Отчет). В эти же сроки он обязан вернуть в кассу предприятия или перечислить на соответствующий счет предприятия сумму излишне израсходованных им в командировке денежных средств (при ее наличии).

Если во время командировки работник снимал наличные с использованием платежных карточек предприятия, он обязан подать Отчет и возвратить сумму излишне потраченных средств (при наличии) до окончания третьего банковского дня после завершения командировки (прибытия к месту постоянной работы).

Если во время командировки работник использовал платежные карточки для проведения расчетов в безналичной форме, он подает Отчет в срок не позднее 10 банковских дней по возвращении из командировки. Вместе с Отчетом подаются оригиналы документов, которые подтверждают сумму понесенных расходов. Отчет утверждает руководитель предприятия.

Если для окончательного расчета за командировку необходимо выплатить работнику дополнительные денежные средства, такая выплата производится до окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем Отчета