Підпис на первинних та інших важливих документах: хто ставить, коли та як?

Акценти цієї консультації:

• договір може бути підписаний керівником підприємства, уповноваженим на це установчими документами, або ж іншою особою, уповноваженою на це довіреністю;
• касові документи повинні містити підписи уповноважених на це осіб (керівника, головного бухгалтера, касира – залежно від виду документа). На період тимчасової відсутності цих осіб право підписувати касові документи можна делегувати іншим працівникам підприємства, видавши відповідний наказ;
• первинні документи повинні містити підписи осіб, які брали участь у господарській операції. При цьому допускається, щоб використовувався аналог власноручного підпису (факсиміле).

Загальні положення

Підпис – один із важливих реквізитів, який додає документу юридичної сили. Відсутність підпису або підписання документа неуповноваженою особою може звести нанівець усі зусилля того, хто цей документ складав. А для суб'єкта господарювання це може обернутися фінансовими втратами. Наприклад, підписання первинних документів неуповноваженою на це особою підприємства потягло за собою донарахування податковим органом у ході перевірки податкових зобов'язань із ПДВ і штрафних санкцій на серйозну суму (див. ухвалу ВАСУ від 17.07.13 р., ЄДРСР, реєстр. № 32804164).

Розглянемо правила і нюанси підписання первинних та інших пов'язаних із ними документів.

Почнемо з того, що до кожного виду документів законодавством висуваються свої вимоги щодо того, хто та як може його підписати. Тому не будемо узагальнювати, а розглянемо найбільш важливі документи з погляду реквізиту «Підпис» детальніше.