Подпись на первичных и других важных документах: кто ставит, когда и как?

Акценты этой консультации:

• договор может быть подписан руководителем предприятия, уполномоченным на это учредительными документами, или же другим лицом, уполномоченным на это доверенностью;
• кассовые документы должны содержать подписи уполномоченных на это лиц (руководителя, главного бухгалтера, кассира – в зависимости от вида документа). На период временного отсутствия этих лиц право подписывать кассовые документы можно делегировать другим работникам предприятия, издав соответствующий приказ;
• первичные документы должны содержать подписи лиц, принимавших участие в хозяйственной операции. При этом допускается, чтобы использовался аналог собственноручной подписи (факсимиле).

Общие положения

Подпись – один из важных реквизитов, который придает документу юридическую силу. Отсутствие подписи или подписание документа неуполномоченным лицом может свести на нет все усилия того, кто этот документ составлял. А для субъекта хозяйствования это может обернуться финансовыми потерями. Например, подписание первичных документов не уполномоченным на это лицом предприятия повлекло за собой доначисление налоговым органом в ходе проверки налоговых обязательств по НДС и штрафных санкций на серьезную сумму (см. определение ВАСУ от 17.07.13 г., ЕГРСР, рег. № 32804164).

Рассмотрим правила и нюансы подписания первичных и других связанных с ними документов.

Начнем с того, что к каждому виду документов законодательством выдвигаются свои требования относительно того, кто и как может его подписать. Поэтому не будем обобщать, а рассмотрим наиболее важные документы с точки зрения реквизита «Подпись» детальнее.