Чи можна акт виконаних робіт підписувати за допомогою факсиміле?

Із 30 вересня 2015 року набув чинності закон, що стосується електронного документообігу. У зв'язку із цією подією в нас виникло запитання. Наскільки правомірно було оформляти первинні документи (а саме акти виконаних робіт), використовуючи факсимільні підписи, до дати набуття чинності цього закону? Як зараз справи з таким оформленням первинних документів?

Оформлення первинних документів з використанням факсимільного підпису було й залишається правомірним і до 30.09.15 р., і після цієї дати. Пояснимо чому.

У поставленому запитанні йдеться про Закон від 03.09.15 р. № 675-VIII «Про електронну комерцію» (далі – Закон № 675). Цей Закон уніс зміни до цілого ряду законів і зокрема – до ст. 9 Закону від 16.07.99 р. № 996-XIV «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність в Україні» (далі – Закон № 996). Ці зміни стосуються обов'яз­кових реквізитів первинного документа: так, реквізит «особистий підпис» був доповнений словами «аналог власноручного підпису або підпис, прирівняний до власноручного відповідно до Закону України «Про електрон­ний цифровий підпис».

Цю фразу багато хто розцінив як свідоцтво того, що з дати набуття чинності Закону № 675 для оформлення первинних документів (зокрема – актів виконаних робіт) можна використовувати аналог власноручного підпису (у нашому випадку – факсиміле).

Проте таке право в суб'єктів господарювання було й до дати набуття чинності Закону № 675, оскільки:

• у попередній редакції ст. 9 Закону № 996 стосовно реквізиту «особистий підпис» було зазначено «...або інші дані, які дають можливість ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції». До таких даних цілком можна віднести факсимільний підпис особи;
• можливість оформлення договірних документів (акти виконаних робіт до договору на надання послуг належать до таких) за допомогою факсимільного відтворення підпису прямо передбачена ч. 3 ст. 207 Цивільного кодексу (далі – ЦК). Правда, за умови, що сторони договору передбачили таке оформлення документів у письмовій угоді, підписаній «живими» підписами. Це правило було встановлене ЦК задовго до дати набуття чинності Закону № 675;
• у п. 2.5 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Мінфіну від 24.05.95 р. № 88 (далі – Положення № 88), передбачено, що при оформленні первинних документів використання факсиміле допускається в порядку, установленому законом або іншими актами законодавства.

Як бачите, вищеперелічені норми, які почали діяти задовго до 30.09.15 р., давали суб'єктам господарювання право використовувати факсимільні підписи при оформленні первинних документів на цілком законних підставах. А зміни, унесені до Закону № 996 з 30.09.15 р., – усього лише додатковий аргумент на користь такого висновку. Тобто закріпили правило, яке існувало раніше.

Завважимо також, що із цього питання є «не зовсім хороша» думка податкової служби, наведена в Узагальнюючій податковій консультації, затвердженій наказом ДПС від 22.11.12 р. № 1047 (далі – Узагальнююча консультація № 1047). Було сказано, що законодавством не врегульовано застосування в первинних документах «факсиміле» або «факсимільному підпису», при цьому аналізувалися ті самі норми законодавства, які ми назвали вище: ст. 207 ЦК, Закон № 996 та п. 2.5 Положення № 88.

Проте нам такий висновок уявляється необгрунтованим, свої аргументи ми привели вище.

Крім того, в Узагальнюючій консультації № 1047 мова йшла про оформлення за допомогою факсиміле таких документів, як податкова звітність, податкові накладні, податкові повідомлення-рішення і напрями на перевірку. Але для цих документів є свої спеціальні правила оформлення, які прямо передбачені спеціальними нормативними документами.

А для оформлення актів приймання-передачі виконаних робіт (наданих послуг) особливих правил не передбачено, тобто керуватися слід загальними правилами ЦК, Закону № 996 і Положен-ня № 88. Тому оформлення таких актів за допомогою факсимільного підпису є правомірним як до 30.09.15 р., так і після цієї дати.