Можно ли акт выполненных работ подписывать при помощи факсимиле?

С 30 сентября 2015 года вступил в силу закон, касающийся электронного документооборота. В связи с этим событием у нас возник вопрос. Насколько правомерно было оформлять первичные документы (а именно акты выполненных работ), используя факсимильные подписи, до даты вступления в силу этого закона? Как сейчас обстоит дело с таким оформлением первичных документов?

Оформление первичных документов с использованием факсимильной подписи было и остается правомерным и до 30.09.15 г., и после этой даты. Поясним, почему.

В заданном вопросе речь идет о Законе от 03.09.15 г. № 675-VIII «Об электронной коммерции» (далее – Закон № 675). Данный Закон внес изменения в целый ряд законов, и в том числе – в ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996). Эти изменения касаются обязательных реквизитов первичного документа: так, реквизит «личная подпись» был дополнен словами «аналог собственноручной подписи или подпись, приравненная к собственноручной в соответствии с Законом Украины «Об электронной цифровой подписи».

Эту фразу многие расценили как свидетельство того, что с даты вступления в силу Закона № 675 для оформления первичных документов (в частности – актов выполненных работ) можно использовать аналог собственноручной подписи (в нашем случае – факсимиле).

Однако такое право у субъектов хозяйствования было и до даты вступления в силу Закона № 675, поскольку:

в предыдущей редакции ст. 9 Закона № 996 относительно реквизита «личная подпись» было указано «...или иные данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, принимавшее участие в осуществлении хозяйственной операции». К таким данным вполне можно отнести факсимильную подпись лица;

возможность оформления договорных документов (акты выполненных работ к договору на оказание услуг относятся к таковым) при помощи факсимильного воспроизведения подписи прямо предусмотрена ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса (далее – ГК). Правда, при условии, что стороны договора предусмотрели такое оформление документов в письменном соглашении, подписанном «живыми» подписями. Это правило было установлено ГК задолго до даты вступления в силу Закона № 675;

в п. 2.5 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88), предусмотрено, что при оформлении первичных документов использование факсимиле допускается в порядке, установленном законом или другими актами законодательства.

Как видите, вышеперечисленные нормы, которые начали действовать задолго до 30.09.15 г., давали субъектам хозяйствования право использовать факсимильные подписи при оформлении первичных документов на вполне законных основаниях. А изменения, внесенные в Закон № 996 с 30.09.15 г., – всего лишь дополнительный аргумент в пользу такого вывода. То есть закрепили правило, которое существовало ранее.

Отметим также, что по данному вопросу есть «не совсем хорошее» мнение налоговой службы, приведенное в Обобщающей налоговой консультации, утвержденной приказом ГНС от 22.11.12 г. № 1047 (далее – Обобщающая консультация № 1047). Было сказано, что законодательством не урегулировано применение в первичных документах «факсимиле» или «факсимильной подписи», при этом анализировались те же нормы законодательства, которые мы назвали выше: ст. 207 ГК, Закон № 996 и п. 2.5 Положения № 88.

Однако нам такой вывод представляется необоснованным, свои аргументы мы привели выше.

Кроме того, в Обобщающей консультации № 1047 речь шла об оформлении при помощи факсимиле таких документов, как налоговая отчетность, налоговые накладные, налоговые уведомления-решения и направления на проверку. Но для этих документов есть свои специальные правила оформления, которые прямо предусмотрены специальными нормативными документами.

А для оформления актов приемки-передачи выполненных работ (оказанных услуг) особых правил не предусмотрено, то есть руководствоваться следует общими правилами ГК, Закона № 996 и Положения № 88. Поэтому оформление таких актов при помощи факсимильной подписи является правомерным как до 30.09.15 г., так и после этой даты.