Кваліфікований електронний підпис: як отримати, використовувати та обліковувати

Електронний документообіг на підприємстві

Із 07.11.18 р. набув чинності Закон від 05.10.17 р. № 2155-VIII (далі - Закон № 2155), яким уведено поняття «кваліфікований електронний підпис» (далі – КЕП). У консультації розповімо про правила отримання КЕП, механізм його використання, скасування КЕП, відображення в обліку витрат на його придбання і т. д.

Почнемо з того, що Законом № 2155 передбачено три види електронного підпису (ст. 1):

• електронний підпис (далі – ЕП) – електронні дані, які додаються підписантом до інших електронних даних або логічно з ними пов’язуються та використовуються ним як підпис;
• удосконалений електронний підпис (далі – УЕП) – ЕП, створений у результаті криптографічного перетворення електронних даних, з якими пов’язаний ций ЕП, із використанням засобу УЕП та особистого ключа, однозначно пов’язаного з підписантом. УЕП дозволяє здійснити електронну ідентифікацію підписанта та виявити порушення цілісності електронних даних, з якими пов’язаний цей ЕП;
• кваліфікований електронний підпис (КЕП) – це УЕП, який створюється з використанням засобу КЕП і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа (далі – сертифікат).

Зазначимо, що саме КЕП прирівнюється до власноручного підпису (ч. 4 ст. 18 Закону № 2155). Тому в консультації ми докладно його розглянемо. КЕП можна використовувати, наприклад, під час підписання договорів, електронної звітності і т. д. Також слід пам’ятати, що власник КЕП не має права передавати його третім особам. Тобто підписувати електронні документи чужим КЕП не можна.

Нагадаємо: з набуттям чинності Закону № 2155 втратив чинність Закон № 852. Поняття «електронний цифровий підпис» (далі – ЕЦП) замінене поняттям «КЕП».