Документи, що підтверджують представницькі витрати

Щоб залучити контрагентів до співробітництва, підприємству необхідно здійснити так звані представницькі витрати, пов'язані з діловими переговорами, організацією приймань різних делегацій та іншими заходами. Що включають у себе такі витрати і як їх підтвердити документально, читайте в консультації.

Що приховується під терміном«представницькі витрати»

Донедавна (зокрема, у період дії розд. ІІІ Податкового кодексц України від 02.12.10 р. № 2755-VI. (далі - ПК) у старій редакції – до 1 січня 2015 року) фіскальні органі приділяли особливу увагу формуванню та документальному підтвердженню понесених підприємством представницьких витрат. Пряму норму про їх включення до складу податкових витрат містив пп. «а» пп. 138.10.2 ПК (у старій редакції). При цьому ніякого визначення даного поняття в ПК не було.

Відповідно до п. 2 Норм коштів на представницькі цілі бюджетних установ та порядок їх витрачання, затверджені наказом Мінфіну України від 14.09.10 р. № 1026. (далі Норми - № 1026) представницькими є витрати бюджетних установ на прий-мання та обслуговування іноземних гостей і делегацій, що прибули за запрошеннями для проведення переговорів із метою встановлення міжнародних зв'язків і підтримки взаємовигідного співробітництва. Незважаючи на те, що законодавство містить тільки це визначення для бюджетних установ, комерційні підприємства також можуть ним скористатися при класифікації своїх витрат (див. також Лист ДПС України від 22.11.12 р. № 5743/0/61-12/15-1415).

Після 1 січня порядок обкладення податком на прибуток згідно з ПК змінився, і норми з переліком витрат, які підприємство може врахувати при розрахунку податку на прибуток, тепер відсутні. Однак це не означає, що підприємства можуть розслабитися і забути про документальне оформлення різних господарських операцій. Норма п. 44.1 ПК, що вимагає вести облік доходів і витрат на підставі первинних документів, усе-таки залишилася. Крім того, п. 18 П(С)БО 16 передбачено, що представниць-кі витрати належать до загальних корпоративних витрат, які, у свою чергу, включаються до складу адміністративних.

Іншими словами, для підтвердження представницьких витрат підприємству, як і раніше, необхідно правильно оформити їх документально.

Складпредставницьких витрат

До представницьких відносяться витрати (п. 2 Норм № 1026):

• на проведення офіційного прийому делегацій (сніданки, обіди, вечері);
• транспортне забезпечення;
• культурну програму;
• буфетне обслуговування під час переговорів;
• оплату послуг перекладача, якщо такий відсутній у штаті;
• оплату номерів у готелях та ін.

Документальне оформлення

Досить вичерпний перелік документів, що підтверджують здійснені підприємством представницькі витрати, міститься в Листі Міндоходів і зборів України від 25.10.13 р.№ 14054/6/99-99-19-03-02-15. Зокрема, до нього ввійшли: наказ про проведення офіційного прийому; запрошення представників контрагента (делегацій), їх відповіді; кошторис витрат; акти виконаних робіт; звіти про проведений захід; накладні на відпуск продукції, товарів зі складу (при необхідності); інші документи, що підтверджують витрати, пов'язані із прийомом, наприклад, транспортні витрати, витрати на перекладача і т. д.

Якщо підприємство досить часто організовує ділові зустрічі, прийоми, переговори, то воно може самостійно розробити Положення про представницькі витрати. У ньому можна передбачити перелік необхідних документів, що підтверджують витрати, призначити осіб, відповідальних за переговори в різних сферах діяльності підприємства, указати суму, у межах якої будуть проводитися всі прийоми. Зазначимо, що зміст такого Положення не повинен супе-речити вимогам законодавства.

Також рекомендуємо підготувати програму проведення прийому представників контрагента, яка не тільки додатково підтвердить ваші витрати, але й допоможе планувати час ваших потенційних ділових партнерів.

Наказ про проведенняофіційного прийому

Перший документ, який потрібно оформити на підприємстві у випадку організації офіційного прийому, – це наказ (див. зразок 1).

Зразок 1

ТОВ «Продавець»

Наказ № 156-с

м. Київ 03.08.15 г.

Про проведення офіційного прийому представників ТОВ «Покупець»

З метою продовження взаємовигідного співробітництва та подальшої реалізації продукції за договорами поставки НАКАЗУЮ:

1. Провести офіційний прийом адміністрації ТОВ «Покупець» з 10 по 14 серпня 2015 року.

2. Відповідальним за організацію прийому призначити заступника директора з комерційних питань Приходько О. І.

3. Для продовження договору та укладення додаткових угод погодити із представниками ТОВ «Покупець» строки і дати проведення переговорів, склад учасників, презентацію продукції та інші питання, пов'язані із прийомом. Виконавець – Приходько О. І.

4. Приходько О. І. у строк до 05.08.15 р. подати мені на затвердження кошторис витрат на прийом і програму прийому.

5. Начальнику юридичного відділу Коломоєць О. М. у строк до 06.08.15 р. підготувати і подати мені на розгляд додаткові угоди до діючих договорів поставки.

6. Приходько О. І. у строк до 19.08.15 р. подати звіт про проведений прийом разом з усіма документами, що підтверджують витрати, і фактичним кошторисом.

Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор ТОВ «Продавець» (підпис) Зеленов М. М.

Звітпро представницькі витрати

Після проведення переговорів (прийому, ділової зустрічі) співробітник підприємства, відповідальний за цей захід, повинен скласти звіт. Такий звіт може містити такі дані: ціль заходу; дата й місце переговорів; програма заходу; склад запрошеної делегації; учасники сторони, що приймає; результати переговорів; сума представницьких витрат; перелік документів, що підтверджують понесені витрати з доданням оригіналів документів (див. зразок 2).

При складанні звіту про представницькі витра-ти рекомендуємо приділити особливу увагу розділу про результати переговорів. Якщо результатом переговорів стане підписання конт-ракту або додаткових угод, вочевидь, витрати понесено не даремно. А от якщо запрошена сторона, незважаючи на ваші зусилля, відмовилася укладати контракт (продовжувати, підписувати додугоди і т. д.), тоді витрати не приведуть до одержання прибутку в подальшому. І хоча норми ПК (у частині розд. ІІІ) зараз не вимагають зв'язку з господарською діяльністю, усе-таки рекомендуємо не показувати у звіті повну відсутність будь-яких результатів.

У такому випадку доцільно скласти, наприклад, протокол про наміри (зазначимо, що такий документ формально ні до чого не зобов'язує сторони). Крім того, у звіті можна навести перелік документів, переданих сторонами одна одній (плани, дослідження продукції і т. д.).

Зразок 2

ТОВ «Продавець»

ЗАТВЕРДЖУЮ: Ди

ректор Зеленов М. М.

Звіт про представницькі витрати

У період із 10 по 14 серпня 2015 року на території ТОВ «Продавець» між представниками ТОВ «Продавець» і ТОВ «Покупець» відбулися переговори. Ціль переговорів – укладення додаткових угод до діючих договорів поставки продукції на взаємовигідних умовах.

Учасники переговорів:

• зі сторони ТОВ «Продавець»: заступник директора з комерційних питань Приходько О. І.; начальник цеху виробництва продукції Ровненський І. Ю.; начальник юридичного відділу Коломоєць О. М.;
• зі сторони ТОВ «Покупець»: директор із загальних питань Кириленко А. П.; керівник відділу постачання Махнов Г. О.

Переговори проводилися відповідно до програми заходів (до звіту додається).

Результат переговорів: укладено додаткові угоди до договорів поставки від 04.01.13 р. № 25-К, від 15.01.14 р. № 148-К. Згідно з укладеними додатковими угодами щомісячний обсяг продукції, що поставляється, становить 50 000 т, що вдвічі перевищує обсяг згідно з попередньою до-мовленістю. Також досягнуто згоди про строки сплати за поставлену продукцію – протягом трьох днів від дня поставки (раніше було 10 днів).

Сума витрат на проведення переговорів становить 20 000 грн. (кошторис додається).

До звіту додаються такі документи, що підтверджують витрати:

• готельні рахунки – на 2 аркушах;
• акт наданих транспортних послуг – 1 аркуш;
• калькуляції цеху харчування, накладні на продукти харчування, чеки – 10 аркушів.

Заступник директора

Із комерційних питань (підпис) Приходько О. І.

18.05.15 р.

Будь-які витрати, у тому числі й представницькі, підприємство повинне підтвердити первинними документами. У даному випадку первинними документами є: накладні, акти виконаних робіт, інші документи, пов'язані з організацією прийому або переговорів. Крім перелічених документів на підприємстві потрібно видати наказ про проведення прийому та підготувати звіт, у якому буде зазначена вся необхідна інформація про результати проведених переговорів.