Хто має працювати за тимчасово відсутнього головбуха?

Бухгалтер на підприємстві

Як будь-який інший працівник, головбух має право на відпустку, може перебувати на лікарняному, у відрядженні чи бути тимчасово відсутнім з інших причин. Але його обов’язки в цей час потрібно комусь виконувати. На кого можна покласти таке виконання та як це оформити, розглянемо докладніше.

Форма виконання обов’язків відсутнього главбуха

У разі тимчасової відсутності працівника (відпустка, хвороба, відрядження тощо) можна застосувати:

1) тимчасове заступництво (заміщення);

2) виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника.

Розглянемо, чим вони відрізняються.

Тимчасовим заступництвом (замісництвом) вважається виконання працівником, який працює на тому самому підприємстві, в установі, організації, службових обов’язків за більш відповідальною посадою тимчасово відсутнього працівника, коли це пов’язано з розпорядчими функціями (див. лист Мінсоцполітики від 21.07.11 р. № 590/13/84-11).

Працівник, який заміщує тимчасово відсутнього головбуха, звільняється від виконання своїх обов’язків за основним місцем роботи. У такому разі йому мають доплачувати різницю між його фактичним посадовим окладом та окладом головбуха, якого він заміщує (п. 1 роз’яснення Держкомітету Ради Міністрів СРСР з питань праці і зарплати та Секретаріату ВЦРПС від 29.12.65 р. № 30/39 «Про порядок оплати тимчасового заступництва»).

На відміну від заміщення, у разі виконання обов’язків тимчасово відсутнього головбуха працівник не звільняється від виконання своєї основної роботи.

Тобто в такому разі маємо суміщення професій (посад), яке передбачає, що працівник разом зі своєю основною роботою, обумовленою трудовим договором, виконує додаткову роботу за іншою професією (посадою) у того самого роботодавця протягом робочого дня, установленого за основним місцем роботи (ст. 105 КЗпП). Натомість йому здійснюється доплата, розмір якої зазначається у відсотках від окладу відсутнього працівника, та прописують у колективному договорі або визначають наказом про доручення працівникові виконання обов’язків тимчасово відсутнього головбуха (п. 1 Інструкції Держкомпраці, Мінфіну СРСР і ВЦРПС щодо застосування постанови Ради Міністрів СРСР від 04.12.81 р. № 1145 «Про порядок і умови суміщення професій (посад)» від 14.05.82 р. № 53-ВЛ, лист Мінпраці та соцполітики від 02.12.05 р. № 9942/0/14-05/018-17).

Як бачимо, коли рядовий бухгалтер тимчасово виконує обов’язки головбуха, на нього покладають службові обов’язки за більш відповідальною посадою і це пов’язано з розпорядчими функціями, тобто має оформлюватися тимчасове заступництво. Про це йдеться в листі Мінсоцполітики від 21.07.11 р. № 590/13/84-1.

Але в такому разі бухгалтера треба увільнити від його безпосередніх обов’язків. Отже, їх також треба комусь виконувати. Тож якщо підприємство не може забезпечити такого увільнення, то не буде порушенням виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника, оскільки законодавство не містить таких обмежень.

Звісно, керівник може прийняти рішення про залучення нового працівника на умовах строкового трудового договору, якщо штатним розписом передбачено вакантну посаду бухгалтера.

Крім того, зауважимо: якщо посадовою інструкцією передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час його відсутності, наприклад заступником головбуха на час відсутності головбуха, то такі обов’язки належать до його трудової функції і виконуються без видання окремого наказу та без доплати. У такому разі працівник не може відмовитися від виконання обов’язків, адже це буде порушенням трудової дисципліни.

Суміщення ж на час відсутності головбуха допускається лише зі згоди працівника, який тимчасово виконуватиме його обов’язки, і на підставі наказу, в якому зазначається перелік видів робіт, які мають виконуватися. Окремого наказу про припинення виконання обов’язків не видається.

Документальне оформлення

Якщо посадовою інструкцією передбачено виконання обов’язків іншого працівника на час відсутності головбуха, окремого наказу чи іншого розпорядчого документа складати не потрібно, обов’язки належать до трудової функції працівника.

В іншому разі на час своєї відсутності головбух може сам запропонувати належну кандидатуру. Це може бути службова чи доповідна записка або клопотання. Звісно, роботу тимчасово відсутнього головбуха покладають на працівника бухгалтерії, який має відповідну професійну підготовку та певну освіту, необхідну для виконання такої роботи.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього головбуха покладають на іншого працівника на підставі наказу (розпорядження) керівника підприємства (див. зразок 1). У ньому визначають перелік функцій, які тимчасово має виконувати працівник.

До того ж, доречно оформити акт приймання-передачі справ від головбуха до бухгалтера, який виконуватиме його обов’язки, та обов’язково ознайомити останнього з посадовими обов’язками головбуха.

Працівник, який тимчасово виконуватиме обов’язки головбуха, має надати свою згоду у вигляді заяви на ім’я керівника (див. зразок 2) або підпису у проекті наказу.

Виконання обов’язків тимчасово відсутнього працівника не відображається в табелі обліку використання робочого часу, оскільки здійснюється протягом робочого часу поряд із виконанням обов’язків за основною посадою. Також записи про тимчасове виконання обов’язків не вносяться до трудової книжки та особової картки працівника.

Як працювати за відсутності головбуха

За відсутності головбуха всі його обов’язки (або ті, що наведені в наказі) виконує бухгалтер, на якого покладено їх тимчасове виконання. Відповідальність за ведення бухобліку також покладається на такого працівника.

У разі призначення тимчасово виконуючого обов’язки головного бухгалтера у 10-денний строк із дня виникнення змін в облікових даних платників податків до ДФС треба подати заяву за формою № 1-ОПП із позначкою «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (ЗІР, підкатегорія 119.06; п. 9.3 розд. ІХ Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Мінфіну від 09.12.11 р. № 1588). Відлік цього строку слід починати з першого дня відпустки головного бухгалтера.

Якщо звітність подається в електронній формі чи ведеться електронний документообіг, для бухгалтера, який тимчасово виконуватиме обов’язки головбуха, треба отримати ЕЦП (ЗІР, підкатегорія 135.03).

Підписувати головбуху документи у відпустці чи в період хвороби ми не радимо, адже вони можуть бути визнані недійсними. На це, зокрема, звертає увагу Мінсоцполітики в листі від 17.10.16 р. № 376/06/186-16.

Щоб у цій ситуації безперешкодно здійснювати банківські операції, нову картку зі зразками підписів подавати до банку не потрібно. До банку подають тимчасову картку зі зразком підпису особи, яка тимчасово виконує обов’язки головбуха, засвідчену нотаріально (п. 18.15 Інструкції про порядок відкриття, використання і закриття рахунків у національній та іноземних валютах, затвердженої постановою Правління НБУ від 12.11.03 р. № 492 (далі – Інструкція № 492)).

Пунктом 18.16 Інструкції № 492 передбачено спрощений варіант: тимчасово замінити особу, уповноважену проставляти другий підпис. У такому разі додатково подається картка лише зі зразком підпису тимчасово уповноваженої особи із зазначенням строку її дії та копія відповідного документа (протоколу, наказу тощо), що підтверджує ці повноваження.

Якщо тимчасовому виконувачу обов’язків доведеться контактувати з органами статистики, Пенсійного фонду, Фондом соціального страхування (подавати звітність, заяви тощо), то до документів варто додавати копії наказів, якими особу вповноважено виконувати обов’язки тимчасово відсутнього головбуха.